Si al ejecutar una capacidad de RPA le suele suceder que usted tiene muchos procesos en su canal o no tienes procesos los suficientes, es probable que esté atascado en el ciclo de festín o hambruna.

No es común que los programas de RPA tengan este problema al principio. Al poner los esfuerzos iniciales en el descubrimiento del proceso, la etapa siguiente de creación, implementación y ejecución de los trabajadores digitales le absorbe toda su energía. Esto significa que no está buscando más procesos. Pronto se da cuenta de que el canal está vacío y el ciclo comienza de nuevo.

Yo he pasado por esto y también he visto cómo otras organizaciones lo vivieron. La buena noticia es que no tiene que ser de ese modo. Hay algunos pasos clave que puede tomar para romper el ciclo y tener un canal bien alimentado de procesos de alta calidad para la automatización.

1. Generar interés
2. Evitar el agujero negro
3. Descalificar
4. Crear la "máquina para hacer salchichas"
5. Sujetar, no tirar

Generar interés

Generar conciencia sobre RPA en toda una organización a menudo se ejecuta bien en los primeros días. Es algo nuevo y resplandeciente, y las personas están entusiasmadas por ver qué pueden hacer. También es fundamental en los primeros días generar conciencia para poder encontrar algunos procesos para automatizar y así hacerlo. Sin embargo, la clave está en mantener este impulso.

Crear un plan de comunicaciones, además de un calendario de actividades, hará que las personas sepan que usted sigue estando ahí y generando para la empresa. Por supuesto que los mensajes generales para todos en la organización son importantes, pero no deberían representar la suma total de su estrategia.

Debe pensar en quiénes son sus clientes ideales; es decir, ¿qué áreas de la empresa se beneficiarían más con sus servicios? ¿Cómo les añadiría valor? ¿Cómo puede demostrar que usted puede ofrecerles lo que necesitan? Saber esto le ayudará a dirigir sus mensajes para obtener los resultados que busca. Este debería ser el enfoque de su estrategia de comunicación.

Evitar el agujero negro

Generar interés es algo relativamente directo, pero con el paso del tiempo, a nadie le importará lo que usted hace si no pueden ver lo que hace. Nada mata el interés en una nueva iniciativa como un agujero negro.

¿A qué me refiero con un agujero negro? En una empresa en la que trabajé anteriormente, tenían un gran proyecto de innovación, en el cual podíamos presentar ideas para ese proyecto que mejoraran la empresa internamente o que ayudaran a los clientes externamente. Esas ideas se votaban; todos recibirían algún tipo de comentario y se seleccionaban las mejores para ser implementadas y recibir un premio, pero esto no ocurrió y el proyecto fracasó.

El primer año que se puso en práctica fue un éxito, pero luego los comentarios comenzaron a agotarse. Las personas presentaban sus ideas, pero no recibían respuestas. ¿El resultado? Nadie más presentó sus ideas. Claro que esa no fue la peor parte. La gente también hablaba del fracaso que era. Las personas estaban apegadas a sus ideas y habían pasado tiempo presentándolas. No recibir ninguna respuesta era peor a que les dijeran que su idea no había sido seleccionada. Sentían que sus presentaciones habían caído en un agujero negro.

Sea cual fuere su forma, ya sea al dar a todos visibilidad del canal y mantener el estado actualizado, o simplemente al enviar las actualizaciones del estado por correo electrónico a todos los que han presentado procesos para automatización, asegúrese de tener un ciclo de comentarios en funcionamiento.

Descalificar

Puede resultar tentador, en especial durante pases de hambruna, aceptar a todos los procesos que se le presentan para automatización. Si bien esta puede parecer una buena idea en el momento, ya que lo mantiene ocupado, puede tener grandes desventajas.

En primer lugar, es muy probable que centrarse en crear procesos inadecuados no lo acerque a sus objetivos estratégicos. Es muy poco probable que lo ayuden a generar su visión. En segundo lugar, mientras usted consume su tiempo en posibles procesos inadecuados, las oportunidades correctas, aquellas que lo pueden ayudar a llegar a donde usted desea, probablemente pasen de largo.

Claro que esto no quiere decir que usted no debería escoger algún trabajo de valor mínimo si es probable que sea estratégicamente importante en el futuro. Automatizar un proceso para ayudar a un departamento nuevo, o para probar su valor a un director ejecutivo vale la pena el tiempo invertido en el largo plazo. Solo asegúrese de descalificar lo antes posible a todos los procesos que no sirven a la visión general de su capacidad RPA.

Es fácil decirle que debe descalificar, pero ¿cómo puede hacerlo realmente con confianza?

Crear la "máquina para hacer salchichas"

Probablemente haya oído hacer referencia a la máquina para hacer salchichas en el área de ventas. Se llena la tolva con oportunidades de venta en un extremo; el tubo es el proceso de ventas y la manija es la actividad de ventas que empuja las oportunidades. Las ventas salen por el otro extremo.

En nuestra versión de la máquina para hacer salchichas los procesos con potencial de automatización entran en la tolva, el tubo es el marco de descubrimiento del proceso y la manija es la actividad de descubrimiento. Los procesos completamente analizados y aprobados para automatización salen por el otro extremo.

¿Cuál es el marco de descubrimiento del proceso? Es un proceso de tres etapas para identificar las mejores oportunidades de automatización: Selección>Evaluación>Análisis. Cada etapa ayuda a filtrar y priorizar los procesos que deben ser automatizados según los objetivos estratégicos que deben cumplirse. Por supuesto, probablemente desee crear su propia versión de esto, pero la clave es tener un enfoque formal basado en lo que desea alcanzar como equipo de RPA.

Sujetar, no tirar

A medida que su tolva se llena de oportunidades potenciales, habrá algunos procesos que aún no alcanzan el nivel deseado. Un proceso puede necesitar un elemento de OCR o un formulario web para estandarizar las entradas; y quizás ninguno de ellos todavía esté a su disposición. No descarte estos procesos. Si los desglosa, probablemente haya elementos que ya puede automatizar. Incluso si ese no es el caso, es muy probable que usted pueda automatizar el proceso en el futuro una vez que amplíe su capacidad. Sujételo para futuras referencias y avance hacia la siguiente oportunidad.

Un enfoque coherente para llenar y mantener el canal del proceso lo ayudará a mantener el flujo de trabajo y sus metas en el buen camino. No tenga miedo de seguir promocionando el servicio cuando haya tenido un retraso. Siempre que tenga el ciclo de comentarios en funcionamiento, y un marco de descubrimiento formal para priorizar de manera adecuada, no puede equivocarse demasiado.