Die Vorteile von IA und RPA für das Finanz- und Rechnungswesen

Debitoren- und Kreditorenkonten

Werden die Rechnungsverarbeitung, -prüfung, -genehmigung und Zahlungsplanung manuell erledigt, kann das recht aufwendig sein. Wenn Sie dagegen Intelligent Automation und Robotic Process Automation (RPA) für die Rechnungsautomatisierung einsetzen, lassen sich Rechnungen automatisch erfassen, überprüfen und genehmigen – oder auch von Digital Workern kennzeichnen. Ebenso können Sie Kundenrechnungen und Mitteilungen über verspätete Zahlungen automatisieren, damit sich Ihre Mitarbeiter stärker auf Kundenbeziehungen konzentrieren können. 

Häufige Anwendungsfälle für die AP-Automatisierung: 

• Rechnungsbearbeitung: Extrahieren Sie Daten aus Rechnungen, gleichen Sie diese mit Bestellungen und Quittungen ab und leiten Sie Rechnungen automatisch und ohne manuelle Bearbeitung zur Genehmigung weiter. 
• Workflows zur Zahlungsgenehmigung: Sie können anhand vordefinierter Automatisierungsregeln Rechnungen an die entsprechenden Genehmiger weiterleiten oder eskalieren. 
• Anbieterverwaltung Verwalten Sie Ihre Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten, indem Sie Informationen über Anbieter zentralisieren und deren Zahlungsbedingungen und Performance verfolgen. 
• Skonto bei frühzeitiger Zahlung: Identifizieren Sie, wer Ihnen Skonto bei frühzeitiger Zahlung gewährt, und priorisieren Sie entsprechende Rechnungen. 

Häufige Anwendungsfälle für die Automatisierung in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung: 

• Rechnungsstellung: Generieren Sie automatisch Rechnungen anhand von Kundenaufträgen oder Vertragsbedingungen, um eine rechtzeitige und genaue Rechnungsstellung zu gewährleisten. 
• Zahlungsabwicklung: Bieten Sie Ihren Kunden mehrere Zahlungsoptionen an, um die Zahlungsabwicklung so einfach wie möglich zu gestalten und den Cashflow zu beschleunigen. 
• Inkassoverwaltung: Optimieren Sie Ihre Inkasso-Prozesse, indem Sie automatische Mahnungen für überfällige Rechnungen versenden. 
• Bewertung des Kreditrisikos: Analysieren Sie die Kreditwürdigkeit von Kunden nach deren bisherigem Zahlungsverhalten und ihrer Kreditwürdigkeit. 

Entdecken Sie alle Möglichkeiten zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung. 

Extrahieren und Übermitteln von Informationen

Mit der Automatisierung der Auftragsabwicklung können Sie Bestellungsinformationen korrekt und schnell extrahieren. Dabei achten Digital Worker auf Eingabefehler und weisen Mitarbeiter per Weiterleitung darauf hin. Mit IA können Sie Folgendes automatisieren: 

• Bestellungsaufgabe: Generieren Sie Bestellungen auf der Grundlage von vordefinierten Regeln wie Lagerbeständen, Nachbestellungsvorgaben oder Umsatzprognosen. 
• Genehmigungs-Workflow: Leiten Sie Bestellungen automatisch zur Genehmigung weiter und senden Sie Benachrichtigungen an die Genehmiger, damit diese Aufträge direkt im System prüfen können. 
• Integration des Anbieterportals: Integrieren Sie Ihr System mit Anbieterportalen oder elektronischen Datenaustauschsystemen (EDI) zur direkten Übermittlung von Bestellungen an Lieferanten. 
• Auftragsverfolgung und Statusaktualisierung: Ermöglichen Sie die Echtzeitverfolgung von Bestellungen während des gesamten Beschaffungszyklus. 

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Immer wachsam, immer bereit 

Häufige Transaktionen sind zwar vorteilhaft für das Wachstum, erschweren die Buchführung aber zusätzlich. Intelligente Automatisierung kann hier hinter den Kulissen die Hauptarbeit übernehmen, damit Ihre Mitarbeiter diese Ergebnisse für höherwertige Aufgaben nutzen können.  

• Abgleichung: Das Sammeln und Abgleichen von Datensätzen – früher die Aufgabe von Junior-Buchhaltern – erledigen jetzt von Digital Worker in Echtzeit. Dieser automatisierte Abgleichprozess identifiziert und behebt Unstimmigkeiten fast sofort, um die Genauigkeit und Effizienz zu steigern.  
• Aufzeichnung von Transaktionen: Seitdem Computer in der Finanzabteilung Einzug gehalten haben, sind manuelle Eingaben von Transaktionsdaten in die Finanzsoftware fehleranfällig. Jetzt protokollieren die digitalen Mitarbeiter die Transaktionsdaten in Echtzeit, um solche Fehler zu vermeiden.  
• Cashflow-Management: Das Cashflow-Management erfordert zeitnahe, korrekte Daten und profitiert daher stark von der Automatisierung. Digital Worker liefern Echtzeit-Updates zu Forderungen und Verbindlichkeiten und helfen Ihrem Unternehmen, fundierte Entscheidungen zum kurz- und langfristigen Cashflow-Management zu treffen.  

