Deutsch
Blog
So nutzen Sie Generative AI für die Extraktion und Verarbeitung von Dokumenten
Wie Automatisierung im Rechtswesen und in der Compliance funktioniert
Verringern Sie Risiken, gewährleisten Sie die Compliance und verbessern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter mit Intelligent Automation (IA ) und Robotic Process Automation (RPA) für das Rechtswesen. Realisieren Sie die digitale Transformation mit einer strikten Compliance. Unterstützen Sie Ihr Kanzlei-Team und erzielen Sie bessere Ergebnisse mit der Automatisierung im Rechtswesen und Compliance-Bereich und einer IA Digital Workforce.
Wie kann die Automatisierung das Rechtswesen verbessern?
Verwaltungsaufgaben
Fallmanagement
Lebenszyklus-Management von Verträgen
Verwaltungsaufgaben
Die Automatisierung im Office verringert Nacharbeiten, indem sie fehleranfällige manuelle Routineaufgaben wie die Dateneingabe automatisiert und Verwaltungsmitarbeitern einen nahtlosen Zugriff auf relevante Informationen aus verschiedenen Quellen gibt. Nutzen Sie IA zur Automatisierung von Kliententerminen, zur Unterstützung bei der Beantwortung einfacher Fragen durch KI-gesteuerte Chatbots, zur Priorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit und zum Versenden von Erinnerungen, damit Sie und Ihr Team keine Frist verpassen.
Automatisierung von Rechtsdokumenten
Digital Worker können Mitarbeitern bei der Erstellung von juristischen Standarddokumenten wie Verträgen helfen, indem sie Daten sammeln und diese mit Tools für die intelligente Dokumentenverarbeitung wie SS&C | Blue Prism® Decipher IDP in vordefinierte Vorlagen einfließen lassen. Dank Generative AI können Ihre Digital Worker Verträge und andere Dokumente zusammenfassen, um die Datenextraktion und Vertragsprüfung noch einfacher zu gestalten. Das können Digital Worker für Sie übernehmen:
- Zusammenstellung von Dokumenten: IA-Tools können automatisch Entwürfe basierend auf vordefinierten Vorlagen und Dateneingaben erstellen.
- Analyse von Dokumenten: Mit Hilfe der natürlichen Sprachverarbeitung (NLP) können Ihre Digital Worker den Inhalt von Rechtsdokumenten verstehen, um relevante Informationen zu extrahieren oder wichtige Klauseln hervorzuheben.
- Überprüfung von Verträgen: IA kann Verträge überprüfen, um Unstimmigkeiten, Fehler oder fehlende Klauseln zu ermitteln.
- Juristische Recherche: Lassen Sie Ihre Digital Worker automatisch nach relevanten Urteilen, Gesetzen und Präzedenzfällen suchen.
Juristische Recherche
Digital Worker können große Mengen juristischer Daten analysieren, um Präzedenzfälle und relevante Urteile zu finden: Sie suchen nach wichtigen Informationen, die Anwälten bei der Recherche helfen können, und liefern wertvolle Erkenntnisse zur Unterstützung der Fallarbeit. Dies kann Folgendes beinhalten:
- Juristische Online-Datenbanken: Ihre Digital Worker können einen riesigen Bestand an juristischen Dokumenten durchsuchen – z. B. bisherige Urteile, Gesetze, Verordnungen und juristische Veröffentlichungen –, um relevante Informationen schnell zu finden und zu filtern.
- Analyse von Dokumenten: NLP Digital Worker können juristische Dokumente analysieren, verstehen, zusammenfassen und kategorisieren sowie wichtige Informationen für Sie extrahieren.
- Juristische Analysen: Durch die Analyse von Mustern in umfangreichen Datensätzen können Sie mithilfe der Digital Worker neue Erkenntnisse zu bestimmte Fallergebnisse oder Prozesstrends gewinnen.
Genehmigungsverfahren
IA kann Dokumente und Formulare durch vordefinierte Genehmigungs-Workflows leiten. So wird gewährleistet, dass in jeder Phase die richtigen Personen die Dokumente prüfen und genehmigen. Automatisierungsplattformen lassen sich zudem mit Plattformen für elektronische Unterschriften integrieren. Das hat den Vorteil, dass Juristen auch außerhalb des Büros Dokumente elektronisch unterzeichnen und genehmigen können. Einige Beispiele, wie IA Genehmigungsverfahren verbessern kann:
- Automatisierte Weiterleitung von Dokumenten: Senden Sie Dokumente – basierend auf vordefinierten Regeln, Rollen und Berechtigungen – automatisch zur Genehmigung an die entsprechenden Personen, um Verzögerungen bei der Übergabe zu reduzieren.
