Das Automation Managed Service Team von SS&C Blue Prism implementiert wichtige Automatisierungslösung zur Übertragung von Überweisungen innerhalb von fünf Wochen

Ein Gesundheitsdienstleister im Vereinigten Königreich hat sich zum Ziel gesetzt, zu einem der besten Zentren für Akutversorgung des Landes zu werden. Knapp eine Million Patienten sollen dadurch in den Genuss modernster Gesundheitsdienstleistungen kommen. Um die Leistungserbringung zu verbessern, hat das Unternehmen umfassend in neue Technologien investiert und kürzlich ein System für elektronische Patientenakten (Electronic Patient Record, EPR) namens Epic eingeführt, das zahlreiche Vorteile bietet. Die Verbindung des bisherigen elektronischen Überweisungssystems (Electronic Referral System, ERS) mit Epic stellte jedoch eine Herausforderung dar. Der ununterbrochene Datenfluss zwischen den beiden Systemen musste unbedingt sichergestellt werden. Also schloss sich der Gesundheitsdienstleister mit SS&C Blue Prism Professional Services zusammen, um innerhalb kürzester Zeit eine intelligente Automatisierungslösung zu implementieren, die die beiden Systeme miteinander verbindet.

Neues digitales System, neue Herausforderungen

Zuvor setzte der Gesundheitsdienstleister mehr als 200 papierbasierte und digitale Systeme für die Verwaltung der Patientenversorgung ein. Das Unternehmen entschied sich für die Einführung von Epic, um die Betriebsabläufe zu vereinfachen und ein einheitliches elektronisches System für die Bearbeitung von Patientenakten zu schaffen. Gesundheitsdienstleister im Vereinigten Königreich nutzen ein ERS, um Überweisungen von und zu Haus- und Fachärzten sowie Krankenhäusern zu übermitteln. Der Gesundheitsdienstleister benötigte eine Möglichkeit, die Überweisungen aus dem ERS in Epic zu übertragen, damit die Patienten die erforderliche Behandlung erfahren und die jeweiligen Ergebnisse zurück an Hausärzte und andere Beteiligte aus dem Gesundheitswesen übermittelt werden konnten. Dies war jedoch einfacher gesagt als getan.

Bis dato hatten die Verwaltungsteams Überweisungen aus dem ERS manuell in die aktuellen EPR-Systeme hochgeladen, was längerfristig nicht tragbar war. Einer der größten Geschäftsvorteile von Epic ist die Reduzierung des Verwaltungsaufwands. Vor diesem Hintergrund erschien es wenig sinnvoll, mit dem manuellen Hochladen von Überweisungen fortzufahren. Darüber hinaus erforderte die Freischaltung von Epic, alle Datensätze gleichzeitig in das neue System zu übertragen. Bei einer manuellen Vorgehensweise hätte der Gesundheitsdienstleister ein großes Team von Zeitarbeitern einstellen müssen, um diese Aufgabe zu bewältigen. Die Zeit drängte, denn in nur drei Wochen sollte Epic bereits online gehen. Daher benötigte das ambulante Team eine schnelle und effektive Lösung.

Das Automation Managed Service Team von SS&C Blue Prism springt ein

Der Gesundheitsdienstleister kam zu dem Schluss, dass intelligente Automatisierung die beste Lösung für die schnelle Übertragung seiner Überweisungen aus dem ERS zu Epic sei. Jedoch standen dem Unternehmen intern nicht ausreichend Ressourcen und Know-how zur Verfügung, um die Lösung – insbesondere innerhalb so kurzer Zeit – zu implementieren. SS&C Blue Prism stellte Digital Worker zur Verfügung, um die Bearbeitung der Überweisungen zu unterstützen, und entsandte außerdem ein Team von Experten und Entwicklern, die eng mit dem ambulanten Team des Gesundheitsdienstleisters zusammenarbeiteten.

Das Team machte sich die Vorteile des Automation Managed Service-Programms von SS&C Blue Prism zunutze. Dadurch entfiel die Notwendigkeit, sich mehrere neue Technologien anzueignen. Stattdessen konnte sich das Team umfassend mit den Nuancen von Epic vertraut machen, während das Team von SS&C Blue Prism die erforderlichen Automatisierungen entwickelte.

Innerhalb von nur fünf Wochen hatte der Gesundheitsdienstleister fast 30.000 Überweisungen in Epic übertragen. Während dieser Zeit fanden tägliche Besprechungen statt und das interne Team wurde tatkräftig von vier spezialisierten Entwicklern aus dem Hause SS&C Blue Prism unterstützt. 

Digital Worker verbessern die Patientenerfahrung und reduzieren Risiken

Wann immer ein Hausarzt jetzt eine Überweisung im ERS erstellt, ortet ein Digital Worker von SS&C Blue Prism diese, unterzieht sie verschiedenen Prüfungen und überführt die Überweisung direkt in die Patientenakte in Epic, damit ein Facharzt eine Ersteinschätzung vornehmen kann. Neue Patienten werden vom Digital Worker als solche im System erfasst. Das ist aber noch nicht alles, was Digital Worker können. Nach Abschluss der Ersteinschätzung wird das Ergebnis von einem Digital Worker abgerufen und von Epic zurück an das ERS gesendet, damit der Hausarzt stets über die Versorgung seines Patienten im Bilde ist. Daten, für deren manuelles Hochladen ein menschlicher Mitarbeiter acht bis zehn Minuten benötigte, schafft ein Digital Worker in nur vier Minuten. Dadurch reduziert sich die Bearbeitungszeit um ganze 60 %.

Nachdem die Automatisierungen einsatzbereit waren, stellte der Gesundheitsdienstleister fest, dass ihm die internen Ressourcen zur Unterstützung dieser fehlten. Aufgrund ihrer Bedeutung für den klinischen Bereich war es überaus wichtig, dass die Automatisierungen rund um die Uhr reibungslos funktionierten. Daher bat der Gesundheitsdienstleister das Professional Services Team von SS&C Blue Prism, mit an Bord zu bleiben und sich weiterhin um die Instandhaltung und den Betrieb der Automatisierungen zu kümmern.

Wie geht es weiter?

Der Gesundheitsdienstleister wird seine Digital Workforce im Rahmen eines Beratungs- und Empfehlungsprozesses (Advice and Guidance, A&G) einsetzen, wobei sämtliche A&G-Kommunikation in der Patientenakte in Epic erfasst wird. Digital Worker werden die erforderlichen Daten extrahieren, das ERS aktualisieren und mit den Hausärzten kommunizieren, wodurch unnötige ambulante Termine vermieden werden. Außerdem hat der Gesundheitsdienstleister vor, auch sein HR- und Datenvalidierungsteam durch Digital Worker zu unterstützen.