Der Weg zur Einrichtung des RPA-CoE: Neuorganisation

Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, mithilfe der Robotic Process Automation (RPA) ihre Effizienz zu erhöhen, Fehler zu reduzieren sowie Datensicherheit und Datenschutz zu verstärken. Diese Technologie ist seit ihrer Entstehung vor mehr als zehn Jahren schon in Tausenden von Unternehmen weltweit implementiert worden. Während jedoch viele Quellen bewiesen, dokumentiert und berichtet haben, dass das Versprechen großer Effizienzsteigerungen erfüllt wird, bleiben derartige Ergebnisse in einigen Unternehmen aus. In dieser Artikelserie geht es darum, die wichtigsten Gründe zu verstehen, aus denen einige Unternehmen diese Ergebnisse erzielen, während andere nur geringe Renditen für ihre Investitionen erreichen. Um die Leistungsfähigkeit der RPA-Plattform zu nutzen, ist es wichtig, im Verlauf des Programms die menschliche Komponente, die Infrastruktur, den Weg zum letztlichen Ziel und die Definition von Erfolg zu berücksichtigen.

Neuorganisation des Unternehmens

Die Anforderungen von Unternehmen ändern sich im Laufe der Zeit, und manchmal erfordert dies eine „Neuorganisation“. Das bedeutet in der Regel, dass Mitarbeiter aus einem Bereich des Unternehmens in andere Verwaltungsstrukturen oder Geschäftseinheiten versetzt werden, um ein neues Gleichgewicht von Produktivität, Fokussierung, Kostenorientierung und Zusammenarbeit zu erreichen. Diese Mitarbeiterversetzungen können traumatisch sein, insbesondere wenn die Neuorganisation auf eine Fusion mit einem anderen Unternehmen zurückzuführen ist. Ähnliche Aufgabenbereiche der Unternehmen werden zusammengefasst, und oft werden Menschen mit gleichen Rollen entlassen, um Doppelbesetzungen zu vermeiden. Neuorganisationen können jedoch sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter vorteilhaft sein, wenn die Fähigkeiten der Mitarbeiter neu genutzt werden.

Allerdings müssen nicht alle Mitarbeiter Menschen sein. Viele Unternehmen stellen fest, dass sie neue „digitale Mitarbeiter“, die Digital Worker, darin schulen können, einige der manuellen Prozesse zu unterstützen, die sich im Laufe der Zeit innerhalb des Unternehmens entwickelt haben. In den meisten Unternehmen sind Altsysteme vorhanden, aus denen „IT-Archäologen“ im Laufe der Zeit Lösungen aus Software und Menschen zusammensetzen müssen, damit das Unternehmen funktionieren kann. Diese Altsysteme enthalten das wichtigste Gut des Unternehmens: seine Daten. Statt dass Menschen Daten zwischen Altsystemen kopieren, können Digital Worker dies viel schneller und effizienter erledigen. Aber ist das alles, was diese neuen Digital Worker können?

Menschliche und digitale Mitarbeiter im Vergleich

Menschen und Digital Worker haben einige Gemeinsamkeiten, aber auch einige wesentliche Unterschiede. Beide sind in der Lage, transaktionsbezogene Arbeiten innerhalb eines Unternehmens zu erledigen, aber nur die Menschen besitzen Kreativität, Intuition und die Fähigkeit, Innovationen zu formulieren. Warum also nutzen nicht mehr Unternehmen die Stärken ihrer Mitarbeiter effektiver? Vielleicht müssen sie sich dafür erst neu organisieren. Digital Worker werden immer besser darin, mit Menschen akustisch und visuell zu kommunizieren. Digital Worker können natürliche Sprache verstehen und interagieren. Aber selbst mit diesen Fähigkeiten brauchen sie Menschen, die denken, Strategien entwerfen, sich einfühlen, gestalten und kreativ sein können.

Bei einer Neuorganisation ordnen Unternehmen Arbeiten der passenden Art von Mitarbeitern zu, indem sie die Frage beantworten: „Soll ein Mensch diese Arbeit erledigen oder ein Digital Worker?“ Aus dieser Perspektive werden die Gesamtprozesse, Teilprozesse und Aufgaben im Zusammenhang betrachtet. Dies kann neue Erkenntnisse über den tatsächlichen organisatorischen Ablauf und die Zuordnung von Arbeiten bringen. Ein solches Projekt kann nicht mal eben nebenbei erledigt werden, sondern erfordert Planung, um dem Unternehmen den bestmöglichen Wettbewerbsvorteil zu ermöglichen und den menschlichen Mitarbeitern die höchstmögliche Arbeitszufriedenheit, indem ihnen die Aufgaben zugeordnet werden, die menschliche Fähigkeiten wirklich erfordern.