- Elektronische Unterschriften: Dokumente können digital signiert werden. Sie müssen keine Unterlagen mehr ausdrucken, scannen oder per Post versenden, was Abfall vermeidet und den Verwaltungsaufwand reduziert.
- Workflow-Automatisierung: IA kann Ihren gesamten Genehmigungs-Workflow automatisieren, einschließlich der Erstellung, Überprüfung, Überarbeitung, Genehmigung und Verbreitung von Dokumenten.
Compliance-Überwachung
Die Compliance-Automatisierung hilft Kanzleien dabei, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Prozesse werden automatisch überwacht und aktualisiert, um diese an Gesetzes- und Vorschriftenänderungen anzupassen. So ist sichergestellt, dass Ihre Compliance immer auf dem neuesten Stand ist. Einige Möglichkeiten, wie Kanzleien von der Compliance-Automatisierung profitieren können:
- Regulatorische Überwachung: IA kann gesetzliche Änderungen und Neufassungen verfolgen, die für bestimmte Rechtsgebiete relevant sind. Lassen Sie Ihre Digital Worker einfach Websites von Aufsichtsbehörden, Regierungsveröffentlichungen oder Nachrichtenquellen durchsuchen, um geänderte Gesetze, Vorschriften und Compliance-Anforderungen zu erkennen.
- Compliance-Audits: Eine IA-Plattform kann Compliance-Audits bei Klienten optimieren, z. B. mit individuellen Checklisten, der Zusammenstellung relevanter Dokumente oder der Identifizierung nötiger Compliance-Verbesserungen.
- Richtlinienverwaltung: Mit der Compliance-Automatisierung lassen sich alle Ihre Richtlinien, Verfahren und Unterlagen zur Einhaltung von Vorschriften zentralisieren und automatisieren.
Datensicherheit
IA trägt im gesamten Geschäftsprozess zu einer einheitlichen, kontrollierten und sicheren Bearbeitung bei. Vertrauliche Daten werden durch bessere Kontrollen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt. Und das Beste daran: Dafür muss nichts an der IT-Infrastruktur geändert werden. Mit IA stärken Sie die Sicherheit auf ganzer Linie:
- Datenverschlüsselung: Verschlüsseln Sie vertrauliche Daten bei der Übertragung und an Speicherorten. So sind Ihre Daten stets geschützt, selbst wenn diese abgefangen oder von Unbefugten eingesehen werden.
- Zugangskontrolle: Implementieren Sie engmaschige Zugriffskontrollen, damit nur berechtigte Benutzer vertrauliche Daten sehen können. Das verringert das Risiko von Datenschutzverletzungen oder Insider-Bedrohungen.
- Multi-Faktor-Authentifizierung: IA kann von Benutzern die Verifizierung ihrer Identität verlangen, wenn diese auf wichtige Daten zugreifen wollen. Benutzer müssen sich mehrfach authentifizieren, z. B. mit Passwörtern, biometrischen Daten oder einmaligen Passcodes, bevor sie Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten.
- Überwachung der Benutzeraktivitäten : IA kann die Benutzeraktivitäten innerhalb des Systems überwachen und protokollieren, einschließlich Anmeldeversuchen, Dateizugriffen, Dokumentenbearbeitungen und Systemkonfigurationen. So können Sie verdächtiges Verhalten erkennen und potenzielle Verstöße rechtzeitig untersuchen.
Elektronische Recherche (eDiscovery)
Automatisierungs-Tools für Juristen können relevante elektronische Informationen finden, zusammenstellen und analysieren – eine wertvolle Hilfe bei Rechtsstreitigkeiten. Das entlastet Prozessbeteiligte von zeitaufwendigen Nachforschungen, damit sie sich ganz auf die Entscheidungsfindung konzentrieren können. IA kann im Rechtswesen Aufgaben übernehmen wie:
- Datenerfassung und Datenerhalt: Automatisieren Sie die Erfassung und Speicherung relevanter elektronisch gespeicherter Informationen aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, Dokumente, Datenbanken und Social-Media-Plattformen.
- Datenverarbeitung und Datenfilterung: Verarbeiten und filtern Sie große Mengen elektronisch gespeicherter Informationen, um zu prüfende Dokumente zu identifizieren und zu priorisieren.
- Überprüfung und Analyse von Dokumenten: Vereinfachen Sie die Überprüfung von Dokumenten mit fortschrittlichen, KI-unterstützten Suchfunktionen.
- Schwärzung und vertraulicher Schriftverkehr: Schwärzen Sie automatisch sensible Informationen und vertraulichen Schriftverkehr in Dokumenten, z. B. personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse.
