Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) kann inzwischen sehr viel mehr als die einfache Automatisierung wiederkehrender Prozesse auszuführen. Dia auch unter dem Begriff „Intelligente Automatisierung (IA)“ bekannte Technologie kann komplexe Entscheidungen treffen, die es Unternehmen ermöglichen, die Leistung der Belegschaft zu optimieren und bessere Produkte und Dienstleistungen anzubieten.

Intelligente Automatisierung wird zunehmend über als Cloud RPA bereitgestellt. Bis 2025 wird ein Drittel aller Unternehmen RPA einsetzen, um unterschiedliche Anwendungen und Systeme in Cloud-Computing-Umgebungen miteinander zu verbinden. Mithilfe von Cloud-Services können Sie Intelligente Automatisierung schneller als je zuvor für Ihre Prozesse anwenden. Geschäftsbereiche können innerhalb weniger Tage intelligente Digital Worker einrichten und von den damit einhergehenden Produktivitätsvorteilen profitieren.

Wenn Sie bereits in den Genuss der Vorteile von On-Prem-RPA gekommen sind, eröffnet Ihnen ein Cloud-Service viele zusätzliche Möglichkeiten. Für Unternehmen, die den Einsatz von Intelligenter Automatisierung  erstmals in Erwägung ziehen, versteht sich die Entscheidung für eine Cloud-Lösung von selbst. Dabei kommt der Auswahl des richtigen Anbieters eine zentrale Bedeutung zu. Sie benötigen eine Plattform, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst und sich an wechselnde Geschäftsanforderungen anpasst, damit Ihr Unternehmen auch in Zukunft von den Vorteilen der RPA profitiert.

Fünf Dinge, auf die Sie bei einem Cloud-RPA-Service achten sollten

Wir haben Ian Blackburn, Branchenexperte und Executive Cloud Strategist bei Blue Prism, gebeten, sein Wissen darüber zu teilen, welche Voraussetzungen ein guter Cloud-RPA-Service erfüllen muss. Blackburn empfiehlt, sich auf folgende fünf Punkte zu konzentrieren:

1. Kosten und Bereitstellung

Die Kosten stehen auf der Liste des Beschaffungsteams stets an oberster Stelle. Überlegungen zu den Gesamtbetriebskosten sollten das Kosten-Nutzen-Verhältnis verschiedener Hosting-Möglichkeiten berücksichtigen. Einige Anbieter bieten vollständig gehostete Lösungen an, während andere nur die Management-Plattform hosten.

Vielbeschäftigte IT-Teams finden möglicherweise monatelang keine Zeit für die Implementierung einer vollständigen On-Prem-Lösung mit allem, was dazugehört: Installation, Konfiguration und Integration der verschiedenen Komponenten. Mit dem Abonnement eines vollständig verwalteten Service profitieren Sie schneller von gesteigerter Effizienz und Produktivität sowie höheren Gewinnen. Ihr IT-Team spart auch an späterer Stelle Zeit, die es ansonsten für Patches, Upgrades, Support und die Anpassung der Lösung an neue Geschäftsprioritäten aufwenden müsste. Außerdem sind Sie mit Cloud-IA-Plattformen, die eine 99,9%ige Verfügbarkeit bieten, vor Systemausfällen – und den damit einhergehenden Umsatzeinbußen und einer Verschlechterung des Kundenerlebnisses geschützt.

2. Funktionalität

Die Cloud-RPA-Lösung sollte dazu in der Lage sein, die aktuellen Geschäftsprozesse, die Sie automatisieren möchten, zu bewältigen. Außerdem ist es wichtig, die Funktionen einer Lösung konkreten, aktuellen Anwendungsfällen zuzuordnen. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der ersten zu automatisierenden Prozesse die Komplexität des jeweiligen Prozesses, dessen Relevanz für Ihr Unternehmen sowie den Zeitrahmen und das Volumen des Prozesses.

Genauso wichtig ist es, intelligente Funktionen, die in Zukunft nützlich sein werden, zu priorisieren. Ein Beispiel hierfür ist die natürliche Sprachverarbeitung. Achten Sie auf vorinstallierte Funktionen, die die Anwendung von Intelligenter Automatisierung unterstützen. Maschinelles Lernen und Analysen bieten Einblicke in den Unternehmensbetrieb, mithilfe derer Sie Ihre Geschäftsprozesse verbessern können.

3. Benutzerfreundlichkeit und einfache Integration

Um maximal von den Vorteilen der Intelligenten Automatisierung zu profitieren, muss die RPA-Lösung eine intuitive Bedienung ermöglichen und erwartungsgemäß funktionieren. Natürlich versprechen alle Cloud-RPA Anbieter Benutzerfreundlichkeit. Benutzerfreundlichkeit ist jedoch ein subjektiver Begriff. 

Ein Faktor ist die Benutzeroberfläche (User Interface, UI). Die neueste Intelligente Automatisierung vereinfacht das Erstellen von Prozessdefinitionen, indem sie die Aufgabenextraktion und die Bildverarbeitung miteinander kombiniert, um UI-Elemente festzulegen, und Schritt-für-Schritt-Beschreibungen, Prozessdaten und Prozessabläufe erstellt. Mit anderen Worten, sie sieht sich an, wie Mitarbeiter Aufgaben ausführen, um das menschliche Vorgehen zu imitieren und auf intelligente Weise zu verbessern.

