contact

Contáctenos

Cómo funciona la automatización del sector de servicios legales y cumplimiento normativo

Cómo funciona la automatización del sector de servicios legales y cumplimiento normativo

Reduzca el riesgo, garantice el cumplimiento y mejore la satisfacción laboral de su personal con la automatización inteligente (AI) y la automatización robótica de procesos (RPA) en servicios legales. Adopte el cumplimiento legal de primer nivel en todos sus esfuerzos de transformación digital. Con la automatización del sector de servicios legales y cumplimiento del bufete de abogados y una mano de obra digital de AI, puede respaldar a su personal y obtener mejores resultados.

¿Cómo puede la automatización mejorar el sector de servicios legales?

Tareas administrativas
Gestión de casos
Gestión del ciclo de vida del contrato
Automatización del sector de servicios legales: administración

Tareas administrativas

La automatización de la oficina reduce la necesidad de rehacer el trabajo al automatizar las tareas manuales de rutina propensas a errores, como el ingreso de datos, lo que permite al personal administrativo acceder sin problemas a la información relevante desde múltiples fuentes. Utilice la AI para automatizar las citas con los clientes, ayudar a responder preguntas sencillas a través de robots de chat con tecnología de IA, priorizar tareas según la urgencia y enviar recordatorios de notificaciones para asegurarse de que nunca se le pase una fecha límite.

Automatización de documentos legales

Los colaboradores digitales pueden ayudar a los empleados a crear documentos legales estándar, como contratos. Recopilan datos y los completan en plantillas previamente definidas con herramientas de procesamiento inteligente de documentos (IDP), como Decipher IDP de SS&C | Blue Prism®. Impulsados por la IA generativa, los colaboradores digitales tienen capacidad de resumir contratos y otros documentos para facilitar aún más la extracción de datos y la revisión de contratos. Los colaboradores digitales pueden ayudar con las siguientes tareas:

  • Ensamblaje de documentos: Las herramientas de AI pueden generar de manera automática borradores a partir de plantillas e ingresos de datos previamente definidos.
  • Análisis de documentos: Con el procesamiento del lenguaje natural (NLP), los colaboradores digitales pueden entender el contenido de los documentos legales para extraer información relevante o destacar las cláusulas más importantes.
  • Revisión de contratos: La AI puede revisar los contratos a fin de identificar inconsistencias, errores o cláusulas faltantes.
  • Investigación jurídica: Busque automáticamente jurisprudencia, leyes y precedentes legales relevantes.

Investigación jurídica

Los colaboradores digitales pueden analizar grandes volúmenes de datos legales para identificar precedentes y jurisprudencia relevante. Hacen un escaneo en busca de información crítica que pueda ayudar a los abogados con su investigación y aportar información valiosa para mejorar su estudio del caso. Algunas de las tareas que realizan son las siguientes:

  • Búsqueda en bases de datos jurídicas en línea: Los colaboradores digitales pueden escanear un amplio repositorio de documentos legales, entre los que se incluyen jurisprudencia, leyes, normativas y publicaciones de carácter legal, para buscar y filtrar la información relevante de manera rápida.
  • Análisis de documentos: Los colaboradores digitales de NLP pueden analizar y entender documentos legales para ayudarlo a resumirlos, categorizarlos y extraer información clave.
  • Análisis legal: Mediante el análisis de patrones en grandes conjuntos de datos, los colaboradores digitales pueden brindarle información sobre ciertos resultados de casos o tendencias de los litigios.

Procesos de aprobación

La AI puede dirigir documentos y formularios a través de flujos de trabajo de aprobación previamente definidos para garantizar que el personal correcto revise y apruebe los documentos en cada fase. Las plataformas de automatización también pueden integrarse con las plataformas de firma electrónica. Esto permite a los profesionales del derecho firmar documentos de manera electrónica y aprobarlos de forma remota. La AI mejora los procesos de aprobación de leyes con las siguientes funciones:

  • Redireccionamiento automatizado de documentos: Envíe, de manera automática, documentos para su aprobación a las personas adecuadas en virtud de reglas, funciones y permisos previamente definidos para reducir las demoras en las transferencias.
  • Firmas electrónicas: Los documentos pueden firmarse de manera digital para no tener que imprimirlos, escanearlos o enviarlos por correo, lo que reduce el desperdicio y los gastos administrativos.
  • Automatización del flujo de trabajo: La AI puede automatizar todo el flujo de trabajo de aprobación, desde la creación, revisión y corrección, hasta la aprobación y distribución de documentos.

