Blog | 27.04.2022

So profitieren Sie von den Vorteilen der Automatisierung mit Process Intelligence

So profitieren Sie mit Process Intelligence schneller von den Vorteilen der Automatisierung

Die Automatisierung kann Unternehmen revolutionieren, indem sie Kosten spart, den Kundenservice verbessert und Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Aber es ist äußerst zeit- und ressourcenintensiv, die richtigen Prozesse für die Automatisierung zu finden. Zudem besteht die Gefahr, dass Unternehmen Automatisierungschancen übersehen und auf lange Sicht mehr als erforderlich investieren.

Dafür gibt es zwei wichtige Gründe: Unternehmen tun sich schwer mit der Priorisierung der geeigneten Prozesse und beginnen mit der Automatisierung, ohne zu berücksichtigen, wie sie die betreffenden Prozesse verbessern, neu strukturieren oder sogar vollständig eliminieren könnten.

Process Intelligence (PI) ist ein Tool zur Verwaltung und Optimierung von Prozessen, das Unternehmen dazu in die Lage versetzt, sich die Vorteile der Automatisierung schneller zunutze machen zu können. Process Intelligence unterstützt Unternehmen dabei, die geeignetsten Prozesse für die Automatisierung zu finden und zu priorisieren, und verhilft ihnen so zu einem schnelleren Return on Investment (ROI).

Welche Vorteile bietet Process Intelligence?

Die meisten Unternehmen entwickeln heutzutage Prozessmodelle, um die Ausführung von Prozessen abzubilden, und speichern diese Modelle als Best Practice in Prozessdefinitionsdokumenten (PDDs).

Die Dokumentation von Geschäftsprozessen ist jedoch zeitaufwendig und kostspielig. Dafür ist ein Beraterteam notwendig, das verschiedene Interessengruppen befragt – und das Ergebnis ist oft ein lückenhaftes Verständnis davon, wie ein Prozess von A bis Z funktioniert. Dies kann zu Automatisierungsinvestitionen führen, die nicht den erhofften Geschäftswert bringen oder das volle Potenzial der intelligenten Automatisierung (IA) nicht ausschöpfen können.

Genau aus diesem Grund hat Blue Prism Process Intelligence eingeführt. PI erstellt einen ungefilterten, unbearbeiteten Ablauf jeder Prozessiteration von Anfang bis Ende. Diese zeitlichen Abläufe werden analysiert und können so verglichen, gefiltert, durchsucht und aggregiert werden.

PI visualisiert den Workflow in jeder Phase eines Prozesses und zeigt Verzögerungen, Engpässe und Sonderfälle auf. Somit bietet es einen realistischen Einblick in die End-to-End-Prozessausführung.

Diese Methode bietet Anwendern vollständige Transparenz über den gesamten Prozess – selbst wenn einige Schritte von mehreren Systemen ausgeführt werden.

Ob einfache oder komplexe Abläufe: Die numerische Analysemethode von PI funktioniert für alle Arten von Prozessen gleichermaßen gut und verwendet umfassende Filterfunktionen, um erkannte Probleme näher zu untersuchen und Chancen für eine grundlegende Prozessoptimierung auszuwerten.

Zugleich ermöglicht PI messbare, datengestützte ROI-Berechnungen basierend auf der Anzahl der Transaktionen und Prozessschritte, der Prozessdauer und den Kosten pro Transaktion.

All dies lässt sich mit Process Intelligence ohne aufwendige, kostspielige und oft subjektive manuelle Prozessbewertungen erreichen. PI bietet eine durchgängige Prozesstransparenz, damit Unternehmen hochriskante oder kostenintensive Arbeitsweisen identifizieren können, die sonst unbemerkt blieben. 

Die Prozessautomatisierung nicht funktionierender oder schlecht umgesetzter Prozesse sollte vermieden werden – und PI trägt dazu bei, genau das zu erreichen: Prozesse werden bei der Ausführung genau überprüft, wodurch Teams bereits vor der Prozessautomatisierung Probleme erkennen, analysieren und beheben können. So lassen sich dysfunktionale Prozesse, die ansonsten die Kosten der Automatisierungsentwicklung erhöhen und die Rentabilität verzögern würden, vermeiden oder reparieren.

Die Zeit nach der Ersteinrichtung und Priorisierung

Auch nach der Einführung und Inbetriebnahme neuer Prozesse bietet Process Intelligence zahlreiche Vorteile. Die Lösung überwacht Prozesse nahezu in Echtzeit: Jede Iteration wird beobachtet und Prozesszuständige werden bei Abweichungen, die zu Verzögerungen oder anderen Problemen führen können, alarmiert.

