Produktivität ist in der modernen Geschäftswelt das A und O. In einem durch Geschwindigkeit und Dynamik geprägten internationalen Geschäftsumfeld müssen Unternehmen mit weniger Zeit und Ressourcen mehr erreichen. Unternehmen, denen dies nicht gelingt, riskieren, gegenüber agileren, fortschrittlicher eingestellten Mitbewerbern ins Hintertreffen zu geraten.

Bei Back-Office-Aufgaben handelt es sich in der Regel um arbeits- und zeitaufwendige Routineaufgaben, die anfällig für menschliche Fehler sind. Vielversprechende Fortschritte in den Bereichen Robotic Process Automation (RPA) und intelligente Automatisierung (IA) ermöglichen es jedoch, diese Aufgaben zu vereinfachen. Dadurch sparen Unternehmen Zeit und Geld und ihre Mitarbeiter können sich auf interessantere, kreativere Aufgaben konzentrieren.

Die heutige Gesellschaft erwartet sofortige, fehlerfreie Ergebnisse. Menschen sind alleine nicht dazu in der Lage, diesen Erwartungen immer und überall gerecht zu werden. Rund um die Uhr verfügbare Mitarbeiter kosten Zeit und Geld, was den Gewinn von Unternehmen schmälert. Umso größer ist daher das Interesse an RPA, Künstlicher Intelligenz (KI) und Business-Process-Management (BPM), da sie eine effiziente, kostengünstige Möglichkeit bieten, derartige Herausforderungen zu bewältigen. Auch Software zur Automatisierung von Back-Office-Prozessen fällt in diese Kategorie.

Back-Office-Automatisierung verständlich erklärt

Ihr Back-Office ist im übertragenen Sinne der Maschinenraum Ihres Unternehmens. Die Arbeit, die hier verrichtet wird, ist ein wichtiger Faktor für den Geschäftserfolg. Der Weiterentwicklung der nach außen hin sichtbaren Geschäftsabläufe sind Grenzen gesetzt, wenn Sie nicht zuerst die unverzichtbaren Back-Office-Prozesse transformieren. Sei es die Finanzabteilung, die sich um die Dokumentation kümmert, die HR-Abteilung, die die Gesundheit und Produktivität Ihrer Mitarbeitenden fördert, die IT-Abteilung, die große Mengen an Daten verwaltet und für Sicherheit sorgt, oder die Beschaffungsabteilung, die sich entsprechend ihrem Namen um die Beschaffung kümmert: Es sind diese nach außen hin oftmals „unsichtbaren“ Tätigkeiten, die für das potenzielle Wachstum eines Unternehmens entscheidend sind.

Menschen können sich jedoch nur für eine begrenzte Stundenzahl pro Tag auf dieselben Routineaufgaben konzentrieren. Früher oder später schleichen sich Fehler ein und der Fortschritt verlangsamt sich. Viele Unternehmen verfügen über Hunderte, wenn nicht gar Tausende von Anwendungen, unter denen sich meist auch ineffiziente Altsysteme oder isolierte Datenquellen befinden. Das reduziert die Produktivität und hat negative Auswirkungen auf das Kundenerlebnis.

Es überrascht nicht, dass  zahlreiche Unternehmen einen Großteil ihrer Betriebskosten für das Back-Office aufwenden. Tatsächlich schätzt die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft EY, dass 20 bis 60 % der für Vollzeitbeschäftigte aufgewendeten Kosten (FTE-Kosten) eingespart werden könnten, wenn diese Tätigkeiten automatisiert würden.

Mit RPA können zeitaufwendige Routineaufgaben wie Rechnungsstellung und Dateneingabe effizienter, genauer und kosteneffizienter ausgeführt werden. Nachstehend einige Beispiele für Back-Office-Bereiche, die von RPA profitieren können:

• Beschaffung
• Finanzen und Rechnungswesen
• Supply Chain
• Personalwesen
• Vertrieb und Marketing
• Gehaltsabrechnung
• Customer Experience Management
• Reporting
• Business Services Center
  

Warum Back-Office-Aufgaben ein geeigneter Kandidat für RPA sind

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei vielen der in Back-Office-Abteilungen anfallenden Aufgaben um regelbasierte Routineaufgaben. Als Beispiele seien die Dateneingabe, die Gehaltsabrechnung und tägliche HR-Verwaltungsaufgaben genannt.

Bei dieser Art von Aufgaben glänzt die RPA. RPA wurde dazu konzipiert, menschliche Handlungen zu imitieren und in digitale Systeme zu integrieren. RPA öffnet Anwendungen, erfasst Daten und gibt diese ein, löst Antworten aus und kommuniziert mit anderen Systemen.

