Anleitung für die Cloud-Migration der RPA

Wenn Sie bereits erste Geschäftsprozesse mithilfe der RPA und intelligenten Automatisierung (IA) optimiert haben, erwägen Sie  wahrscheinlich weitere Prozesse mit RRA zu automatisieren. Da mit RPA mehr Prozesse automatisiert werden können, wird dieses Verfahren schnell zu einem geschäftskritischen Faktor.

Deshalb ist es sinnvoll, zur Bereitstellung der RPA in der Cloud überzugehen. So stellen Sie sicher, dass stets alle erforderlichen Funktionen verfügbar sind. Mit einer Cloud-Platform, die vordefinierte Prozessautomatisierungen durch Digital Worker erlaubt, können Sie schneller auf wechselnde Prioritäten in Ihrem Unternehmen reagieren.

Wenn Ihnen die cloudbasierte RPA zunehmend als attraktive Option erscheint, sind Sie in bester Gesellschaft. Laut einer Studie von Deloitte haben ein Drittel (31 %) der befragten Unternehmen die Investitionen in eine cloudgehostete RPA als Reaktion auf die Corona-Pandemie erhöht. Nur eines von zehn Unternehmen (11 %) nutzt überhaupt keine Cloud-Infrastruktur für Automatisierungslösungen. Knapp die Hälfte der befragten Unternehmen hingegen nutzt die Cloud zumindest für einige Prozessautomatisierungen.

Migration der RPA in die Cloud – einfacher als gedacht

Trotz des Zeit- und Arbeitsaufwands für die Migration in die Cloud ist ein solches Vorhaben einfacher als gedacht. Bereits nach kurzer Zeit profitieren Sie von niedrigeren Gesamtbetriebskosten, mehr Funktionen sowie dem Komfort einer vollständig gehosteten und verwalteten Plattform, die ohne Ihr Zutun stets auf dem neuesten Stand bleibt.

Möglicherweise fragen Sie sich, ob die Migration der RPA in die Cloud Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs zur Folge hätte. Diese Sorge ist unberechtigt. Schließlich ist es nicht nötig, eine umfassende Implementierung von heute auf morgen abzuwickeln. On-Prem- und Cloud-Systeme werden so lange parallel betrieben, bis Sie sich von der ordnungsgemäßen Funktionsweise der Cloud-RPA Plattform überzeugt haben.

Cloud-Migration in Sprints

Die Migration in die Cloud funktioniert am besten, wenn sie in kleinere Projekte unterteilt wird. Wir unterstützen Sie bei den ersten fünf oder sechs Prozessen, bis Sie sich zutrauen, Prozesse eigenständig zu migrieren. Dabei beginnen wir mit einem einzelnen Prozess. Der zweite und der dritte Sprint umfassen jeweils zwei bis drei Prozesse.

Für jeden Sprint unterteilen wir die Migrationsmethode in drei wichtige Schritte:

1. Vorbereitung

Zunächst evaluieren wir gemeinsam Ihre aktuellen Prozesse. Wir gehen diese im Detail durch, um die Komplexität oder nicht standardisierte Verfahren zu verstehen, die für die betreffende Migration relevant sind. Dies umfasst auch die Überprüfung Ihrer Meldepflichten. Teil dieser Phase ist die Einrichtung eines Governance-Frameworks, damit Sie sich über die verschiedenen Rollen und Zuständigkeiten im Klaren sind und genau wissen, was wann passiert.

Zur Vorbereitung auf die Migration integrieren wir gemeinsam mit Ihnen die Cloud-RPA Plattform in Ihre Umgebung. Außerdem richten wir die Migrationsumgebung ein, installieren Anwendungen und konfigurieren die IDs der Digital-Worker. Um Verzögerungen an späterer Stelle zu vermeiden, achten wir auf eine gute Planung und beziehen Führungskräfte von Anfang an ein. Zu diesen leitenden Funktionen zählen unter anderem der geschäftliche Verantwortliche für die RPA,  Ihr IT-Netzwerk-Team und Ihre IT-Sicherheitsexperten. Diese Beteiligten müssen in der Testphase verfügbar sein, damit auch wirklich alles wie gewünscht funktioniert. Die Vereinbarung eines Migrationszeitplans – und die zuverlässige Verfügbarkeit der richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit zahlt sich aus.

