... und Sie möchten ganz bestimmt nicht, dass Ihr erster Schritt in einem tiefen Schlammloch beginnt, nicht wahr? Genau so fühlt es sich jedoch häufig für Unternehmen an, die sich erstmals intensiver mit dem Thema Automatisierung auseinandersetzen.

Robotic Process Automation (RPA) kann grundlegende Veränderungen in die Geschäftsabläufe Ihres Unternehmens bringen. Wie aber finden Sie heraus, wo Sie am besten anfangen? 

Im Folgenden wollen wir uns näher mit diesem wichtigen ersten Schritt befassen. Erfahren Sie, wie Sie die Schlammlöcher, die sich entlang des Weges zeigen können, umgehen.

Realitätscheck: bestehende Abläufe mit 'Prozesspotenzial'

Unternehmen sind auf der Suche nach Möglichkeiten, die Abhängigkeit ihrer Mitarbeiter von betriebliche Routineprozesse zu reduzieren, damit ihre Mitarbeiter sich vorrangig auf die Verbesserung des Kundenerlebnisses konzentrieren können. Klingt soweit alles schön und gut – doch wo fangen Sie am besten an? Sehen wir uns dazu zunächst die Realität der meisten Unternehmensumgebungen an. 

Fehlen Prozesse ganz einfach?

Mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit wird das Unternehmen überwiegend von erfahrenen Mitarbeitern geführt, die im Laufe der Zeit gelernt haben, mit dem Fehlen definierter Prozesse umzugehen. Während das Fehlen derartiger Prozesse in vielen kleineren Unternehmen durchaus verständlich ist, ist es in größeren, etablierten Unternehmen vermutlich darauf zurückzuführen, dass ein fester Mitarbeiterstamm schlicht gelernt hat, was zu tun ist. Dieses häufig anzutreffende Stammeswissen erschwert es jedoch zu verstehen, wie umfassende, funktionsübergreifende Prozesse wie das Mitarbeiter-Onboarding oder die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen funktionieren. Während jedes der beteiligten Teams weiß, was es zu tun hat, mangelt es jedoch bei ihren undokumentierten Prozessen an durchgängiger Transparenz.

Oder sind es intuitive Abläufe?

Zusätzlich ist davon auszugehen, dass die Mitarbeiter, die diese komplexen Prozesse mit ihrer Arbeit unterstützen, lange genug dabei sind, um instinktiv zu wissen, was im Falle unvorhergesehener Situationen als Nächstes zu tun ist. Wahrscheinlich gibt es einen primären Ansprechpartner, der genug Erfahrung mitbringt, um die Systeme bei Bedarf dahingehend zu beeinflussen, dass die Transaktionen wie gewünscht verarbeitet werden. Und jeder weiß, wer dieser Ansprechpartner ist. Wenn es um die Automatisierung eines Prozesses geht, ist es jedoch wichtig, zu verstehen, was getan wird und warum. Nur so können Sie geeignete Regeln einführen, die die Automatisierung angemessen unterstützen können.

Dem Gedanken der Automatisierung annähern

Inzwischen ist es relativ üblich, dass Mitarbeiter ihre Arbeit räumlich getrennt von Vorgesetzten und Kollegen ausführen. In vielen Fällen bedeuten Homeoffice-Regelungen einen vermehrten Bedarf an Tools für die Zusammenarbeit, während gleichzeitig einige der versteckten Risiken, die mit der unzureichenden Dokumentation von Prozessen einhergehen, aufgedeckt werden. Wenn ein Mitarbeiter, der für bestimmte Aufgaben zuständig ist, aufgrund von Krankheit oder Kinderbetreuung ausfällt, treten mögliche Engpässe überdeutlich zutage.

Um künftig gegen derartige Herausforderungen gewappnet zu sein, müssen Sie die wichtigsten Prozesse für Ihren Einstieg in die RPA identifizieren. Der erste Schritt besteht darin, sich dem Gedanken der Automatisierung zu nähern. Jeder Prozess führt zu einem Ergebnis, das Ihnen dabei hilft zu bestimmen, aus welchem Grund eine Automatisierung erforderlich sein könnte. So ist das Ergebnis der Bearbeitung von Rechnungen beispielsweise die Verwaltung des Cashflows für das Unternehmen und das Vermeiden von Mahngebühren. Die Handlungen, die in dieses Ergebnis einfließen, können sich im Laufe der Jahrzehnte viele Male geändert haben, während neue Mitarbeiter, Systeme, Verträge und Abteilungen Bestandteil des Gesamtprozesses wurden. Die Überprüfung der Aktualität eines Prozesses ist von entscheidender Bedeutung, da sie Ungenauigkeiten und Lücken aufdecken, die ein manuelles Eingreifen erforderlich machen.