Abrechnung und Rechnungsstellung
Automatisierungs-Tools können abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden erfassen und anhand dieser Daten automatisch korrekte Rechnungen erstellen. Das reduziert manuelle, fehleranfällige Prozesse wie die Dateneingabe, die Ihre Mitarbeiter von lukrativeren Aufgaben wie der Mandantenbetreuung abhalten. Das kann IA für Sie übernehmen:
- Erfassung der abrechenbaren Stunden: Eine IA-Zeiterfassungssoftware kann in Fallmanagement-Systeme integriert werden, damit automatisch der Zeitaufwand von Anwälten pro Mandant erfasst wird.
- Erfassung von Ausgaben und Spesen: IA kann mit der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) Auslagen für Mandanten durch Anwälte und Mitarbeiter erfassen, z. B. Belegdaten oder Kreditkartenabrechnungen.
- Rechnungslegung und Rechnungsprüfung: Lassen Sie Digital Worker automatisch Rechnungen mit allen erfassten Stunden, Auslagen und Spesen erstellen – auch spezielle Anweisungen wie Rabatte oder Anpassungen können dabei berücksichtigt werden.
- Rechnungsversand: Automatisieren Sie den Versand von Kundenrechnungen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Kundenportale oder elektronische Rechnungsplattformen.
Vorteile der Automatisierung im Rechnungswesen
Automatisierungstechnologien bringen bei der Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten viele Vorteile – ob bei Büroarbeiten oder juristischen Vorgängen, die Ihre Rechtsabteilung und Rechtsberater übernehmen. Die Automatisierungssoftware spart Ihren Mitarbeitern unzählige Arbeitsstunden. Dadurch profitieren Sie von mehr Effizienz und personellen Kapazitäten – und schaffen so die idealen Voraussetzungen für das zukünftige Wachstum.
Nahtlose Integration von juristischer Automatisierungssoftware
Automatisierungssysteme können nahtlos in Ihre bestehende Rechtstechnologie und Datenbanken integriert werden, um den Datenfluss zwischen Rechtsprozessen zu ermöglichen.
Korrektere Prüfpfade
Bei jedem Prozessschritt generiert IA in Echtzeit Prüfpfade Ihrer Rechtsdokumente. Dies sorgt für höhere Transparenz und eine nachvollziehbare Aufzeichnung während Ihres gesamten Workflows.
Aufschlussreiche Performance-Analysen
IA erstellt analytische Berichte auf der Grundlage der Prozessleistung. Kanzleien können so leichter Engpässe erkennen, Workflows optimieren und die Prozesseffizienz verbessern.
Bessere Betreuung von Mandanten
IA vereinfacht jeden Schritt in einem Rechtsverfahren und ermöglicht schnellere Reaktionszeiten. Interne Mandanten werden sofort automatisch benachrichtigt, wenn von ihnen Informationen oder Unterschriften benötigt werden. IA kann auch einfache Fragen von Mandanten mit Chat-Bots beantworten und so zu einem besseren, schnelleren Service beitragen.
Höherer Wettbewerbsvorteil
IA macht Ihre Kanzlei agiler: Sie gewinnen neue Kapazitäten und dadurch mehr Mandanten, können schneller korrekte Informationen bereitstellen und verbessern zugleich Ihre Compliance, wovon der gute Ruf Ihrer Kanzlei profitiert.
Freisetzung von Ressourcen
Durch den Abbau manueller juristischer Aufgaben gewinnen Sie zusätzliche personelle Ressourcen ohne Neueinstellungen. IA fördert die Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern und Digital Workern. Auf diese Weise können Ihre Systeme mit den Digital Workern zusammenarbeiten und Ihre Mitarbeiter bei profitableren Aufgaben als Assistenten unterstützen.
Was können Sie automatisieren?
Automatisieren Sie die Workflows in Ihrer Rechtsabteilung, um juristischen Verfahren schneller voranzubringen und Ihr Vorgehen zu optimieren.
Anwendungsfälle für IA und RPA im Rechtswesen
Daten extrahieren
Verträge digitalisieren und verwalten
Komplexität und Routineaufgaben reduzieren
Datensicherheit gewährleisten
Daten extrahieren
Ihre KI-gestützten Digital Worker lesen und interpretieren Dokumente, um Mitarbeitern zuzuarbeiten. Dazu gehören die Entscheidungsfindung und die Behandlung von Einzelfällen. IA eröffnet für Ihr Team neue Möglichkeiten bei der elektronischen Recherche, indem Daten aus verschiedenen Quellen extrahiert und in einem System zusammengeführt werden.