Es ist wichtig, die Grundlagen zu schaffen und klar festzulegen, welche Anwendungen an welchem Prozess beteiligt sein werden. Außerdem sollten Sie Anwendungen vorab konfigurieren, damit Ihr IT-Team diese direkt an die Digital Worker übergeben kann.

Die Zugriffskontrollen sind prozessspezifisch. Jede Anwendung für jede Automatisierung muss dem Digital Worker zusammen mit den in der Automatisierung genutzten Anmeldedaten bereitgestellt werden. Achten Sie in dieser Phase also darauf, dass die für die jeweiligen Prozesse relevanten Konfigurationsdaten bereitstehen. Übermitteln Sie die Anmeldedaten für die Digital Worker im Zusammenhang mit den geplanten Migrationen komplett statt häppchenweise, um für eine reibungslose Migration zu sorgen.

Identifizieren Sie lange Durchlaufzeiten für IT-Aufgaben. Änderungen an der Firewall oder an den Sicherheitseinstellungen brauchen in der Regel lange, bis sie vollständig verarbeitet sind – kümmern Sie sich also frühzeitig darum!

Überstürzen Sie aber trotz aller Begeisterung für die geplante Cloud-Migration nichts und halten Sie sich an die Best Practices. Sollten Sie es versäumen, Ihre Prozessautomatisierungen redundant und resilient zu gestalten, sind spätere Schwierigkeiten vorprogrammiert, wenn Sie den Einsatz der RPA ausweiten möchten. Daher empfiehlt es sich, von Anfang an eine robuste Plattform zu entwickeln.

2. Vorproduktions- und Testphase

Wenn ein RPA-Prozess für die Migration startklar ist, wird die Entwicklung in der Vorproduktionsphase eingefroren, damit wir den Prozess testen können. In dieser Phase exportieren wir den Prozess aus dem alten System und importieren ihn in die Nicht-Produktionsumgebung in der Cloud. So lässt sich der tatsächliche Prozess testen. Dabei achten wir unter anderem auf Schwankungen bei den Anwendungsreaktionszeiten.

Es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, wie ein erfolgreicher Test aussieht. Der Test muss die Funktionsweise des aktuellen Prozesses ohne Änderungen nachbilden.  Nachdem Sie die Migration abgeschlossen haben, können Sie sich bei Bedarf Gedanken über Verbesserungen oder das Hinzufügen neuer Plattformfunktionen machen. Sobald die Prozesse erfolgreich in die Cloud migriert wurden, haben Sie Gelegenheit, einige dieser Prozesse zu überarbeiten, um sie besser, schneller und robuster zu machen. Hierbei könnten Cloud-RPA Funktionen helfen, die Ihnen in der On-Prem-Umgebung möglicherweise nicht zur Verfügung standen.

3. Produktivsetzung

Auf den erfolgreichen Abschluss der Testphase folgt die Produktivsetzung des Prozesses. Sobald ein Prozess in die Produktion überführt wurde, stellen wir durch eine entsprechende Validierung sicher, dass er sich wie erwartet verhält.

Die bestehende On-Prem-Plattform und die neue Cloud-Plattform werden während eines zuvor vereinbarten Zeitraums parallel betrieben und im Migrationsplan berücksichtigt. Dies ermöglicht Ihnen eine kontrollierte Migration. Sofern alles klappt, können Sie dann dem RPA-Prozess grünes Licht für die Live-Ausführung in der Cloud geben.

Und das Ganze wieder von vorn

Nachdem der erste Sprint abgeschlossen ist, wird der gesamte Ablauf in einem zweiten Sprint wiederholt, diesmal jedoch für zwei Prozesse. Es ist ratsam, mit einem einfachen Prozess zu beginnen, der gut nachvollziehbar und relativ überschaubar ist. Erhöhen Sie die Komplexität mit jedem neuen Sprint ein wenig.

Im weiteren Verlauf sollten Sie dann Ihren komplexesten Prozess auswählen, damit unser Team Sie bei den ersten fünf oder sechs Migrationen unterstützen kann.

Nach unseren ersten drei gemeinsamen Sprints werden Sie genau verstehen, wie weitere Prozesse automatisiert werden sollten. Diese Vorgehensweise können Sie problemlos auf andere Prozessautomatisierungen übertragen, die Sie in Zukunft migrieren möchten. Und sollten Sie weitere Unterstützung benötigen, sind wir natürlich für Sie da.

Bereit für den Erfolg mit RPA

Unsere bewährte Methodik verschafft Ihnen die Gewissheit, dass die Migration zur Cloud-RPA optimal verläuft.