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Estudio de caso

Los servicios profesionales ayudan a transferir derivaciones a Epic

5 semanas Implementación rápida
24.570 horas devueltas a la empresa
60% más de rapidez en la transferencia de derivaciones y comentarios de clasificación

Key Takeaways

El equipo de servicios gestionados de automatización de SS&C Blue Prism implementa la automatización de transferencias de referencias cruciales en cinco semanas

Un proveedor de servicios de atención médica del Reino Unido aspira a ser uno de los mejores del país en cuidados intensivos al brindar una atención de vanguardia a casi un millón de pacientes. Para mejorar la prestación de atención médica, la organización emprendió recientemente un importante cambio tecnológico e implantó Epic, un sistema de electrónico de registro de pacientes (EPR) que aporta importantes beneficios. Sin embargo, conectar su actual sistema electrónico de derivación (ERS) a Epic fue todo un desafío. Era fundamental que las derivaciones siguieran fluyendo entre los sistemas sin interrupciones. El proveedor de atención médica se asoció con los servicios profesionales de SS&C Blue Prism para implementar rápidamente una solución de automatización inteligente (AI) que conectara los dos sistemas.

Un nuevo sistema digital conlleva nuevos desafíos

Anteriormente, el proveedor de atención médica utilizaba más de 200 sistemas en papel y digitales para gestionar la atención a los pacientes. Decidieron implementar Epic para simplificar sus operaciones y crear un único sistema electrónico para gestionar los historiales de los pacientes. Los proveedores de atención médica de todo el Reino Unido utilizan un ERS para enviar y recibir derivaciones de médicos clínicos, especialistas y hospitales. El proveedor de atención médica necesitaba una forma de transferir las derivaciones de ERS a Epic, de modo que se pudiera tratar a los pacientes y se pudieran comunicar sus resultados al médico clínico y otros profesionales de la salud, pero esto era más fácil de decir que de hacer.

Los equipos administrativos habían estado cargando de forma manual las derivaciones desde el ERS a los sistemas EPR actuales, pero era una práctica insostenible. La reducción de los esfuerzos administrativos es una de las principales ventajas empresariales de Epic, por lo que no tenía sentido que los equipos siguieran cargando las derivaciones manualmente. Además, con la entrada en funcionamiento de Epic, hubo que transferir todos los registros al nuevo sistema a la vez. Si se hiciera de forma manual, el proveedor de servicios de atención médica necesitaría incorporar un gran equipo de empleados temporales para completar esta tarea. El reloj corría: Epic iba a entrar en funcionamiento en solo tres semanas. El equipo de consultas externas necesitaba una solución rápida y eficaz.

Aquí es donde el equipo de servicio gestionado por automatización de SS&C Blue Prism entra en acción

El proveedor de atención médica determinó que la automatización inteligente era la mejor solución para trasladar rápidamente sus derivaciones del ERS a Epic. Sin embargo, los recursos y los conocimientos para implementar la solución internamente eran limitados, sobre todo en un plazo tan ajustado. SS&C Blue Prism contaba con colaboradores digitales para ayudar a gestionar las derivaciones, y también con un equipo de expertos y desarrolladores de SS&C Blue Prism disponibles para trabajar junto con el equipo de consultas externas del proveedor de atención médica.

El equipo aprovechó el programa de servicio gestionado por automatización de SS&C Blue Prism. De este modo, no tuvieron que aprender múltiples tecnologías nuevas. En su lugar, podían centrarse en comprender las particularidades de Epic y el equipo de SS&C Blue Prism se encargaba del desarrollo de las automatizaciones.

En solo cinco semanas, tras llamadas diarias y cuatro desarrolladores dedicados de SS&C Blue Prism trabajando constantemente junto al equipo interno, el proveedor de Blue Prism atención médica había transferido casi 30.000 derivaciones a Epic.

Los colaboradores digitales ayudan a mejorar la experiencia del paciente y a reducir los riesgos

Ahora, cuando un médico clínico realiza una derivación en el ERS, un colaborador digital de SS&C Blue Prism la localiza, realiza diversas comprobaciones e introduce la derivación directamente en el historial del paciente en Epic para que un consultor pueda clasificar la derivación. Si los pacientes son nuevos, el colaborador digital los registra. Los colaboradores digitales no se detienen ahí. Una vez completada la clasificación de la derivación, un colaborador digital toma el resultado y lo envía desde Epic de nuevo al ERS para que el médico esté al tanto sobre la atención del paciente. Lo que antes le llevaba a un miembro del personal entre ocho y diez minutos cargar de forma manual, ahora le lleva a un colaborador digital solo cuatro minutos, lo que supone una reducción del 60% en el tiempo de procesamiento.

Una vez que las automatizaciones estuvieron en marcha, el proveedor de atención médica determinó que no disponía de recursos internos para dar soporte a las automatizaciones. Su importancia clínica significaba que los automatismos tenían que funcionar sin problemas todo el día, todos los días. Por ello, pidieron al equipo de servicios profesionales de SS&C Blue Prism que se quedara y prestara un servicio continuado para mantener y hacer funcionar esas automatizaciones.

¿Qué sigue?

El proveedor de atención médica utilizará a su mano de obra digital en un proceso de asesoramiento y orientación (A&G) y se asegurará de que todas las comunicaciones de A&G se sitúen dentro del registro de pacientes de Epic. Los colaboradores digitales extraerán y actualizarán el ERS y se comunicarán con los médicos clínicos para así evitar citas ambulatorias innecesarias. También tienen previsto introducir a sus colaborador es digitales en los equipos de RR. HH. y de validación de datos.

No contábamos con un equipo de automatización y lo ajustado de los plazos y las limitaciones de recursos nos impidió contratar a nuestro propio personal para cumplir en tiempo y forma. Los servicios profesionales de SS&C Blue Prism aportaron una profunda experiencia en la automatización de procesos (RPA), una actitud flexible y una asociación fundamental que nos permitió crear una conexión sólida entre nuestro sistema de derivación electrónica y nuestro nuevo sistema de registro electrónico, Epic”.
Líder de rendimiento electivo y acceso a la confianza Proveedor de atención médica del Reino Unido

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