¿Qué es la minería de procesos y cómo acelera la automatización?

Los procesos hacen que las empresas funcionen, y muchas organizaciones han recurrido a la automatización robótica de procesos (RPA) y la automatización inteligente (AI) para digitalizar los procesos y transformar la forma de operar. Como consecuencia, están ahorrando una importante cantidad de tiempo y costos, aumentando la satisfacción laboral y empoderando a su personal para que se centre en tareas más estratégicas.

Ahora las organizaciones están listas para ir más allá de la automatización de procesos repetitivos altamente manuales, y transformar una gama más amplia de sistemas en todas las organizaciones.

Priorizar los procesos a automatizar

Este siguiente paso puede presentar desafíos en la selección y priorización de qué procesos automatizar, según cuáles impulsarán el mayor valor y lograrán objetivos estratégicos. En general, cuando una organización enfrenta desafíos al encontrar procesos para automatizar, utilizan métodos de descubrimiento de procesos manuales para crear lo que se conoce como un documento de definición de procesos (PDD).

El PPD es un manual de instrucciones efectivo que debe ser preciso y lo suficientemente detallado para capacitar a los colaboradores digitales para que realicen procesos de negocio sin ayuda del personal. Se desarrolla con la ayuda de expertos en la materia o en el ámbito que entienden cómo funciona y puede mejorarse un proceso a través de la automatización.

Recientemente, las organizaciones han comenzado a usar herramientas de minería de procesos para automatizar esta actividad de recopilación de información. El dilema está en que ambos enfoques, procesos manuales y minería de procesos, enfrentan desafíos.

El descubrimiento de procesos manuales depende de personas que expliquen el proceso paso a paso, lo que puede conducir a información faltante o soluciones alternativas. Esto tiene como consecuencia una automatización que omite pasos clave y organizaciones que no tienen una imagen realmente clara del rendimiento de los procesos.

El descubrimiento de procesos manuales requiere de una gran cantidad de tiempo y recursos, presiona a los expertos en la materia y potencialmente introduce sesgos y supuestos imprecisos sobre los procesos que son falsos.

Por su parte, las herramientas de minería de procesos exclusivamente pueden no ser adecuadas en el entorno de negocios complejos de la actualidad, ya que no siempre proporcionan los conocimientos que necesitan las empresas para desarrollar sus procesos.

En este artículo, exploraremos:

• ¿Qué es la minería de procesos ?
• ¿De qué manera la inteligencia de procesos agrega más capacidades a la minería de procesos?
• ¿De qué manera la inteligencia de procesos mejora la automatización inteligente?

¿Qué es la minería de procesos?

La minería de procesos usa datos de los sistemas de información para crear un modelo que refleje con precisión el modo en que se ejecuta un proceso. IDC la define como: “Análisis estadístico impulsado por los datos de cómo funciona un proceso comercial para identificar áreas de variación e ineficiencia”. La empresa global de inteligencia de mercado continúa explicando lo siguiente: “El objetivo de la minería de procesos es obtener un entendimiento basado en datos de la variación e ineficiencia de los procesos para mejorar de manera sistemática el proceso y maximizar el rendimiento a la vez que se alinea con los objetivos generales de una empresa”.

Los datos que se requieren para la minería de procesos se recolectan del registro de datos de aplicaciones y bases de datos que se usan para ejecutar el proceso. Los datos se ingresan en un motor analítico que mina los datos para producir un mapa de cómo opera el proceso en producción, y, luego, lo compara con un modelo de cómo está diseñado el proceso para operar.

La minería de procesos es efectiva incluso cuando un solo proceso depende de las interacciones con múltiples sistemas y bases de datos. Puede seguir registros de datos y de auditoria para crear modelos de procesos, que muestran los detalles de los procesos de principio a fin basados en datos de la vida real. Luego, las organizaciones pueden analizar los modelos para descubrir si los procesos están operando como deben e identificar la raíz de las desviaciones y los cuellos de botella que evitan que trabajan de manera correcta.

Las ventajas de la minería de procesos sobre los procesos de descubrimiento manual son muchas y variadas, incluida la capacidad de aprovechar la automatización para crear representaciones precisas del rendimiento del proceso de manera más rápida, fácil y precisa que con los enfoques manuales.

Sin embargo, la minería de procesos operando sola tiene sus deficiencias. Es posible que algunas herramientas no puedan conectarse con ciertos tipos de fuentes de datos o no puedan minar procesos altamente complicados y variables.

Y si bien la minería se procesos es excelente para observar registros del mundo real y registros de auditoría, necesariamente se basan en el trabajo realizado en el pasado, en lugar de en tiempo real. Esto significa que los procesos pueden analizarse en retrospectiva, pero no permiten a las organizaciones supervisar los procesos de manera continua y granular.

¿De qué manera la inteligencia de procesos agrega más capacidades a la minería de procesos?