Supervisión del cumplimiento

La automatización del sector de cumplimiento ayuda a los bufetes de abogados a cumplir con la normativa mediante la supervisión y actualización de los procesos para alinearse con las leyes y normativas cambiantes del sector. Esto garantiza que su cumplimiento esta siempre al día. Estas son algunas de las formas en que los bufetes de abogados pueden utilizar la automatización del sector de cumplimiento:

  • Supervisión de las normativas: La AI puede hacer un seguimiento de los cambios y actualizaciones normativas relevantes para ciertas áreas de práctica específicas. Puede escanear sitios web que contienen normativa, publicaciones del gobierno y fuentes de noticias a fin de identificar cambios en las leyes, normativas y requisitos de cumplimiento.
  • Auditorías de cumplimiento: Una plataforma de AI puede optimizar las auditorías de cumplimiento para los clientes al generar listas de verificación, recopilar los datos relevantes y analizar las brechas de cumplimiento.
  • Administración de políticas: La automatización del sector de cumplimiento normativo sirve para centralizar y automatizar todas las políticas, procedimientos y documentación de cumplimiento.

Seguridad de datos

La AI ayuda a garantizar un trabajo consistente, controlado y seguro en todos los procesos comerciales de principio a fin. Protege los datos confidenciales mediante la aplicación de controles más estrictos, como la autenticación de dos factores, y lo hace sin necesidad de que las organizaciones en el campo legal cambien su infraestructura de TI. La AI permite lo siguiente:

  • Cifrado de datos: Cifre los datos confidenciales en tránsito y almacenados para que siempre estén seguros, incluso si partes no autorizadas los interceptan o acceden a ellos.
  • Control de acceso: Implemente controles de acceso granulares para restringir quiénes pueden acceder a los datos confidenciales según los permisos de usuario. Esto reduce el riesgo de filtraciones de datos o amenazas internas.
  • Autenticación de múltiples factores: La AI puede obligar a un usuario a verificar su identidad cuando intenta acceder a datos críticos. Le exige que proporcione múltiples formas de autenticación, como contraseñas, datos biométricos o códigos de acceso de un solo uso, antes de obtener acceso a información confidencial.
  • Supervisión de la actividad del usuario: La AI puede supervisar y registrar la actividad del usuario dentro del sistema, incluidos los intentos de inicio de sesión, el acceso a archivos, las ediciones de documentos y las configuraciones del sistema. Esto le permite detectar comportamientos sospechosos e investigar posibles violaciones en tiempo real.

Descubrimiento electrónico (eDiscovery)

Las herramientas de automatización del sector de servicios legales pueden ayudar en los procesos de litigio al identificar, recopilar y analizar información electrónica relevante para la causa. Esto libera a los litigantes de las tareas manuales que consumen mucho tiempo y les permite centrar su valioso tiempo en la toma de decisiones. En las siguientes tareas la AI puede ser de utilidad:

  • Recopilación y conservación de datos: Automatice el proceso de recopilación y conservación de información almacenada electrónicamente (ESI) relevante de diversas fuentes, tales como correos electrónicos, documentos, bases de datos y plataformas de redes sociales.
  • Procesamiento y filtrado de datos: Procese y filtre grandes volúmenes de ESI con el fin de identificar y priorizar documentos para su revisión.
  • Revisión y análisis de documentos: Facilite la revisión de documentos con capacidades de búsqueda avanzadas mejoradas por la IA.
  • Redacción y detección de privilegios: Automatice la redacción de información confidencial y la detección de comunicaciones privadas dentro de los documentos, como información de identificación personal (PII), datos comerciales confidenciales, etc.

