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RPA para el sector de finanzas y contabilidad

Cómo funciona la automatización en el sector de finanzas y contabilidad 

Para los grupos de servicios financieros y contables (F&A), es fundamental tener procesos precisos y eficientes con buena seguridad y cumplimiento. Además, les resulta imprescindible contar con una tecnología robusta y confiable para enfrentar la demanda creciente de que las organizaciones hagan crecer su huella digital. La automatización en las finanzas puede usarse en una amplia variedad de tareas repetitivas con el fin de reducir los errores humanos y optimizar los flujos de trabajo. Del mismo modo, la automatización en el sector contable respalda a sus equipos de contabilidad al reducir los retrasos y cuellos de botella y darles acceso a información crítica cuando la necesitan.

La automatización inteligente ayuda a que su personal se destaque

A fin de lograr mejores resultados para sus procesos de finanzas y contabilidad, la automatización inteligente (AI) obtiene sus capacidades de automatización de tareas de los robots de software de la automatización robótica de procesos (RPA) y su organización de procesos de la herramienta de gestión de procesos comerciales (BPM). En combinación con la inteligencia artificial (IA), estas tecnologías digitales superan con creces el trabajo manual, lo que le otorga mayor rentabilidad y eficiencia.

¿De qué manera la automatización puede mejorar el sector de finanzas y contabilidad?

Desafíos del sector de finanzas y contabilidad
Estrategia y valor
Automatización inteligente para el sector de finanzas y contabilidad
Desafíos de la RPA para el sector de finanzas y contabilidad

Desafíos del sector de finanzas y contabilidad

La cuestión es que las finanzas y la contabilidad están plagadas de papeleo e ingreso de datos, tareas propensas a errores e información perdida u olvidada, pero cuando se trata de datos críticos y sensibles, esto puede convertirse en un gran problema de cumplimiento. Entonces, ¿cómo nos deshacemos de archivos complejos e innumerables filas de datos? Haga clic en la siguiente pestaña para averiguarlo.

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AI y RPA para el sector de finanzas y contabilidad

Comenzar con la automatización en el sector de finanzas y contabilidad

En esta guía se explican los mejores procesos para comenzar con la automatización y ampliar lo que la automatización puede hacer por su equipo.

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Beneficios de la AI y la RPA en el sector de finanzas y contabilidad

Precisión

La AI se encarga de la precisión en las operaciones de datos mediante la eliminación de errores humanos impredecibles; incluso puede detectar posibles errores para que usted los repare antes de que interrumpan el sistema. Asegúrese una mayor precisión en los cálculos e informes financieros.

Cumplimiento

El cumplimiento normativo garantiza que las operaciones comerciales sigan su curso sin interrupciones costosas. Las auditorías internas y externas correctas indican que una empresa no se está quedando corta o haciendo demasiado. Con la AI, puede cumplir con los requisitos normativos y las políticas internas de manera más consistente.

Productividad de primera línea

Es fácil que el sector de finanzas se vea desbordado por solicitudes, ya que cada vez más datos ingresan a sus registros. Constantemente, los equipos de finanzas usan la automatización inteligente para adelantarse a esas demandas. La AI acelera las transacciones financieras al optimizar las tareas lentas y repetitivas.

Integridad de los datos

La AI reduce los errores al ingresar los datos en los sistemas contables adecuados de manera automática. También realiza la validación de los datos en tiempo real en busca de discrepancias o información faltante, lo que garantiza un procedimiento estándar de recopilación, ingreso y extracción de datos en todo momento.

Valor estratégico

Con la organización del trabajo de BPM, puede entender mejor cómo asignar sus recursos de manera efectiva para ahorrarle tiempo y dinero a su organización. La AI recopila información acerca del rendimiento de los procesos y el personal para que usted pueda tomar decisiones y optimizar los flujos de trabajo sobre la marcha.

Planificación financiera

Los algoritmos del aprendizaje automático (ML) pueden analizar grandes volúmenes de datos financieros a fin de identificar patrones, tendencias y anomalías. Esta información es muy valiosa para la toma de decisiones y la predicción y planificación estratégicas.

Casos de uso de la AI y la RPA en el sector de finanzas y contabilidad

Cuentas por pagar y cuentas por cobrar (AP/AR)

Las tareas de procesamiento, verificación y aprobación manual de facturas, así como la programación de pagos pueden consumir mucho tiempo. Sin embargo, con la automatización de facturas impulsada por la AI, los colaboradores digitales pueden captar, verificar y aprobar o marcar las facturas de manera automática. Del mismo modo, puede automatizar las facturas de los clientes y las comunicaciones sobre pagos atrasados, lo que permite al personal centrarse más en las relaciones con los clientes. 

