Schnelle Implementierung

In nur drei Tagen einsatzbereit

50.000

Akten innerhalb weniger Wochen aktualisiert

Patientenzufriedenheit

Unpassende Kommunikation entfällt

UHB verbessert Verwaltung von Patientenakten mit intelligenter Automatisierung

Dies war ein entscheidendes Projekt für uns. Das Sicherstellen der Aktualität des Patient Master Index ist das oberste Ziel eines jeden Trusts, da alles andere davon abhängt.
Dean Grinham Managing Director of Transformation – Program Delivery Manager, UHB IT Services

Der University Hospitals Birmingham NHS Foundation Trust (UHB) ist das führende Universitätsklinikum in den britischen West Midlands. Der UHB ist ein in hohem Maße innovativer Trust, der beständig auf der Suche nach Möglichkeiten ist, die Patientenversorgung und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Wenn sich die Umstände eines Patienten maßgeblich ändern, informiert dessen behandelnder Arzt den Personal Demographics Service (PDS). Jedoch wurden diese Informationen vom PDS nicht an die relevanten Krankenhäuser weitergeleitet. Dies hatte zur Folge, dass der UHB Terminerinnerungen und sonstige Kommunikation in vielen Fällen auch an bereits verstorbene Patienten verschickt hat. Mit Unterstützung von Blue Prism hatte der UHB den ersten Self-Service-Kiosk für Patienten in einem vom NHS Trust verwalteten Krankenhaus implementiert. Angespornt durch den Erfolg dieses Projekts, verfolgte der UHB nun das Ziel, mithilfe intelligenter Automatisierung die Effizienz weiter zu steigern.

Herausforderung: schnell veraltete Daten

Wenn sich die Umstände eines Patienten maßgeblich ändern, informiert dessen behandelnder Arzt den Personal Demographics Service (PDS). Jedoch wurden diese Informationen vom PDS nicht an die relevanten Krankenhäuser weitergeleitet. Dies hatte zur Folge, dass der UHB Terminerinnerungen und sonstige Kommunikation in vielen Fällen auch an bereits verstorbene Patienten verschickt hat. Verständlicherweise war diese Art von Fehler für die trauernden Familien äußerst verstörend. Dem UHB lagen rund 50.000 Akten verstorbener Patienten vor, die einer Aktualisierung bedurften. Da für die Bearbeitung einer einzelnen Akte eine Minute erforderlich war, errechnete der UHB, dass ein Mitarbeiter sechs Monate in Vollzeit benötigen würde, um sämtliche Akten zu bearbeiten. Hinzu kamen weitere 5.000 Akten, die einmal pro Quartal aktualisiert werden mussten. Eine Aufgabe, für die ein Vollzeitangestellter zwei Wochen benötigen würde.

Lösung: umgehnde Aktualisierung durch Digital Worker

Obwohl nicht nur der UHB von dem Problem betroffen war, fand dieser eine innovative Lösung. Aufgrund des vorangegangenen Erfolgs seines Self-Service-Kiosks sah der UHB die Chance, das Problem mithilfe von intelligenter Automatisierung in Angriff zu nehmen. Zu diesem Zweck setzte er
eine intelligente Digital Workforce von Blue Prism ein. Die Implementierungszeit für das Projekt betrug nur drei Tage. Innerhalb weniger Wochen wurden 50.000 Akten im Patient Master Index (PMI) des UHB vollständig aktualisiert, wodurch das Risiko, versehentlich bereits verstorbene Personen zu kontaktieren, entfiel.

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