Datenschutzerklärung von SS&C Blue Prism für Einstellungsverfahren

Blue Prism nimmt den Datenschutz sehr ernst. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten Blue Prism von Bewerberinnen und Bewerbern erfasst und wie diese Daten verwendet werden.

Der Bereich der Blue Prism Group, bei dem Sie sich für eine Stelle bewerben, hat die primäre Verantwortung und Kontrolle über die personenbezogenen Daten, die es über Sie erfasst (im Rahmen lokaler Datenschutzgesetze zuweilen auch als Datenverantwortlicher oder Ähnliches bezeichnet). Dies gilt auch dann, wenn diese Daten ursprünglich von einem Personalvermittler oder einem anderen Mitglied der Blue Prism Group erfasst wurden. Die einzelnen Unternehmen der Blue Prism Group können als eigenständige Verantwortliche für personenbezogene Daten fungieren, wenn sie personenbezogene Daten erfassen oder erstellen oder personenbezogene Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung an sie weitergeleitet werden. Näheres zu den Unternehmen von Blue Prism erfahren Sie hier.

Unter Umständen stellen wir zusätzliche Informationen bereit, die die vorliegende Datenschutzerklärung ergänzen. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn wir Daten von Ihnen für Hintergrundüberprüfungen erfassen oder anderweitig mit Ihnen interagieren, oder indem wir je nach Bedarf Übersetzungen und zusätzliche Datenschutzinformationen in bestimmten Regionen zur Verfügung stellen.

Welche personenbezogenen Daten erfasst Blue Prism?

Alle Informationen, die Sie in Ihrer Bewerbung, Ihrem Lebenslauf und in den dazugehörigen Unterlagen angeben oder die wir anschließend im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung erhalten. Dies kann folgende Daten umfassen:

• Name
• Private Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Ausbildung und bisherige Beschäftigungsverhältnisse, Qualifikationen und Berufserfahrungen
• Informationen zu Gesundheit und Behinderungen, sofern Sie diese mit Blue Prism teilen
• Aufenthaltsstatus und Arbeitserlaubnis, sofern dies für Ihre Bewerbung relevant ist
• Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Bonitätsprüfungen, wenn die Rolle diese Art von Überprüfung erfordert
• Für die Bearbeitung von Auslagen erforderliche Informationen (sofern zutreffend)

Die Angabe bestimmter personenbezogener Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ausdrücklich erforderlich sind, kann verpflichtend sein. Werden diese Daten von Ihnen nicht bereitgestellt, kann dies dazu führen, dass Blue Prism Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen oder weiterbearbeiten kann.

Wie werden meine personenbezogenen Daten verwendet?

Blue Prism verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um mit Ihnen über Ihre Bewerbung zu sprechen, Ihre Eignung für die Rolle zu beurteilen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Sollten Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten auch, um das entsprechende Verfahren zu unterstützen (z. B. um ein virtuelles Vorstellungsgespräch zu planen oder – im Falle eines persönlichen Gesprächs – Ihnen den Zugang zu unseren Räumlichkeiten zu ermöglichen). Sofern nicht anders angegeben, werden personenbezogene Daten im Sinne des berechtigten Interesses von Blue Prism an der Einstellung der am besten geeigneten Kandidaten und optimalen Besetzung offener Stellen verarbeitet. Wir unterziehen alle potenziellen neuen Mitarbeiter einem Background-Check, einschließlich einer Überprüfung des Strafregisters, sofern dies für eine bestimmte Rolle erforderlich ist (z. B. wenn die Rolle den Zugriff auf sensible Daten beinhaltet), um sicherzustellen, dass Personen, die Zugriff auf sensible Daten erhalten, zuverlässig und vertrauenswürdig sind und die betreffenden Daten verantwortungsvoll verarbeiten, und um unrechtmäßige Handlungen zu verhindern.

Werden meine persönlichen Daten an Dritte weitergegeben?

Möglicherweise geben wir Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen innerhalb der Blue Prism Group weiter, die Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den in dieser Richtlinie festgelegten Grundsätzen verarbeiten werden. Außerdem können wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Einstellungsverfahrens an unsere Dienstleistungsanbieter weitergeben, einschließlich der folgenden Dienstleistungsanbieter aus den nachstehend aufgeführten Gründen:

• Einstellungssoftware zur Verwaltung des Bewerbungsverfahrens wird uns von Workday zur Verfügung gestellt,
  
• Für Background-Checks nehmen wir die Dienste von HireRight und Sterling in Anspruch.
  

Als weltweit tätiges Unternehmen übertragen und speichern wir personenbezogene Daten auch im Ausland in Ländern, deren Datenschutzgesetze von den Gesetzen in Ihrem Land abweichen können. Bei der Übertragung personenbezogener Daten ins Ausland stellen wir sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten angemessen geschützt werden, entweder durch EU-Standardvertragsklauseln oder andere Methoden, die nach geltendem Recht zulässig sind.

Wie finde ich heraus, welche Informationen Sie über mich haben?

Sie können eine Kopie der personenbezogenen Daten anfordern, die Blue Prism über Sie gespeichert hat, und eventuelle Unrichtigkeiten korrigieren lassen. Weitere Informationen zu Ihren Rechten im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie. Bitte senden Sie Ihre Anfragen an [email protected].

Wie lange werden Sie meine persönlichen Daten aufbewahren?

Wir können Ihre personenbezogenen Daten bis zu zwei Jahre nach Abschluss des Einstellungsverfahrens oder auch länger aufbewahren, sofern dies nach geltendem Recht zulässig ist. Nicht alle personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt. Sollten Sie bei Blue Prism angestellt oder als unabhängiger Auftragnehmer für uns tätig werden, wird diese Datenschutzerklärung durch die jeweils geltende Datenschutzerklärung für Mitarbeiter oder unabhängige Auftragnehmer von Blue Prism ersetzt, die Ihnen zu Beginn Ihrer Tätigkeit bei Blue Prism ausgehändigt wird.

Wie beschwere ich mich über die Verwendung meiner persönlichen Daten?

Wenn Sie eine Beschwerde über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns einreichen möchten, senden Sie bitte Ihre konkrete Beschwerde unter Angabe der betroffenen personenbezogenen Daten an [email protected]. Wir werden Ihre Beschwerde prüfen und baldmöglichst, jedoch spätestens innerhalb eines Monats, antworten. Sollten Sie unsere Antwort als nicht zufriedenstellend betrachten, können Sie sich an das Information Commissioners Office (www.ico.org.uk) als externes Aufsichtsorgan von Blue Prism oder an Ihre örtliche Datenschutzbehörde wenden.