Fundamentos de la RPA - Capitulo 3

Capítulo 3

Superación de las barreras para la adopción de la automatización inteligente

Aplicar un programa de automatización inteligente requiere trabajo y dedicación. Afortunadamente, la inversión en tiempo y esfuerzo dará sus frutos con beneficios que abarcarán toda la empresa, desde el ahorro de costos y la eficiencia hasta la satisfacción de los clientes y los empleados.


Overcoming Barriers Image

Para ayudarle a obtener esos beneficios lo antes posible, abordamos los desafíos más comunes para la adopción de la automatización inteligente y proporcionamos soluciones que puede implementar en el acto.

Podrá sortear los primeros días con facilidad aprendiendo de las organizaciones cuyos programas de automatización inteligente fueron recibidos con los brazos abiertos en todos los departamentos de la empresa.

Entonces, ¿cuáles son los mayores obstáculos a la hora de implementar un programa de automatización inteligente?

Parezca sorprendente o no, la tecnología rara vez es un problema. En su lugar, son los humanos los que generan mayor oposición.

Existe el temor de que los programas de automatización inteligente se apoderen de los puestos de trabajo, la preocupación de que la tecnología sea decepcionante, la inquietud por los recursos necesarios y, en general, la baja moral para enfrentarse a lo desconocido.

La adopción cultural es el núcleo de la mayoría de las soluciones, así que veamos las tácticas específicas que se han probado y que han tenido éxito.

Obstáculo n.º 1: Una nueva iniciativa de automatización inteligente provoca miedo en los empleados

No todos los empleados estarán de acuerdo al principio, ya sea que conozcan o no la automatización inteligente. Para los novatos que aún se preguntan cuál es el objetivo principal de la automatización inteligente de procesos, la educación es la mejor respuesta.

Desde los programas de formación y los videos educativos internos hasta las presentaciones itinerantes y las jornadas de RPA reservadas para el aprendizaje de la tecnología, cuantas más oportunidades tenga su personal de hablar de las ventajas empresariales y hacer preguntas, más rápido se extenderá la adopción.

Este tipo de eventos también ayudan a los expertos en tecnología. Las oportunidades de presentar ideas nuevas y de desarrollar soluciones para aumentar la eficiencia aumentarán el entusiasmo y disiparán el escepticismo entre los responsables de TI, que, irónicamente, suelen ser los que más se oponen.

Entonces, ¿cómo puede conseguir que su equipo de TI apoye la adopción de la automatización inteligente?

Lo primero que hay que hacer es escuchar. Al igual que con cualquier cambio importante, asegúrese de que su personal se sienta escuchado mostrando aprecio por sus opiniones y dando validez a sus preocupaciones.

A continuación, ofrezca un proceso de ejemplo para demostrar su fiabilidad y potencial. Los detractores verán rápidamente la ventaja de que los colaboradores digitales logren algo en meses frente a los dos o tres años de esfuerzo humano.

Las estadísticas y los datos pueden ayudar a aliviar las preocupaciones de todo el equipo de TI, especialmente cuando la visión de la empresa está en el centro de su explicación. ¿Se centra en la experiencia del usuario? Comparta los resultados de las encuestas que muestren opiniones positivas y mayores índices de satisfacción de los clientes.

¿Está decidido a seguir siendo competitivo? Muestre los promedios de antes y después de la comercialización de las nuevas ofertas. ¿Busca ampliarse? Compare el costo de un equipo humano con el de un colaborador digital cuyo proceso es reutilizable.

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Obstáculo n.º 2: Los empleados sienten que la iniciativa de automatización inteligente es forzada o les falta entusiasmo

Es importante hacer que las personas no sientan que se las está dejando de lado y formen parte del trayecto. La solución a esto empieza en el plano directivo. El patrocinio ejecutivo tiene una relación directa con el éxito de la adopción. En resumen: liderazgo, liderazgo, liderazgo.

En cuanto a la emoción, las oportunidades de diversión abundan. Organice un concurso para nombrar a los nuevos colaboradores digitales y sea creativo. Diseñe un aspecto para cada colaborador.

Destaque sus personalidades al permitirles publicar contenido en los medios sociales. Celebre sus cumpleaños, aniversarios de trabajo y otros logros laborales importantes.

Una vez que los empleados hayan conocido a sus compañeros de equipo digitales, invítelos a proponer otras formas de mejorar las tareas cotidianas. Los casos de uso son ilimitados, y cuanto más innovadores sean los empleados, mejor.