Eine positive Einstellung zu Automatisierungsoptionen sollte jedoch über die Prüfung des aktuellen Zustands hinausgehen. Vielmehr ist es ratsam, dabei ein besonderes Augenmerk auf das Ergebnis des jeweiligen Prozesses zu richten. Indem Sie sich auf jedem Schritt des Weges auf das Ergebnis konzentrieren, mindern Sie die Wahrscheinlichkeit, sich lediglich auf die Reduzierung der Arbeitslast für eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern zu fokussieren. Möglicherweise ändern sich die Aufgaben bestimmter am Prozess beteiligter Mitarbeiter, da Teile ihrer Arbeit automatisiert werden. Ihre neue Arbeit könnte nun anspruchsvollere Aufgaben im Zusammenhang mit der Analyse von Abweichungen oder der Erhöhung des Transaktionsvolumens beinhalten. Statt zu fragen, „wer“ bestimmte Tätigkeiten ausführen sollte, wäre es besser, zu fragen, „wie“ die Arbeit erledigt wird.

Die Schlüssel zu einem effektiven automatisierten Prozess

Das Definieren der wichtigsten Prozesse für Ihren Einstieg in die RPA erfordert Wissen darüber, welche Schritte oder Komponenten innerhalb des Prozesses von einer Automatisierung profitieren würden. Den meisten dieser Prozesse sind drei Eigenschaften gemein: hohes Transaktionsvolumen, wiederkehrende Handlungen und Zugriff auf strukturierte Daten. Sehen wir uns diese drei Eigenschaften einmal genauer an.

Hohes Transaktionsvolumen in Prozessen

Intuitiv ziehen Sie möglicherweise die Prozesse mit dem höchsten Transaktionsvolumen in Betracht, um größtmöglichen Nutzen aus der Automatisierung zu ziehen. Nur weil eine Tätigkeit mit vielen Transaktionen einhergeht, ist sie jedoch nicht notwendigerweise die am besten geeignete. Müssten Sie auf Ihrer Reise zunächst einen Berg erklimmen, würden Sie auf dem Weg zum Gipfel möglicherweise entmutigt aufgeben oder nach einem Blick den Weg hinauf gar nicht erst losgehen.

Ähnlich verhält es sich in Bezug auf die Automatisierung. Auch wenn Ihr letztendliches Ziel darin besteht, diejenigen Transaktionen zu automatisieren, die mit den komplexesten Systeminteraktionen einhergehen, ist dies für den Anfang vermutlich keine so gute Idee. Zerlegen Sie den Prozess in solchen Fällen vielmehr in mehrere Bestandteile und beginnen Sie mit der Automatisierung des einfachsten Teils.

Statt direkt den gesamten Buchhaltungsprozess in Angriff zu nehmen, gleichen Sie beispielsweise zuerst die Bankkonten ab. Fahren Sie dann mit der Fakturierung der Kundenaufträge oder den Finanzberichten fort. So wird jeder Bestandteil zu einer zu bewältigenden Aufgabe, die zur Automatisierung des gesamten, durch ein hohes Transaktionsvolumen gekennzeichneten Prozesses führt.

Wiederkehrende Handlungen in Prozessen

Wenn Sie an Automatisierung denken, haben Sie möglicherweise ein Fließband vor Augen, an dem verschiedene Handlungen an einem Objekt vorgenommen werden, während dieses verschiedene Stationen passiert. Als Beispiel sei die Montage von Rädern an ein Auto in einer Fabrik genannt. Diese wiederkehrenden Handlungen ermöglichen die Konstruktion eines Roboters, um die Handlungen zu automatisieren. Die davon betroffenen Handlungen können komplex oder mitunter sehr einfach sein. Wichtig ist lediglich, dass es sich um häufig ausgeführte wiederkehrende Handlungen handelt. Prozesse, die einmal im Monat oder einmal im Jahr vorkommen, können im Hinblick auf die zu erzielende Genauigkeit von einer Automatisierung profitieren, rechtfertigen jedoch in vielen Fällen nicht den Zeitaufwand, der für die Automatisierung erforderlich wäre.