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Echtzeit-Einblick in Ihren Bestand und Ihren Bedarf 

Durch die Einführung der Folgenabschätzung sinkt der Aufwand für die Kosten- und Vermögensverwaltung. Sie gewinnen dadurch Zeit und können begrenzte Ressourcen optimal einsetzen. 

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind sowohl Personal- als auch Finanzressourcen erforderlich, damit Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. Jeder Fehler kann zu einer schlechten Arbeitsmoral und zusätzlichem Stress bei Mitarbeitern und Teams führen. Mit der Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden jedoch fast alle Mitarbeiter automatisch korrekt und pünktlich bezahlt. Das entlastet Ihre Personal- und Finanzteams, die sich dann auf spezielle Probleme oder Fragen konzentrieren können. 
• Bestandsverfolgung und Inventarisierung: Vor der Automatisierung war die Verwaltung und Nachverfolgung physischer und digitaler Vermögenswerte mitunter kompliziert. Jetzt erfolgen die Bestandsverfolgung und -aktualisierung in Echtzeit mit IA, was Verluste reduziert und die Leistung verbessert. 
• Beschaffungs- und Bestandsmanagement: Bestellungen bei verschiedenen Anbietern im Blick zu behalten, kann viel Zeit kosten. Mit der Automatisierungssoftware gewinnen Sie einen Großteil dieser Zeit zurück, die Sie für ROI-Analysen und Preisverhandlungen mit Anbietern nutzen können. 

Weniger klicken, mehr denken

Von den IA- und RPA-Anwendungsfällen in Finanz- und Buchhaltungsabteilungen ist die Backoffice-Automatisierung der Schlüssel zur Reduzierung von Rückständen und Fehlern. Mitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit dem Sammeln und Verarbeiten von Daten aus verschiedenen Quellen. Mit IA erhalten Ihre Teams jedoch einen präzisen Echtzeit-Datenzugriff auf wichtige Finanzaufgaben und gewinnen mehr Zeit für Datenanalysen und die Berichterstellung.  

• Jahresabschlüsse: Früher erledigten Buchhalter manuelle Aufgaben– von der Transaktionserfassung und Auszugserstellung bis hin zur Weitergabe dieser Unterlagen an Stakeholder. Automatisieren Sie jetzt Ihre Buchhaltung. Mit IA überwachen und protokollieren Digital Worker Transaktionen in Echtzeit und erstellen automatisch aktuelle Finanzberichte, die über ein zentrales Dashboard zugänglich sind. Sie können diese Auszüge auch automatisch an Stakeholder im gesamten Unternehmen verteilen lassen, um Ihr Buchhaltungsteam zu entlasten. 
• Prognosen: Für die Erstellung von Prognosen mussten die Finanzteams traditionell Trends recherchieren und mit Geschäftsführern sprechen, um Projektionen zu erstellen. Mit IA wird der Prozess gestrafft und erfolgt datengestützt. Digital Worker sammeln und analysieren Daten, stimmen sie mit den Unternehmenszielen ab und erleichtern die Vorhersage zukünftiger Ausgaben und Einnahmen.  
• Budgetierung: Vor der Automatisierung erforderte die Budgetierung eine umfangreiche Zusammenarbeit und Verhandlungen zwischen verschiedenen Abteilungen. Jetzt können Digital Worker anhand früherer Ausgabenmuster und prognostizierter Einnahmen Budgetzuweisungen vorschlagen, wodurch weniger Verhandlungen und manuelle Eingaben notwendig sind.  
• Finanzanalysen: Bislang beruhten Finanzanalysen auf manuell erfassten Informationen. Jetzt werden dafür automatisch Echtzeitdaten automatisch abgerufen. Buchhalter können direkten Einblick in die finanzielle Performance bieten. 

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Vermeiden Sie kostspielige Fehler

Der letzte Bereich, in dem ein Unternehmen Fehler machen möchte, ist bei der Einhaltung von Vorschriften und Risiken – Stichwort „Compliance“. Durch den Einsatz von IA können Finanzabteilungen in diesem wichtigen Bereich mehr Vertrauen schaffen. 

• Audits: Früher waren Audits mit manueller Datenerfassung verbunden (und sehr viel papierbasierten Unterlagen). Eine moderne IA-Lösung überwacht kontinuierlich die Finanzaufzeichnungen und weist auf eventuelle Unstimmigkeiten hin. Dieser zeitgemäße Ansatz entlastet Buchhalter, die sich dann statt der Zusammenstellung der Daten intensiver der Lösung von Problemen widmen können. 
• Compliance: Ein kontinuierlicher Geschäftsbetrieb hing schon immer von der Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen ab – Standards, die sich schnell ändern können. Was früher eine ständige Beobachtung durch das Finanzteam erforderte, wird heute durch sofortige Warnmeldungen von Digital Workern erledigt. Mit IA bleiben Teams nicht nur bei geänderten Vorschriften auf dem Laufenden, sondern können auch dem Compliance Team Anpassungen vorschlagen.
• Risikomanagement: Mit Intelligent Automation erfolgen das Risikomanagement und die Erstellung von Berichten nicht mehr manuell und sporadisch. Mithilfe von Digital Workern, die von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen angetrieben werden, werden Finanzberichte kontinuierlich aktualisiert. Digital Worker erstellen schnell und einfach Berichte basierend auf aktuellen Daten, damit das Führungsteam fundierte Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Daten treffen kann.