También puede trabajar con los miembros de su equipo para decidir cómo van a utilizar el tiempo que se les devuelva.

Obstáculo nº 3: La tecnología no cumplirá o decepcionará

La duda y la decepción podrían suponer otros desafíos a superar. Lo mejor es la prevención, que puede hacerse demostrando la eficacia y estableciendo expectativas claras desde el principio.

No solo hay que hablar de cómo será el ROI al principio de su trayecto, sino que también habrá que mantener las expectativas a medida que se vaya ampliando. Tenga un plan claro o una metodología de implantación probada.

A menudo, la gente no necesita ver el plan completo, pero el mero hecho de saber que existe puede disipar sus preocupaciones.

También se pueden evitar las decepciones si se automatizan los procesos adecuados. No todos los procesos son ideales para la automatización, por lo que es importante incluir el análisis de los procesos en la planificación.

Recuerde:

  • Automatice los procesos que ya están probados; la automatización de un proceso roto no arreglará lo que esté mal en él.
  • Alinee las decisiones con los objetivos empresariales.
  • Comparta un calendario de evaluación (y mejora).

Los mayores beneficios se obtienen unos años después del inicio del programa, así que espere hasta después del primer o segundo año para tomar cualquier decisión o cambio importante.

Obstáculo n.º 4: Los robots les quitarán puestos de trabajo a las personas

Muchos empleados perciben un programa de automatización inteligente como una amenaza para su trabajo. Pero, ¿la automatización inteligente quitará puestos de trabajo a las personas? En pocas palabras, no.

Al contrario, suele crear nuevas y emocionantes oportunidades de trabajo. Entonces, ¿cómo eliminar las preocupaciones sobre el impacto de la automatización inteligente en el empleo?

Sencillamente, contratando desde dentro. Muchas empresas han tenido un éxito extraordinario con esto. Primero, pregunte a quién le interesa. Las personas que quieren aprender algo nuevo, que son permeables a la enseñanza o que demuestran un pensamiento estratégico pueden ser grandes activos para su equipo de inteligencia.

Y aunque una sólida formación en tecnología es estupenda, no es necesaria. De hecho, los empleados reorientados de todas las profesiones se han convertido en especialistas de producto o desarrolladores ciudadanos con certificación de por medio.

Además, la contratación y la formación desde dentro resuelve las preocupaciones sobre la naturaleza intensiva en recursos de un programa de automatización inteligente.

Obstáculo nº 5: La moral de los empleados es baja o está disminuyendo

Si ha hecho todo lo anterior, pero sigue teniendo problemas con la adopción cultural, tenga en cuenta estos consejos clave para lograr la adopción de la automatización inteligente:

  • Conecte siempre cualquier argumento a favor de la automatización inteligente con la visión de su empresa.
  • Tenga en cuenta a su público cuando defienda su iniciativa de automatización inteligente. Si el beneficio que está destacando es la reducción de las horas extras trabajadas, los ejecutivos de C-suite querrán ver datos cuantitativos sobre el ahorro de costos. En el resto de la empresa, es probable que las mejoras cualitativas sean más atractivas, como, por ejemplo, la posibilidad de salir del trabajo para disfrutar del tiempo con los amigos y la familia. Afortunadamente para todas las partes implicadas, a los colaboradores digitales les encanta trabajar hasta tarde, los fines de semana largos y los días festivos.
  • Comparta historias sentimentales. Mostrar historias de éxito ayuda, y cuanto más conmovedoras sean, mayor impacto tendrán. Desde una respuesta más rápida al COVID-19 hasta médicos que pasan más tiempo con los pacientes, hay una historia para todos.

Resumen

¿Existen barreras para utilizar la automatización inteligente? Sí. Pero con esta guía, puede superarlos] o, mejor aún, evitarlos por completo.

  • El temor: Proporcione varias formas de educación y estadísticas basadas en datos.
  • Distanciamiento de los empleados: Involucre a los empleados en el proceso desde el principio y manténgalos informados en todo momento.
  • Aumentar el entusiasmo: Incorpore formas creativas de humanizar su mano de obra digital que incluyan la participación de los empleados.
  • Decepción: Establezca objetivos y expectativas realistas; tenga un plan claro.
  • Pérdida de puestos de trabajo: Recurra a personal de la propia empresa.
  • Moral baja: Recurra a las emociones de las personas con historias de éxito y objetivos personales.

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