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Fallstudie

NBS schafft mit Chorus BPM jährliches Wachstum von 20 % ohne Neueinstellungen

20 % jährliches Wachstum bei einer recht stabilen Mitarbeiterzahl
Über 50 % schnellere Vorlauf- und Bearbeitungszeiten
Über 40 % weniger Fehler bei Abschlüssen
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Chorus war für unseren Wettbewerbsvorteil von großer Bedeutung.“

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Jeff Ritter SVP of Technology, NBS

National Benefit Services (NBS) betreut mit seinem Angebot an Outsourcing-Arbeitnehmerleistungen über 20.000 Arbeitgeber in den Bereichen Alters- und Gesundheitsvorsorge. Mit über 6.000 landesweit verfügbaren Tarifen bietet NBS erstklassige Leistungspläne für Unternehmen jeder Größe. Das kontinuierlich wachsende Unternehmen musste eine Möglichkeit finden, operative Abläufe effizient zu skalieren, eine höhere Fehlerfreiheit zu erreichen und Kunden einen maßgeschneiderten Service zu bieten. Zur Umsetzung dieser Ziele implementierte NBS vor mehr als einem Jahrzehnt SS&C | Blue Prism® Chorus Business Process Management (BPM).

Operative Skalierung ohne Neueinstellungen

Als Vermittler, der mit verschiedenen Drittparteien wie Maklern, Beratern und Investment-Anbietern zusammenarbeitet, verzeichnet NBS seit über einem Jahrzehnt ein beträchtliches jährliches Wachstum von 20 %. Ohne die richtige Technologie erwies sich die Aufrechterhaltung eines solchen Wachstums bei einer relativ konstanten Mitarbeiterzahl jedoch als schwierig. Das Unternehmen brauchte eine Möglichkeit, operative Geschäftsabläufe zu skalieren, ohne im großen Umfang neue Mitarbeiter einstellen oder die Belegschaft schulen zu müssen.

Wir wollen unser operatives Geschäft möglichst effektiv und effizient ohne umfassende Neueinstellungen skalieren. Unser Ziel ist es, dies mit sehr wenig Vorlaufzeit zu realisieren – und dafür ist Chorus BPM ideal geeignet.“
Jeff Ritter SVP of Technology, NBS

Wettbewerbsvorteil durch Chorus BPM

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, hat NBS vor 14 Jahren Chorus implementiert. Durch Prozessautomatisierungen kann NBS die Erwartungen seiner Kunden auch bei einem exponentiellen Wachstum nachhaltig erfüllen. Zudem hat die Technologie dazu beigetragen, die Betriebsabläufe von NBS umzugestalten und einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen. Allein im letzten Jahr hat NBS über 1.200 neue Pläne abgeschlossen – eine Zahl, die Mitbewerber kaum erreichen können. Dank der Prozessoptimierung und -automatisierung mit Chorus kann NBS maßgeschneiderte Lösungen bereitstellen und mit weniger Personal effizient arbeiten. Durch die Einführung von Chorus konnten die NBS-Mitarbeiter ihre Produktivität steigern und Zeit für sinnvollere Arbeit gewinnen. Und die Kunden von NBS profitieren von maßgeschneiderten, flexiblen Lösungen für ihre individuellen Anforderungen, einem erstklassigen Service und schnellen Reaktionszeiten.

End-to-End-Prozess-Orchestrierung

Wie bei vielen anderen Unternehmen sind die Geschäftsabläufe von NBS komplex und umfassen zahlreiche nichtlineare Workflows sowie und hochspezialisierte Aufgaben – die alle in einem großen Kunden- und Partnernetzwerk reibungslos funktionieren müssen. NBS nutzt Chorus zur Aufgabenverteilung im gesamten Unternehmen sowie zur Unterstützung der Mitarbeiter bei Kundeninteraktionen und der Bearbeitung von Kundendaten. Besonders Wissensarbeiter, die diese nichtlinearen, komplexen Prozesse ausführen, profitieren von Chorus. Sie erhalten alle nötigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt, was ihren Arbeitsprozess möglichst effizient gestaltet. Wissensarbeiter müssen eine Aufgabe nicht chronologisch erledigen, sondern können – abhängig von der Interaktion und den Kundenanforderungen – innerhalb des Prozessablaufs zwischen verschiedenen Schritten springen, ohne die korrekte Fertigstellung zu gefährden.

Wir konnten [Chorus BPM] bereits frühzeitig in jedem einzelnen Geschäftsbereich bei National Benefit Services implementieren. Chorus wurde sehr schnell zum wichtigsten Tool für die Art und Weise, wie wir Arbeit verteilen und wie Mitarbeiter mit den Daten unserer Kunden interagieren.“
Jeff Ritter SVP of Technology, NBS

Automatisierung der Poststelle

NBS hat mit Chorus nicht nur unternehmensweit neue Arbeitsmethoden eingeführt, sondern auch bestimmte Bereiche gezielt verbessert. Wie viele andere Unternehmen erhält NBS jedes Jahr Hunderttausende E-Mails, Dokumente und sogar Faxe. Für jeden dieser Bereiche ist ein Mitarbeiter erforderlich, der den Kontext versteht, den nötigen Arbeitsaufwand einschätzt, herausfindet, wo die Aufgabe erledigt werden muss, und dann die Arbeit an die richtige Stelle weiterleitet. Die Mitarbeiter nutzen Tools wie SS&C | Blue Prism® Document Automation – ein intelligentes Tool zur Dokumenten- und E-Mail-Verarbeitung, das diese Arbeitsschritte mit beeindruckenden Ergebnissen automatisiert und eine Fehlerfreiheit von 99 % erreicht. Dieses hohe Maß an Korrektheit lässt sich mit manuellen Prozessen nicht erreichen. Dank solcher Technologien konnte NBS in einem Jahr sechsmal mehr Leistungspläne abschließen als viele Mitbewerber generell betreuen.

Was plant NBS für die Zukunft?

Als Nächstes möchte NBS seinen Partner und Kunden direkt in den Workflow einbinden: Statt umständlichem Hin und Her per E-Mail oder über andere Kommunikationskanäle will NBS für seine Kunden ein digitales Formular zum Ausfüllen bereitstellen. Das hat den Vorteil, dass NBS sofort – und ohne mehrfache Nachfragen wie derzeit – überprüfen kann, ob alle Angaben fehlerfrei und vollständig sind. Da die Arbeit dann bereits im System vorliegt, muss nichts mehr manuell übermittelt werden. Das verbessert nicht nur die Servicequalität, sondern verkürzt auch die Fertigstellung.

Wir freuen uns auf Ihre Fallstudie

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