Für einige Unternehmen bedeutet Benutzerfreundlichkeit, dass alles bereits vorkonfiguriert ist und keine Installation mehr erforderlich ist oder dass Sie sich um die Sicherheit und die Upgrades nicht selbst kümmern müssen. Andere Unternehmen haben festgestellt, dass ansprechende Benutzeroberflächen mit entsprechendem Branding ihren Mitarbeitern dabei helfen, sich besser innerhalb einer Lösung zurechtzufinden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, die Cloud-RPA-Lösung problemlos mit bestehenden Lösungen und vorhandener Hardware verbinden zu können. Es ist unerlässlich, die Cloud-Service-Architektur und deren Anpassungsfähigkeit ausgehend von Ihren konkreten Anforderungen und Prozessen zu bewerten. Um Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs zu verhindern, muss sich die in der Cloud betriebene Plattform mit allen Unternehmens-Cloud-Lösungen und On-Prem-Technologien verbinden lassen.

Intelligente Automatisierung unterstützt ihrem Wesen nach die Automatisierung ganz konkreter Prozesse. Um zu beurteilen, inwiefern dies für Ihr Unternehmen machbar ist, ist eine effektive Kommunikation in der dem Kauf vorausgehenden Phase der Anbieterbeziehung von entscheidender Bedeutung. Halten Sie nach einem Unternehmen Ausschau, mit dem Sie zusammenarbeiten können, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen.

4. Sicherheit und Governance

Die Entscheidung für einen Cloud-IA-Service deckt zahlreiche Belange rund um Sicherheit und Governance ab, jedoch nicht alle. Ihre für die IT-Sicherheit zuständigen Mitarbeiter benötigen ein klares Verständnis der gemeinsamen Verantwortung für die Sicherheit während und nach der Migration in die Cloud.

Verwaltete (Managed) Cloud-Services bieten den Vorteil der integrierten Sicherheit, da Ihre Prozesse auf einem dedizierten, sicheren Mandanten gehostet werden. Darüber hinaus sollten Sie nach Bereitstellungs- und Governance-Kontrollen der Enterprise-Klasse, einschließlich rollenbasierten Zugriffskontrollen, Ausschau halten.

Es empfiehlt sich, RPA-Anbieter hinsichtlich der Einhaltung üblicher Sicherheitsstandards (von ISO27001 bis hin zu SOC 2) sowie entsprechender Zertifizierungen zu überprüfen. Wenn es auf die Compliance mit den internen Standards Ihres Unternehmens ankommt, kann das Fehlen der korrekten Zertifizierung auf Seiten des Anbieters zunächst problematisch erscheinen. In diesem Fall lohnt es sich, zu prüfen, ob der RPA-Anbieter möglicherweise über eine gleichwertige Zertifizierung verfügt.

In den meisten Fällen verbessert die intelligente Automatisierung von Prozessen deren Überprüfbarkeit. Sie profitieren von einem übersichtlichen Audit-Trail für Ihre Prozessautomatisierungen, der alles von Transaktionen bis hin zur Kommunikation umfasst.

5. Zukunftssichere Skalierbarkeit der RPA

Einer der Hauptvorteile der Bereitstellung von RPA in der Cloud ist die Skalierbarkeit. Es ist wichtig, sich nach einem Anbieter umzuschauen, mit dem Sie auch in Zukunft partnerschaftlich zusammenarbeiten können, um das Potenzial für die digitale Transformation und das Wachstum Ihres Unternehmens zu maximieren. Sie benötigen einen RPA Anbieter, der Sie bei Ihren Aktivitäten in der Cloud jederzeit unterstützen kann, während Sie mithilfe der Plattform auf sich verändernde Geschäftsprioritäten reagieren.

So können Sie den Einsatz Ihrer Digital Workforce basierend auf Service-Level-Agreements (SLAs) und Prioritäten, beispielsweise vorübergehenden oder saisonalen Auftragsschwankungen, optimieren. Sie können sowohl die Zahl der Digital Worker erhöhen, um Arbeitsspitzen zu bewältigen, als auch Digital Worker zur Unterstützung neuer Prozesse abstellen, während gleichzeitig die Mitarbeiterkapazität gewährleistet ist. Dadurch profitieren Sie von einem beträchtlichen Mehrwert für Ihre Prozesse.

Cloud-RPA – nach oben sind keine Grenzen gesetzt

Nachdem Sie sich selbst von den Vorteilen der Cloud RPA haben überzeugen können, wird Ihnen vermutlich daran gelegen sein, den Mehrwert für Ihr Unternehmen zu steigern. RPA-Technologie wird von Tag zu Tag intelligenter und es gibt immer mehr Möglichkeiten zur Automatisierung komplexer Entscheidungsfindungsprozesse, die zuvor Mitarbeitern vorbehalten waren. Eine Cloud-RPA-Lösung lässt sich problemlos skalieren, sodass Sie im Handumdrehen neue Automatisierungen ausführen können.

Mit zunehmender Ausgereiftheit von RPA und Intelligenter Automatisierung und den damit verbundenen Integrationen tut sich eine Welt voller neuer Möglichkeiten auf. Und mit Cloud-RPA sind dieser Entwicklung nach oben keine Grenzen gesetzt.