Casos de uso comunes para la automatización de las cuentas por pagar: 

  • Procesamiento de facturas: Extraiga datos de las facturas, valídelas con las órdenes de compra (PO) y los recibos, y diríjalas automáticamente para su aprobación sin intervención manual. 
  • Flujos de trabajo de aprobación de pagos: Dirija o derive las facturas a las personas encargadas de aprobarlas en función de reglas de automatización previamente definidas. 
  • Administración de los proveedores: Gestione las relaciones con los proveedores al centralizar la información y hacer el seguimiento de las condiciones de pago y el rendimiento. 
  • Descuentos por pago anticipado: Identifique oportunidades de descuentos por pago anticipado y priorice las facturas en consecuencia. 

Casos de uso comunes para la automatización de las cuentas por cobrar: 

  • Generación de facturas: Genere facturas de manera automática en función de los pedidos de venta o los términos del contrato para garantizar una facturación precisa y oportuna. 
  • Procesamiento de pagos: Ofrezca a los clientes múltiples opciones de pago para mejorar su conveniencia y agilizar el flujo de caja. 
  • Gestión de cobros: Optimice los cobros mediante el envío de recordatorios automáticos de facturas vencidas. 
  • Evaluación del riesgo crediticio: Analice la capacidad crediticia de los clientes en función del comportamiento histórico de pago y la calificación crediticia. 

Descubra todas las posibilidades con la automatización de las cuentas por pagar y la automatización de las cuentas por cobrar. 

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Extraer y transmitir información

Con la automatización del procesamiento de los pedidos de compra, puede extraer información de los pedidos de manera precisa y rápida, y los colaboradores digitales pueden escanearla en busca de ingresos incorrectos, que luego derivan a un empleado. La AI le permite automatizar lo siguiente: 

  • La creación de los pedidos de compra: Genere pedidos de compra basados en reglas previamente definidas, tales como niveles de inventario, puntos de repetición de pedidos o previsiones de ventas. 
  • El flujo de trabajo de aprobación: Directamente dentro del sistema, puede dirigir de manera automática los pedidos de compra para su aprobación y enviar notificaciones a las personas encargadas para que los revisen. 
  • La integración del portal de proveedores: Intégrese con los portales de proveedores o los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI) para transmitir los pedidos de compra directamente a los proveedores. 
  • Seguimiento de pedidos y actualizaciones del estado: Permita el seguimiento en tiempo real de los pedidos de compra en todo el ciclo de adquisición. 

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Siempre atento, siempre listo 

Si bien las transacciones frecuentes son beneficiosas para el crecimiento de la empresa, hacen que los procesos contables sean cada vez más desafiantes. Al maximizar el trabajo que se realiza detrás de escena, la AI libera al personal para que pueda aplicar esos resultados al trabajo de mayor valor.  

  • Conciliación: La recopilación y el cotejo de los registros, que antes era tarea de los contadores junior, ahora la realizan los colaboradores digitales en tiempo real. Este proceso automatizado de conciliación identifica y aborda las discrepancias casi al instante y así mejora la precisión y la eficiencia.  
  • Registro de transacciones: Desde que se sumaron las computadoras al departamento de finanzas, los contadores han sido propensos a cometer errores al momento de ingresar los datos de las transacciones de forma manual en el software financiero. En la actualidad, los colaboradores digitales registran los datos de las transacciones en tiempo real, y así evitan que ocurran esos errores.  
  • Gestión del flujo de caja: La gestión del flujo de caja, que requiere datos oportunos y precisos, obtiene grandes beneficios de la automatización. Los colaboradores digitales proporcionan actualizaciones en tiempo real sobre las cuentas por cobrar y por pagar, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas sobre la gestión del flujo de caja a corto y largo plazo.  

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Información en tiempo real sobre lo que tiene y lo que necesita 

La adopción de la AI reduce la carga asociada con la gestión de costos y activos al reasignar el tiempo para aprovechar al máximo los recursos limitados. 

  • Gestión de la nómina: La nómina requiere de recursos humanos y financieros para garantizar que el personal reciba el pago correcto y a tiempo. Cualquier error podría producir una moral baja y estrés adicional entre los empleados y los equipos. Sin embargo, gracias a la automatización de la nómina, casi todos los empleados reciben pagos precisos y a tiempo de forma automática, lo que libera a los equipos de RR. HH. y finanzas para que se centren en cuestiones o preguntas particulares. 
  • Seguimiento de activos y control de inventario: Antes de la automatización, la gestión y el seguimiento de los activos físicos y digitales podían resultar complicados. Ahora, con la AI, el seguimiento de activos y las actualizaciones de inventario se realizan en tiempo real, lo que reduce las pérdidas y mejora el rendimiento. 
  • Administración de los proveedores y la adquisición: La gestión de las compras a los proveedores puede llevar mucho tiempo. Con la automatización, se libera gran parte de este tiempo para analizar el ROI y reducir los costos con los proveedores adecuados. 