Blue Prism Process Intelligence, impulsado por ABBYY Timeline, combina la minería de procesos, la minería de tareas y las mediciones similares a la inteligencia comercial para proporcionar conocimientos mucho más profundos de los procesos comerciales. Su enfoque del análisis numérico funciona bien en todos los tipos de procesos, independientemente de cuántas fuentes de datos estén involucradas o qué tan complejo sea un proceso. Es un sistema poderoso que puede hacer frente a grandes volúmenes de registros de procesos, en los que se pueden agregar elementos y realizar búsquedas en gran detalle.

Blue Prism Process Intelligence no se limita a analizar procesos que ya sucedieron, sino que puede, en cambio, supervisar procesos en tiempo real, de modo que se puede alertar a los propietarios de los procesos sobre errores y desviaciones, lo que ayuda a mejorar el modo en que opera la empresa en todo el consejo.

Con las herramientas de minería de procesos, los usuarios pueden ver los resultados para encontrar problemas que pueden tener un impacto en el cumplimiento normativo de una organización. Process Intelligence va un paso más allá al permitir a las organizaciones definir reglas de procesos reales que se alinean con sus requisitos de cumplimiento.

Luego, se capacita a los colaboradores digitales para que supervisen cualquier desviación de esas reglas y lo informen automáticamente a los propietarios del proceso. Se pueden configurar las reglas del proceso que se relacionan con el cumplimiento para que solucionen los problemas no bien surgen las alertas, lo que evita los desafíos asociados con el incumplimiento.

¿De qué manera la inteligencia de procesos mejora la automatización inteligente?

Debido a que Process Intelligence proporciona una visión única de principio a fin de la ejecución del proceso y los posibles efectos secundarios, permite a las organizaciones identificar las oportunidades de automatización más valiosas. Esto incluye la capacidad de calcular variaciones del proceso, junto con consecuencias de tiempo y costo para las automatizaciones. Está creada en torno a cálculos del Retorno de la Inversión (ROI) cuantificables impulsados por los datos en función la cantidad de transacciones y pasos del proceso, la duración del proceso y el costo por transacción. Las organizaciones pueden crear esta información a la vez que eliminan procesos manuales que utilizan demasiados recursos, lo que significa un tiempo para producir valor y un ROI más rápidos.

Uno de los resultados más valiosos de los proyectos de automatización inteligente es que ofrecen una oportunidad de abordar procesos por debajo de los estándares. Con Process Intelligence, las organizaciones pueden revisar los procesos mientras se ejecutan, lo que les permite identificar, analizar y corregir problemas antes de que sean integrados con la RPA.

Las inversiones continuas en automatización inteligente dependen del éxito de los proyectos de RPA, el cual debe medirse por el valor que aportan a la empresa. Process Intelligence ayuda a garantizar que las automatizaciones funcionan como se esperaba después de la implementación, y utiliza su capacidad para supervisar el impacto en las fases anteriores o posteriores.

Esto se extiende aún más al proceso automatizado que supervisa escenarios en modo mixto, donde los colaboradores digitales operan en colaboración con la ayuda humana. Al mostrar el valor de las automatizaciones de modo mixto, las organizaciones pueden proteger los compromisos de ROI futuros. Se puede entrenar al sistema para que proporcione puntos de datos específicos a los responsables sénior de la toma de decisiones, que pueden ver datos cuantificables reales que se supervisan y actualizan constantemente.

Una de las ambiciones de los líderes en automatización inteligente es ampliar su uso de los colaboradores digitales a toda la organización. Esto requiere de una orquestación pensada para garantizar que la automatización permanece sincronizada en todos los procesos y sistemas comerciales a los que llega. Con Process Intelligence, las organizaciones pueden supervisar los procesos de toda la empresa en casi tiempo real, y garantizar que se puede solucionar cualquier problema lo más rápido posible.

Process Intelligence y automatización inteligente

Históricamente, los analistas y los equipos del centro de excelencia han estado dificultados por el descubrimiento y la definición de los procesos manuales, lo que consume mucho tiempo, utiliza muchos recursos y a menudo, es poco preciso. Para muchos, la minería de procesos fue el primer paso para traer la tecnología a bordo y ayudar a entender cómo funcionaban los procesos.

Hoy en día, Process Intelligence brinda un nuevo enfoque que acelera la transformación y ayuda a los líderes a entender realmente sus empresas. Ya no corren el riesgo de desperdiciar su inversión en automatizaciones que no agregan valor o que simplemente automatizan procesos rotos con pocos beneficios.

El enfoque impulsado por los datos logrado por Process Intelligence facilita la identificación de áreas que realmente se beneficiarían de la automatización, y brinda acceso a niveles de detalle que simplemente no eran posibles con las herramientas de minería de procesos solamente.

Process Intelligence ofrece una oportunidad continua de supervisar la eficacia de los procesos, identificar problemas, mantener el cumplimiento normativo y alertar a las personas correctas sobre los problemas en una oportunidad más temprana. En conjunto, estos beneficios facilitan a los equipos de automatización la tarea de hacer un argumento comercial hermético para las inversiones futuras.

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