Die besten Umgebungen für RPA sind regelbasiert, einheitlich angeordnet und vorlagengesteuert und zeichnen sich dadurch aus, dass bestimmte Datenfelder wiederholt ausgefüllt werden. In der Regel treffen auf diese Aufgaben eine oder mehrere der folgenden Eigenschaften zu:

• Manuelle Berechnung
• Elektronischer Start- und Endpunkt
• Hohe Fehlerquoten
• Datenintensiv
• Wiederkehrend
• Erfordern einen elektronischen Auslöser

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Das liegt daran, dass RPA speziell dafür konzipiert wurde, viele der für das Back-Office typischen Aufgaben schneller und genauer zu erledigen als es ein Mensch könnte.

Die Gehaltsabrechnung ist ein weiteres gutes Beispiel für eine RPA-fähige Tätigkeit. Klare Regeln geben vor, wie und wann die Mitarbeiter  bezahlt werden, und zwar unter Berücksichtigung der jeweiligen Abzüge für Steuern, Studienkredite und Entgeltumwandlungen.

Die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständigen Teams verbringen Stunden mit der Prüfung der betreffenden Informationen. Dabei handelt es sich um eine vergleichsweise langweilige Aufgabe, die für menschliche Fehler anfällig ist. Die meisten Fehler – beispielsweise wenn einem oder einer Mitarbeiter ein zu geringerer Betrag ausbezahlt wird – werden erst im Nachhinein festgestellt.

Mit RPA benötigen Sie für dieselben Aufgaben deutlich weniger Zeit, profitieren von Kosteneinsparungen und reduzieren automatisch Fehler.

Es gibt eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben, die für RPA geeignet sind. Hier nur einige Beispiele:

• Fakturierung
• Kontenabstimmung
• Dateneingabe
• Enterprise Resource Planning (ERP)
• Nachverfolgung und Bestellung im Rahmen der Beschaffung
• Reporting 
• Systemabfragen
• Onboarding von Kunden
• Datenvalidierung

Viele dieser Aufgaben befolgen einfache Prozesse, was den Einsatz von Künstlicher Intelligenz oder Maschinellem Lernen überflüssig macht. Genauso wenig besteht die Notwendigkeit, bestehende, funktionierende Prozesse zu ändern. Es ist nichts weiter erforderlich als die Anwendung regelbasierter Automatisierung, um die Prozesse auszuführen.

Messbare Vorteile

Wir haben bereits kurz angeschnitten, wie RPA dazu beitragen kann, menschliche Fehler zu eliminieren. Ihr Potenzial geht jedoch weit über eine einfache Fehlerreduzierung hinaus. Prozessautomatisierung kann die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Verwaltungs- und andere Back-Office-Aufgaben erledigt, von Grund auf transformieren.

Gesteigerte Produktivität

Es besteht eine gewisse Besorgnis, Automatisierung werde menschliche Jobs „ersetzen“. Was sich nicht leugnen lässt, ist die Tatsache, dass einige Aufgaben, die derzeit von Menschen ausgeführt werden, wahrscheinlich an Bedeutung verlieren werden. So schätzt McKinsey beispielsweise, dass mehr als 81 % aller planbaren physischen Tätigkeiten, 69 % aller Datenverarbeitungstätigkeiten und 64 % aller Datenerfassungstätigkeiten automatisiert werden könnten.

Wenn wir RPA als Bedrohung für unsere eigene Arbeit auffassen, verkennen wir damit jedoch ihr – und ebenso das menschliche – Potenzial. Mal ganz abgesehen von den erwähnten Fehlern und Kosten lässt sich nämlich kaum leugnen, dass unsere Gedanken bei der Arbeit häufig abschweifen, wir uns langweilen, müde werden oder unterbrochen werden. In vielen Fällen macht uns unsere Arbeit einfach keinen Spaß. Nicht gerade die besten Voraussetzungen für eine hohe Produktivität oder Mitarbeiterzufriedenheit.

Warum also lassen wir diese Aufgaben weiterhin von Menschen erledigen, wenn es eine bessere Alternative gibt? Menschen verfügen über Talente, mit denen kein Roboter mithalten kann. Wir sind kreativ, mitfühlend, achten auf Zwischentöne in der Kommunikation und sind ausgezeichnete Problemlöser.

Alle diese Fähigkeiten können wir uns zunutze machen, um ein hervorragendes Kundenerlebnis zu bieten oder einem Unternehmen eine neue, vielversprechende Richtung zu geben. Indem RPA wiederkehrende Back-Office-Aufgaben übernimmt, befreit sie die Mitarbeiter lediglich von Aufgaben, für die sie weniger geeignet sind, und eröffnet ihnen die Möglichkeit, sich wertschöpfenderen Tätigkeiten zuzuwenden.