Cobro y facturación

Las herramientas de automatización pueden hacer un seguimiento de las horas facturables y no facturables y usar esos datos para generar facturas correctas de manera automática. Esto reduce la necesidad de implementar procesos manuales, como el ingreso de datos, que pueden ser propensos a errores humanos y alejar al personal de tareas de mayor valor, como los servicios de atención al cliente. Use la AI para lo siguiente:

  • Captar y hacer un seguimiento de las horas facturables: El software de seguimiento del tiempo de la AI puede integrarse con los sistemas de gestión de casos para registrar de manera automática los ingresos de horas mientras que los abogados trabajan en tareas relacionadas con los asuntos de los clientes.
  • Hacer un seguimiento de los gastos y reembolsos: La AI puede realizar un seguimiento de los gastos de los abogados y el personal en nombre de los clientes, e incluso usar el procesamiento inteligente de documentos (IDP) para captar datos de recibos, estados de cuenta de tarjetas de crédito, entre otros.
  • Generar y gestionar facturas Automatice las facturas mediante la implementación de colaboradores digitales que lean los gastos e ingresos de horas, y apliquen descuentos o ajustes cuando sea necesario en función de las instrucciones recibidas.
  • Entregar y distribuir facturas: Automatice la entrega de facturas a los clientes a través de diversos canales, como el correo electrónico, los portales de clientes o las plataformas de facturación electrónica.

Beneficios de la automatización en el sector de servicios legales

Son muchas las ventajas de utilizar tecnologías de automatización para trabajar en asuntos legales, que van desde tareas administrativas hasta aquellas que realizan los abogados de la empresas y sus asesores generales. El software de automatización ahorra incontables horas a su personal, lo que mejora su eficiencia y amplía su capacidad, a la vez que fomenta el crecimiento de la empresa.

Integración fluida del software de automatización del sector de servicios legales

Los sistemas de automatización pueden integrarse sin problemas con sus tecnologías y bases de datos jurídicas existentes para permitir que los datos fluyan entre procesos legales.

Registros de auditoría precisos

La AI genera registros de auditoría en tiempo real de sus documentos legales en cada paso del proceso. Esto ofrece mayor transparencia y un registro que se puede rastrear en todo el flujo de trabajo.

Análisis de rendimiento detallado

La AI genera informes de análisis basados en el rendimiento del proceso. Esto ayuda a los bufetes de abogados a identificar cuellos de botella, optimizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia de los procesos.

Experiencia del cliente mejorada

La AI simplifica cada paso del proceso legal y permite lograr tiempos de respuesta más rápidos. Para ello, se asegura de que los clientes internos reciban una notificación tan pronto como se les solicite información o firmas. También puede usar robots de chat para responder consultas simples de los clientes y ayudarlos a recibir mejores servicios antes.

Mejor ventaja competitiva

La AI brinda agilidad a su bufete de abogados. Amplía su capacidad de tener más clientes, lo ayuda a producir información precisa con mayor rapidez y mejora su cumplimiento para defender la reputación de su organización.

Liberación de recursos

Al reducir las tareas legales manuales, verá un aumento en los recursos para su personal. La AI potencia la colaboración entre el personal y los colaboradores digitales. Esto permite que sus sistemas funcionen de manera cohesiva con los colaboradores digitales y que actúen como asistentes del trabajo de mayor valor de sus empleados.

Dónde automatizar

Automatice todos los flujos de trabajo de su departamento de servicios legales para agilizar y optimizar sus prácticas.

Casos de uso de AI y RPA en el sector de servicios legales

Extraiga datos
Digitalice y gestione los contratos
Reduzca la complejidad y las tareas repetitivas
Garantice la seguridad de los datos

Extraiga datos

Sus colaboradores digitales impulsados por la IA leerán e interpretarán documentos para facilitar los procesos dirigidos por el personal, entre los que se incluyen la toma de decisiones y el tratamiento de casos únicos. La AI mejora las capacidades de descubrimiento electrónico de su personal al extraer datos de múltiples fuentes y recopilarlos en un solo sistema.

Descubra qué puede hacer la automatización por su empresa


Realice esta prueba de 2 minutos