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Cómo las empresas se benefician de la Automatización Robótica de Procesos sin poner mucho esfuerzo en capacitación.
Von Robert Ekstrom, Vicepresidente da EMEA DACH und North.
La Automatización Robótica de Procesos (RPA) está ganando importancia y a un ritmo acelerado: el 44% de las empresas considera que la RPA como una prioridad alta o muy alta en 2020, en comparación con solo el 25% en 2019. Este es el resultado de un informe de Blue Prism resumiendo los resultados del estudio "Process Mining and RPA 2019" de IDG Research Services.
El informe también revela áreas en las que las empresas aún tienen problemas: el 19% de los encuestados dijo que el alto nivel de capacitación de RPA es un obstáculo para sus empleados.
Esto puede ser una consecuencia de malas experiencias con otros proyectos de TI. Sin embargo, no hay fundamento, pues con el enfoque de RPA correcto, la capacitación se puede mantener al mínimo.
La Automatización Robótica de Procesos ejecuta automáticamente procesos que de otro modo serían realizados por un humano en una computadora. El requisito previo es que estos procesos estén completamente digitalizados.
Los robots de software, llamados trabajadores digitales, abren, registran y verifican, por ejemplo, las facturas que se envían a la empresa por correo electrónico. Después de la verificación basada en reglas fijas de integridad y corrección, transfieren los datos a sistemas de contabilidad o aplicaciones especializadas, sin errores y a la máxima velocidad. Los trabajadores digitales se pueden escalar libremente, liberan a sus colegas humanos de tareas repetitivas, reducen errores y ahorran considerables recursos, y están listos para operar las 24 horas del día.
Estrategia en lugar de una miscelánea sin sentido
Para que RPA alcance su máximo potencial manteniendo la seguridad, las empresas deben considerar una serie de factores. RPA debe usarse como una plataforma estratégica para toda la empresa, en lugar de como una solución independiente para departamentos individuales. Para evitar que los empleados puedan automatizar procesos individuales sin el conocimiento del departamento de TI y, por lo tanto, crear el peligro de estructuras paralelas ocultas, es decir, TI paralela, se recomienda la siguiente distribución de roles:
- Antes de automatizar un proceso, primero debe entenderlo de la A a la Z. Por lo tanto, la automatización de los procesos es tarea de los empleados de los departamentos especializados y no puede delegarse en TI. Estos empleados tienen el conocimiento especializado de cómo se ve el proceso y dónde aún debe optimizarse antes de que pueda automatizarse.
- TI se encarga del marco técnico, vigila la seguridad y el cumplimiento y ayuda con los problemas, especialmente en la fase de introducción.
- Las empresas deben capacitar a "Gerentes de Trabajadores Digitales" dentro de los departamentos individuales para mantener los requisitos de capacitación para los nuevos empleados lo más bajo posible después de la introducción de RPA, pero también para contestar las preguntas dentro de las divisiones. Ellos son el canal hacia TI cuando surgen problemas, pueden capacitar a nuevos colegas, también con respecto a los detalles departamentales, y de este modo también aseguran una transferencia de conocimiento dentro del departamento.
No es necesario saber programar
Una idea errónea común es que para crear un robot de software es necesario saber escribir el código del programa. Sin embargo, esto no es cierto, pues los pasos individuales de un proceso pueden fusionarse como objetos predefinidos en una especie de diagrama de flujo arrastrando y soltando.
El esfuerzo para esto y para la capacitación inicial se pone en perspectiva cuando se considera que los robots de software, una vez configurados, se pueden multiplicar simplemente presionando un botón. La escalabilidad es una de las grandes ventajas de la RPA.
Esto permite a los empleados concentrarse en otras actividades más creativas con un mayor potencial de creación de valor. En tiempos de escasez de trabajadores calificados, esta es una gran ventaja para las empresas con altos requisitos de personal.
Reducir la carga del departamento de TI
Debido a que los empleados de los departamentos pueden adaptar de manera flexible los robots de software a los requisitos de sus objetivos comerciales, ellos no necesitan la ayuda del departamento de TI. Al mismo tiempo, TI se alivia y puede concentrarse en garantizar el cumplimiento y la seguridad en lugar de tener que lidiar con las solicitudes de automatización de los departamentos.
La IA y otras funciones hacen que los robots de software sean "inteligentes"
Al configurar trabajadores digitales, la tienda de aplicaciones Digital Exchange (DX) ofrece a las empresas acceso a módulos adicionales de proveedores y socios líderes. Esto permite que los robots de software estén equipados con habilidades cognitivas gracias a la IA, por ejemplo. Los módulos adicionales simplemente se arrastran y sueltan en el proceso en la etapa apropiada.