Robotic Process Automation (RPA) bietet bei repetitiven Tätigkeiten bessere und schnellere Ergebnisse als manuell asugeführte Prozesse – und das in gleichbleibender Qualität. Dadurch gewinnen Wissensarbeiter in Unternehmen mehr Zeit für höher qualifizierte Tätigkeiten.

Technisch betrachtet sind Software-Roboter, auch „Digital Worker“ genannt, nichts anderes als Programme zum Ausführen anderer Software-Anwendungen. Grundsätzlich gehen die digitalen Arbeitskräfte dabei genauso vor wie menschliche Anwender, nur greifen sie direkt auf die Benutzerschnittstellen der Anwendungen zu – ohne Tastatur, Maus und Bildschirm. Doch während bei Robotic Desktop Automation (RDA) Menschen den Einsatz des „Digital Worker“ anstoßen, um eine bestimmte Tätigkeit auszuführen, arbeitet dieser bei RPA selbständig. Selbst die Aufgabenverteilung auf unterschiedliche Softwareinstanzen läuft automatisch ab. Damit ist RPA hochgradig skalierbar. Tatsächlich steigt der Nutzen von RPA überproportional mit der Zahl der eingesetzten digitalen Arbeitskräfte. Das gilt vor allem für Aufgaben, die gleich mehrere Software-Roboter auslasten. Denn hier vervielfacht sich die Summe der eingesparten Arbeitszeit, während der Einrichtungsaufwand nahezu gleichbleibt, da sich ein „ausgebildeter“ Software-Roboter mit einem Tastendruck kopieren lässt. Große Unternehmen nutzen deshalb in der Regel hunderte von „Digital Workers“ gleichzeitig. Das kann tausende von Arbeitstagen pro Monat einsparen, wie etwa im Fall der russischen Sberbank. Möglich wird das durch moderne RPA-Plattformen. Sie können nicht nur die Zahl, sondern auch die Leistungsfähigkeit der Software-Roboter an die Unternehmensanforderungen anpassen.

Software-Roboter brauchen geeignete Prozesse

Eine große Stärke von RPA ist, dass jeder „Digital Worker“ einen einmal programmierten Ablauf jederzeit konsequent gleich ausführt. Dabei bedeutet programmieren nicht das Schreiben von Code. Vielmehr lassen sich die einzelnen Schritte eines Prozesses in Form von vordefinierten Objekten in einem Flowchart per Drag and Drop zusammenfügen. Auf diese Weise können die Angestellten aus den Fachbereichen ohne Eingreifen der IT-Abteilung Software-Roboter entsprechend den Anforderungen ihrer geschäftlichen Ziele definieren. Dazu reicht es jedoch nicht, einzelnen Mitarbeitern eine Softwarelizenz und ein Benutzerhandbuch zuzuteilen. Vielmehr kommt es darauf an, zunächst die Arbeitsweise der digitalen Arbeitskräfte zu verstehen. Anders als die meisten menschlichen Mitarbeiter tun sie im Rahmen eines Prozesses genau das und nur das, was als Bestandteil des Ablaufs definiert ist. Das bedeutet unter anderem, dass sie fehlerhafte Schreibweisen von Ortsnamen nur dann „von sich aus“ richtig verstehen oder korrigieren, wenn sie darauf programmiert sind. Mitarbeiter, die Software-Roboter erstellen und betreuen, müssen deshalb lernen, sämtliche Eventualitäten eines Ablaufs zu durchdenken und geeignete Handlungsalternativen zu programmieren. Nur so können sie sicherstellen, dass beispielsweise ein fehlerhafter Prozess als solcher erkannt und zur Lösung an menschliche Mitarbeiter verwiesen wird. Die gute Nachricht in diesem Zusammenhang: Mit Technologien aus dem Umfeld der Künstlichen Intelligenz, wie etwa Machine-Learning, sind „Digital Worker“ in der Lage, ihre Fähigkeiten selbständig zu erweitern.

Technische und organisatorische Grundlagen

RPA ist keine Sache einzelner Inselprojekte. Der volle Nutzen der Technologie erschließt sich erst, wenn Unternehmen sie systematisch und koordiniert einsetzen. Dafür empfiehlt es sich, RPA als Plattform zu etablieren. Organisatorische Grundlage dafür ist der Aufbau eines Center of Excellence mit Spezialisten für den Einsatz von RPA innerhalb des Unternehmens. Die technologische Basis bildet eine RPA-Lösung, die als Betriebssystem für die digitale Belegschaft des Unternehmens dient. Dazu gehört, dass sie flexibel genug ist, um unterschiedlichste Anwendungsplattformen, von Legacy-IT bis hin zu Cloud-Services miteinander zu einem durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche zu verknüpfen. Darüber hinaus sollte die Plattform offen sein für die Integration von Drittanbieter-Services. Das ermöglicht Unternehmen, die Fähigkeiten ihrer digitalen Arbeitskräfte durch die Einbindung von KI-Services über vorgefertigte Schnittstellen einfach und schnell zu erweitern – ohne langwierige Integrations-Projekte. Experten sprechen in diesem Zusammenhang von einem neuen Modell der Robotic Process Automation: Connected-RPA.

Connected RPA steigert Leistungsfähigkeit

Die Bedeutung und Funktionsweise von Connected-RPA lässt sich am Beispiel eines großen Industrieunternehmens wie Siemens demonstrieren. Durch die Integration von IT-Services verschiedener Anbieter auf einer Plattform können Software-Roboter dort eine breite Palette unterschiedlicher Tätigkeiten übernehmen:

• Ausführen von regelbasierten, sich wiederholenden Aufgaben
• Erfassen, Validieren und Weiterleiten von Input
• Klassifizieren und Interpretieren von Daten und Dokumenten
• Stakeholder-Kommunikation und Orchestrierung
• Analyse und Vorhersage von Erkenntnissen aus Daten

Siemens nutzt seine digitalen Arbeitskräfte in einem offenen Ökosystem, das intelligente Automatisierungstechnologien „best of breed“ kombiniert. Dazu gehören IBM Watson für natürliches Sprachverständnis, Google Cloud für natürliche Sprachübersetzung, Microsoft für Chatbot-Framework und Orchestrierung, die Connected-RPA-Plattform von Blue Prism sowie eine sichere Verbindung zu Workflows, Data Lake und anderen Anwendungen von Siemens. Durch das Zusammenspiel dieser Technologien wurden insgesamt mehr als 200 Prozesse mit über 300.000 Arbeitsstunden automatisiert. So konnte das Unternehmen Kosten senken, die Qualität verbessern und Reaktionszeiten verkürzen. Dabei zeigte sich, dass kognitive Technologien die Zusammenarbeit von menschlichen Mitarbeitern mit digitalen Arbeitskräften unterstützt – und damit auch den gesamten Prozess der digitalen Transformation.

Olav Strand, Vice President Central Europe, Blue Prism