Kosteneinsparungen

Ein weiterer wichtiger Vorteil der Back-Office-Automatisierung sind Kosteneinsparungen. 59 % der an der internationalen RPA-Umfrage von Deloitte Teilnehmenden gaben an, seit der Einführung von RPA in ihrem Unternehmen von Kosteneinsparungen zu profitieren. Währenddessen schätzt EY, dass RPA zu Kosteneinsparungen in Höhe von 20 bis 60 % der für Vollzeitbeschäftigte aufgewendeten Kosten (FTE-Kosten) führen kann.

Sei es durch Effizienzsteigerungen oder die Eliminierung kostspieliger Fehler: Der Einsatz von Prozessautomatisierung ist oftmals wesentlich kosteneffizienter als die manuelle Ausführung der betreffenden Prozesse.

Erhöhte Genauigkeit

Unternehmen, die Prozesse wie die Dateneingabe oder das Reporting automatisieren, stellen wesentliche Verbesserungen in puncto Genauigkeit und Ergebnisqualität fest. Rund 90 % der Teilnehmenden an der internationalen RPA-Umfrage von Deloitte geben an, dass der Einsatz dieser Technologie die Genauigkeit in ihrem Unternehmen verbessert hat.

Sofern der RPA die richtigen Regeln vorgegeben werden, sind Fehler nahezu ausgeschlossen.

Verbesserte Compliance

Auch auf die Compliance Ihres Unternehmens kann sich RPA positiv auswirken. Tatsächlich ist dies der einzige Bereich, in Bezug auf den noch mehr Teilnehmende an der internationalen RPA-Umfrage von Deloitte von einer Verbesserung sprechen (92 %) als bei der Genauigkeit.

Das sticht aus zwei Gründen hervor: Erstens weicht ein Digital Worker, der einen strengen Compliance-Prozess befolgt, niemals von diesem ab, es sei denn, der Prozess selbst ist fehlerbehaftet. Dadurch wird die Compliance umgehend verbessert. Darüber hinaus stellt RPA einen vollständigen, präzisen Audit-Trail zur Verfügung, der für die Compliance unerlässlich ist.

Gesteigerte Effizienz

Digital Worker erledigen dieselben Aufgaben häufig viel schneller als Menschen. Schließlich wird ein Roboter niemals müde oder lässt sich ablenken. Insgesamt läuft es also darauf hinaus, dass RPA dieselbe Arbeit innerhalb kürzerer Zeit schafft, und das häufig sogar mit einem qualitativ besseren Ergebnis.

Zuverlässigkeit

Zuverlässigkeit ist ein einfacher Vorteil, der nicht übersehen werden sollte. RPA läuft ununterbrochen und längere Ausfälle sind ziemlich unwahrscheinlich – insbesondere dann, wenn sie von einem Cloud-Anbieter wie SS&C | Blue Prism® Cloud, der signifikante Verfügbarkeit garantiert, gehostet wird. Stellen Sie sich nur einmal vor, was Sie mit rund um die Uhr und an jedem für Sie relevanten Ort verfügbarer Automatisierung alles erreichen können.

Right-Shoring

In der Vergangenheit ging die Reduzierung von Kosten unweigerlich mit der Auslagerung eines Teils der Belegschaft einher. Diese Kosteneinsparungsmethoden können sich negativ auf Qualitätskontrolle und Verantwortlichkeit auswirken. RPA schenkt Ihrem Unternehmen geografische Unabhängigkeit und reduziert die Notwendigkeit, Stellen ins Ausland zu verlagern, um Kosten zu reduzieren.

Return on Investment (ROI)

RPA bietet einen beeindruckenden ROI. Sowohl Deloitte als auch EY schätzen, dass die durchschnittliche Amortisationszeit von RPA weniger als ein Jahr beträgt. Auch die Notwendigkeit der Überholung bestehender Prozesse entfällt. Die Betriebskosten für die Einrichtung von RPA sind vergleichsweise gering und mit Künstlicher Intelligenz (KI) oder Maschinellem Lernen (ML) lässt sich die Bandbreite der zu automatisierenden Aufgaben zusätzlich erweitern.

RPA in der Praxis

Jetzt, da wir die Vorteile der RPA kennen, stellt sich die Frage, wie das Ganze in der Praxis aussieht. In diesem Zusammenhang wollen wir uns nun einige Anwendungsbeispiele ansehen. 

Finanzwesen

RPA unterstützt Mitarbeitende dabei, Daten schneller zu finden. Im Finanzwesen kann dies bedeuten, Einnahmen auf die Minute genau nachzuverfolgen, Dokumente zu verwalten, Mietverträge zu prüfen und Prognosetools einzusetzen. Digital Worker prognostizieren, passen an, lernen und entwickeln sich weiter – alles in Abhängigkeit von den Anforderungen Ihres Back-Office.