PI ermöglicht Unternehmen eine ständige Optimierung der Prozesse und steigert den ROI  mit einer schnelleren und intelligenteren Prozessgestaltung. Beispielsweise trägt das automatisierte Prozess-Monitoring in gemischten Szenarien (Software-Roboter mit Einbindung von Mitarbeitern) zum Schutz der Kapitalrendite bei. Unternehmen können detaillierte Szenarien oder Bedingungen vorgeben, die zum richtigen Zeitpunkt in Echtzeit Alarme an die Verantwortlichen senden. Diese Funktionen werden durch verständliche, messbare Daten zu den finanziellen Auswirkungen gestützt, die täglich automatisch aktualisiert und überprüft werden. Damit erhalten Unternehmen eine grundsolide Argumentationshilfe für künftige Automatisierungsvorhaben.

Ein weiterer Bereich, in dem PI einen Mehrwert bietet, ist die Compliance. Benutzer haben die Möglichkeit, Prozessregeln im Einklang mit den Compliance-Anforderungen des Unternehmens zu definieren und das System anzuweisen, auf Verstöße zu achten.

Wird gegen eine oder mehrere dieser Regeln verstoßen, alarmiert das System sofort die Benutzer. Diese können dann die Abweichung umgehend beheben und derartige Regelverstöße für die Zukunft verhindern.

Mit PI lassen sich Alarmregeln auch so einstellen, dass Probleme nach einem ausgelösten Alarm automatisch behoben werden. Damit kann ein Problem rechtzeitig erkannt und gelöst werden, bevor es die Compliance gefährdet. Unternehmen vermeiden so, dass Probleme erst dann bemerkt werden, wenn diese bereits weitere Probleme im Workflow zufolge hatten – oder noch schlimmer: wenn ein Compliance-Verstoß gemeldet wurde.

Beitrag zur unternehmensweiten Automatisierung

Die meisten Initiativen zur intelligenten Automatisierung konzentrieren sich derzeit darauf, sehr häufige und vergleichsweise einfache Prozesse zu automatisieren, die auf strukturierten Daten basieren und das Eingreifen von Mitarbeitern nicht erfordern.

Zukunftsorientierte Unternehmen interessieren sich dagegen zunehmend für automatisierte Prozesse, die unstrukturierte Daten verwenden, sowie für andere Prozesse, die Mitarbeiter involvieren oder kognitive Entscheidungen erfordern. Diese höhere Komplexität und Ausgereiftheit lässt die Entwicklungskosten der Prozessautomatisierung steigen, wodurch diese weniger rechnet.

Die schnelle Skalierung eines Automatisierungsprogramms ist eine schwierige Aufgabe. Ein solches Vorhaben erfordert umfassende Befugnisse, Kontrolle und Koordinierung, damit die Automatisierung bei allen beteiligten Prozessen und Geschäftssystemen synchron erfolgt und synchron bleibt.

Mit Process Intelligence  können Unternehmen unternehmensweite Prozesse nahezu in Echtzeit überwachen. Sollte etwas schiefgehen, wird das Problem automatisch von der Alarmfunktion erkannt und behoben – so erhalten Unternehmen die Kontrolle und Transparenz, die sie für eine zuverlässige Skalierung benötigen.

Ausblick

Es steht außer Zweifel, dass Unternehmen in Zukunft noch stärker auf intelligente Automatisierung setzen werden, um effizientere Modelle zu entwickeln und so die Kundenerwartungen zu erfüllen, sich gegenüber neuen Unternehmen am Markt zu behaupten und immer strengeren Compliance-Anforderungen gerecht zu werden.

Intelligente Automatisierung unterstützt Unternehmen bei der Bewältigung einer Vielzahl geschäftlicher Herausforderungen. Hier einige Beispiele:

  • Automatisierung von Compliance-Prüfungen im Finanzdienstleistungssektor
  • Verbesserung der Ergebnisse im Gesundheitswesen und im öffentlichen Sektor
  • Erhöhung der Transparenz in der Fertigungslieferkette
  • Optimierung mehrerer zusammenhängender Arbeitsschritte bei der Verarbeitung von Versicherungsansprüchen

Die Möglichkeiten für die digitale Transformation sind nahezu unbegrenzt. Jedoch bedeuten grundlegende Veränderungen in der Regel einen hohen Arbeitsaufwand und können Unternehmen vor große Herausforderungen stellen. Process Intelligence vereinfacht die intelligente Automatisierung in einem nie dagewesenen Ausmaß und macht langwierige Begutachtungen der Funktionsweise und Priorisierung von Prozessen überflüssig.

In erster Linie verhilft Process Intelligence Unternehmen zu einem schnelleren ROI und trägt dazu bei, dass auch zukünftige Automatisierungsvorhaben von Erfolg gekrönt sind und Unternehmen ihr Wachstumspotenzial voll ausschöpfen können.

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