Wenn es um die Identifizierung der wichtigsten Prozesse für Ihren Einstieg in die Automatisierung geht, wählen Sie wiederkehrende, ausgereifte Prozesse, die weniger komplexe Tätigkeiten beinhalten, da diese einfacher zu automatisieren sind.

Während zum Beispiel die Automatisierung des digitalen Anzeigenkaufs innerhalb eines neuen Marketingplans unkompliziert erscheinen mag, sind in Ermangelung früherer Prozesse oder Ergebnisse Änderungen erforderlich, bis eine für die Automatisierung ausreichende Stabilität gegeben ist. Prozesse, an denen viele Systeme beteiligt sind, können darüber hinaus zu komplex für den Anfang sein, da zur Aufrechterhaltung dieser Prozesse den zahlreichen beweglichen Teilen erhöhte Aufmerksamkeit gewidmet werden muss. Nachdem sich Ihre Betriebsabläufe und Prozesse weiterentwickelt haben und Ihre Teams über mehr Erfahrung verfügen, können Sie die komplexeren Prozesse erneut in Erwägung ziehen.

Strukturierte Daten in Prozessen

Bei der Erstellung eines automatisierten Prozesses müssen die Regeln, die die Ausführung der Automatisierung steuern, auch Daten verwalten, die problemlos von Computern gelesen werden können. Während Menschen die in der Rechnung eines neuen Anbieters enthaltenen Angaben problemlos lesen und verstehen können, sind mehrere Schritte erforderlich, damit ein Computer dazu in der Lage ist.

Zunächst muss das Papierformular in eine Bilddatei umgewandelt werden, die von einem OCR-Programm (Software zur optischen Zeichenerkennung) analysiert werden kann. Das OCR-Programm verwandelt die im Bild enthaltenen Buchstaben und Zahlen in elektronische Daten, die der Computer lesen kann. Anschließend analysiert ein IDP-Programm (Software zur intelligenten Dokumentenverarbeitung) die Daten, um die Bedeutung verschiedener Positionen zu bestimmen, u. a. derjenigen, aus denen sich die Zahlungsbedingungen oder die Postanschrift zusammensetzen. Die Automatisierung kann die betreffenden Daten dann in das Zahlungssystem eingeben und den Auftrag aufrufen, um die einzelnen Positionen abzugleichen.

In diesem Beispiel sind viele Schritte erforderlich, um zu den entscheidenden Daten zu gelangen. Obwohl zahlreiche Unternehmen routinemäßig so vorgehen, ist dies möglicherweise nicht der richtige Prozess für Ihren Einstieg in die RPA. Ein besserer Einstiegsprozess wäre die Interaktion mit Systemen, die mit RPA problemlos gelesen und dann im Rahmen der Regeln analysiert werden können, um die Ausführung des Prozesses zu steuern. Die Daten liegen bereits in einem für den Computer verständlichen Format vor, sodass das RPA-System die Automatisierung im Handumdrehen bewerkstelligen kann.

Wie geht es weiter mit der Automatisierungsidee?

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie die richtigen Prozesse für die Automatisierung finden, setzen Sie die neu gewonnenen Erkenntnisse am besten gleich um! 

Planung und Vorbereitung sind wichtig, doch erst wenn Sie einen Schritt nach dem anderen machen, kommen Sie Ihren Zielen wirklich näher. Ihre Mitarbeiter, die mit Ihrem Unternehmen und Ihren Prozessen vertraut sind, können Sie bei der Entwicklung von Lösungen zur Steigerung der Effizienz unterstützen. 

Ein Tool, das Ihnen dabei helfen kann, ist das Process Assessment Tool von Blue Prism. Dieses unterstützt Sie dabei, Prozesse hinsichtlich ihrer Automatisierungsbereitschaft sowie ihres potenziellen Geschäftswerts zu bewerten und eine konsistente Pipeline von Automatisierungsmöglichkeiten zu erstellen. 

Wie bei jeder Reise wird es auch auf Ihrem Weg zur Automatisierung Höhen und Tiefen geben. Genießen Sie die Höhen, feiern Sie die Erfolge und lassen Sie sich von den Tiefen nicht entmutigen – denn auf jedes Tal, das es zu durchqueren gilt, folgt schon bald der nächste Gipfel.