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Menos clics, más reflexiones

De los casos de uso de AI y RPA en los departamentos de finanzas y contabilidad, la automatización del back office es la clave para reducir los retrasos y los errores. Los empleados dedican gran parte de su tiempo a recopilar y procesar datos de diferentes fuentes. Pero con la AI, sus equipos obtienen acceso preciso y en tiempo real a los datos de las tareas financieras críticas, lo que les da más tiempo para analizar los datos e informar sus perspectivas.  

  • Estados financieros: Antes, los contadores registraban sus transacciones de forma manual, creaban estados de cuenta y los distribuían a las partes interesadas. Con la AI, los colaboradores digitales supervisan y registran las transacciones en tiempo real y generan, de manera automática, estados financieros actualizados a los que se puede acceder a través de un panel de control centralizado. A su vez, pueden distribuir automáticamente estos estados de cuenta a las partes interesadas y ahorrar más tiempo a su equipo de contabilidad. 
  • Predicción: Tradicionalmente, los equipos financieros debían investigar las tendencias y hablar con los líderes empresariales para hacer proyecciones. Con la AI, el proceso se optimiza y se basa en datos. Los colaboradores digitales recopilan y analizan datos, los alinean con los objetivos de la empresa y facilitan la predicción de gastos e ingresos futuros.  
  • Presupuestos: Antes de la automatización, la elaboración de presupuestos implicaba una importante colaboración y negociación entre diferentes departamentos. Ahora, los colaboradores digitales pueden proponer asignaciones de presupuestos en función de patrones de gasto anteriores e ingresos previstos, lo que reduce la necesidad de negociar e ingresar los datos de forma manual.  
  • Análisis financiero: Antes, el análisis financiero se basaba en la información recopilada de forma manual. Ahora, se recuperan los datos en tiempo real de forma automática para realizar los análisis financieros. Los contadores pueden ofrecer sus perspectivas al instante sobre el rendimiento financiero. 

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Evite errores costosos

El último lugar en el que una empresa quiere cometer errores es en torno al cumplimiento y el riesgo. Al aprovechar la AI, los departamentos de finanzas pueden agregar una capa adicional de confianza a esta función crítica. 

  • Auditorías: Las auditorías solían estar repletas de recopilación manual de datos (imagínese la cantidad de recortes de papel). La AI moderna realiza una supervisión constante de los registros y destaca cualquier discrepancia. Este cambio permite a los contadores centrarse más en la resolución de problemas y menos en la recopilación de datos. 
  • Cumplimiento: Las operaciones comerciales continuas siempre dependieron de mantener el cumplimiento normativo y legal, estándares que pueden cambiar de un momento a otro. Lo que antes requería una observación constante por parte del personal de finanzas, ahora se maneja mediante alertas instantáneas de los colaboradores digitales. A su vez, la AI permite a los equipos estar actualizados con los cambios en las normativas y sugiere ajustes de políticas a los responsables de cumplimiento.
  • Gestión de riesgos: La AI ha hecho que la gestión de riesgos y la creación de informes dejen de ser un proceso manual periódico y se conviertan en una actividad continua. Los colaboradores digitales preparan informes con los datos más recientes, lo que garantiza que la dirección tome decisiones informadas en función de las condiciones actuales. 

¿Qué dicen nuestros clientes del sector de finanzas y contabilidad?

El programa de la mano de obra digital ha cumplido con creces en sus esfuerzos por introducir la RPA en la empresa, lo que ha dado como resultado una reducción de los costos operativos, un aumento de la eficiencia en el centro de operaciones y una mayor ventaja competitiva”.

T.J. Theodore, Becario de TI, arquitecto de fuerza laboral digital

Raytheon Company

La RPA tiene el poder de aumentar la eficiencia operativa, brindar experiencias rápidas y personalizadas a los clientes y reasignar los recursos humanos a las actividades de alto impacto".

Fernando Cisneros Villa, Director Corporativo de Digitalización, Automatización y Robótica

Prosegur

La visión de Invesco es ayudar a las personas a sacar más provecho de la vida, y la automatización ha sido clave para hacer realidad esa visión".

Ashish Jha, Director de Soluciones de Automatización, Innovación y Capacidades

Invesco

Es posible que no sea tan evidente la necesidad de automatizar ciertas áreas (de las operaciones financieras) que pueden generar beneficios significativos para las empresas. Más allá de los procesos comerciales que tenga en su empresa, siempre habrá áreas en las que [SS&C Blue Prism] puede agregar un valor significativo, tanto desde una perspectiva de cumplimiento y gobernanza como de ahorro de costos”.

Ijoma Maluza, Ex director financiero

SS&C Blue Prism PLC

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