Statt eigenhändig Tabellen oder Marktberichte zu durchsuchen, können Finanzanalysten RPA-Bots damit beauftragen, die gewünschten Informationen im System zu finden. Intelligente Automatisierung (IA) kann Betrug und Unregelmäßigkeiten in Echtzeit erkennen und trägt so zur Minimierung von Risiken und Verschwendung bei. Effektive Datenverschlüsselungssoftware sorgt zudem für erhöhte Sicherheit und Schnelligkeit der einzelnen Transaktionen.

IA begünstigt effiziente, kostensparende Prozesse. Im Rahmen der automatisierten Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung werden elektronische Rechnungen schneller als je zuvor bearbeitet. Mit RPA entfällt die manuelle Eingabe von Daten aus Bestellungen – ein Digital Worker erledigt diese Aufgabe im Handumdrehen und noch dazu fehlerfrei.

Die automatisierte Kontenbearbeitung trägt zu Kosteneinsparungen bei, indem sie die manuelle Eingabe und Weiterleitung von Rechnungsdaten überflüssig macht. Ob bei der Rechnungsstellung, der Auftragsabwicklung und -verarbeitung oder der Mittelzuteilung: Mit integrierter RPA profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Durch die Automatisierung arbeitsaufwendiger Routineaufgaben wie Beschaffung, Finanzen und Rechnungswesen und Reporting modernisieren Sie Ihr Back-Office, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. RPA trägt dazu bei, die Finanzprozesse in Ihrem Back-Office effizienter, genauer und kosteneffizienter zu machen.

Stellen wir uns als Beispiel ein Unternehmen vor, dessen Hauptaufgabe die Kreditbearbeitung ist. Nehmen wir einmal an, das Unternehmen kümmert sich um die Zuteilung, Abstimmung und Verarbeitung von Kreditdaten im Zusammenhang mit Kundenschulden. Naturgemäß bringt die manuelle Bearbeitung großer Mengen von Dateien und Daten ein hohes Fehlerrisiko, potenzielle Compliance-Probleme sowie mögliche negative Folgen für die Kunden mit sich – für ein florierendes Finanzunternehmen schlicht inakzeptabel.

Das ist ein ideales Einsatzgebiet für RPA. Mithilfe von RPA kann das Unternehmen die fehleranfälligen Routineaufgaben in den Arbeitsabläufen seiner Mitarbeitenden reduzieren und letztendlich vollständig eliminieren. Das Ergebnis sind eine höhere Genauigkeit und verbesserte Compliance. Außerdem haben die Mitarbeiter dadurch mehr Zeit für geschäftskritische Aufgaben wie die Behebung von Unregelmäßigkeiten oder die Datenbereinigung. 

HR und Gehaltsabrechnung

Vergegenwärtigen wir uns in diesem Fall das Beispiel eines Unternehmens mit rund 5000 Mitarbeitern, das jedes Jahr rund 500 Zu- und Abgänge zu verzeichnen hat. Zusätzlich zur überdurchschnittlich hohen Fluktuation arbeitet das Unternehmen mit einem komplexen, ressourcenintensiven HR-System.

RPA ist das ideale Tool, um diese Problemstellung anzugehen. Mithilfe von Prozessautomatisierung werden die verschiedenen Systeme des Unternehmens in einen einheitlichen End-to-End-Workflow integriert, um die Effizienz zu steigern. Unterdessen werden Aufgaben rund um das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern genauso bearbeitet wie bisher, mit dem großen Unterschied, dass die RPA diese Aufgaben wesentlich schneller und mit einer geringeren Fehlerquote erledigt.

Da das Eingreifen und die wiederholte Dateneingabe durch Mitarbeiter überflüssig sind, profitiert das Unternehmen von Effizienzsteigerungen sowie erhöhter Datensicherheit.

Der neue Normalzustand

Die Möglichkeiten, die die Automatisierung bietet, beflügeln unsere Fantasie. Noch nie war es für Unternehmen so einfach, Mitarbeitende von unproduktiven Routineaufgaben zu befreien – und noch nie haben so viele Unternehmen von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht wie heute.

McKinsey prognostiziert, dass die Einführung von Automatisierungs- und KI-Technologien in den nächsten 10 bis 15 Jahren die Arbeitswelt von Grund auf verändern und sich positiv auf Wirtschaftswachstum und Unternehmensleistung auswirken wird.

Vor diesem Hintergrund erscheinen Technologien wie RPA als eine intelligente Investition. Zahlreiche Unternehmen haben die Vorteile dieser Technologien bereits erkannt. Rund 53 % der Teilnehmer an der internationalen RPA-Umfrage von Deloitte setzen sich bereits aktiv mit dem Thema RPA auseinander und innerhalb der nächsten zwei Jahre wird diese Zahl voraussichtlich auf 72 % ansteigen.