Blog | 6 nov. 2018

Créez des politiques inclusives de vos agents virtuels - 7 étapes vers le succès (3/8)

Thumb Série 7 Etapes

Les robots vous aident à avancer dans votre parcours de transformation numérique. Lorsque vous révisez vos politiques et procédures internes, il est primordial de les adapter à vos agents virtuels.

En associant Robotic Process Automation et Robotic Operating Model (ROM®), votre organisation gagne accès à un pool de travailleurs numériques évolutifs. Si vous avez bien sûr besoin de ressources humaines dans votre équipe RPA, maximiser l'impact de l'automatisation implique de tenir compte des besoins des agents virtuels en termes de procédures. 

Pas de panique. On vous explique pourquoi il est essentiel de faire évoluer vos politiques pour les adapter à vos agents virtuels, et assurer la réussite de votre programme RPA. 

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Oubliez votre perspective humaine : pensez « robot » !

Les humains pensent comme des humains : nous voyons les choses selon notre point de vue. Par conséquent, en observant l'historique de vos processus, on constatera que vos politiques et procédures sont axées sur vos employés.

Logique, jusqu'à maintenant. Toutefois, les humains ne sont pas les seuls travailleurs exécutant des tâches dans votre organisation en 2018. Avec l'arrivée de la main-d'œuvre virtuelle, vous disposez d'un vivier de talents très différents de vos talents humains. Cela signifie qu'il est nécessaire de réévaluer vos politiques à l'échelle de l'entreprise de façon à tenir compte de la perspective non humaine.

Considérez la sécurité de l'organisation 

Quand vous commencez à déployer la RPA et vos agents virtuels, vous vous adressez généralement en premier lieu à votre équipe de sécurité. Vous devez en effet leur demander de fournir des identifiants pour vos robots.

La façon dont vous abordez la conversation est stratégique. Il est possible que les membres de votre équipe de sécurité n'aient jamais entendu parler de robots « sécurisés » à autoriser sur leur réseau. Attendez-vous plutôt à leur scepticisme plutôt qu'à leur enthousiasme. Après tout, ils ont passé toute leur carrière à défendre votre entreprise contre l'« invasion des robots ».

L'important est d'expliquer de façon claire et détaillée en quoi ces agents virtuels sont conformes en matière de sécurité. Les travailleurs numériques sont sûrs ; ils sont sécurisés et fournis avec un modèle d'accès logique qui protège le réseau contre tout type d'intervention malveillante.

Menez ces conversations dès les premières étapes et intégrez la question de la sécurité à votre parcours de transformation digitale.

Révisez les procédures spécifiques aux collaborateurs humains

Les agents virtuels travaillent avec constance, mais ils ne pensent pas (encore) tout à faire comme des humains. C'est la raison pour laquelle les politiques internes destinées à votre employés doivent être révisées et adaptées pour prendre en compte les capacités des agents virtuels. 

Nous autres humains avons l'habitude de voir apparaître sur notre bureau des mises à jour logicielles que nous pouvons exécuter. Un robot, lui, ne suivra pas la même approche que nous, à moins que vous ne lui ayez indiqué la marche à suivre. Il est donc important d'inclure les mises à jour de versions et de logiciels à l'architecture de vos processus.

Par exemple, vous pouvez développer un processus qui transmet les éventuelles mises à jour à votre main-d'œuvre virtuelle chaque jour à 2 h du matin. Vous vous assurez ainsi que les questions de mises à jour sont intégrées à vos procédures et vous savez qu'elles sont bien effectuée. Indiquez aux robots comment réagir face à un scénario spécifique et donnez-leur les informations nécessaires pour exécuter efficacement les actions requises. C'est tout ce qu'il faut retenir. 

Les robots ont-ils besoin d'un écran de veille ?

Pourquoi avons-nous des écrans de veille sur nos ordinateurs ? Nous avons besoin d'écrans de veille, car nous ne sommes pas assis à longueur de journée devant nos écrans. Nous allons à la machine à café ou nous discutons avec nos collègues.

En revanche, un robot n'a pas d'amis avec lesquels discuter et il n'a pas besoin de quitter son bureau ; il travaille 24 h/24 et 7 j/7. Dans ce cas, pourquoi exécuter un écran de veille après 10 minutes d'inactivité à l'écran ?

Il s'agit là d'une politique désuète ; le robot n'en a pas besoin. Nous avons vu des organisations mettre en place un processus qui déplace le curseur à l'écran toutes les neuf minutes dans le but d'empêcher le lancement de l'écran de veille. C'est une solution de contournement mais pas une politique sensée.

La question est donc la suivante : pourquoi créer une solution de contournement à un problème humain alors qu'il est question d'agents virtuels ?

Faites évoluer vos politiques IT pour prendre en compte les agents virtuels

Pour maximiser le ROI de votre transformation digitale, et de votre implémentation d'une technologie d'automatisation, il vous faut des politiques pensées spécifiquement pour vos agents virtuels.

Quand je vois des exemples de solutions de contournement au sein d'une organisation, je sais que les politiques digitales ne font pas partie intégrante de la culture de l'entreprise. Une approche descendante est nécessaire pour mettre à jour vos politiques, de façon à ce que l'ensemble de l'entreprise accepte l'approche digitale.

7 étapes vers le succès

En associant le ROM® à notre plateforme RPA sans code, vous assurez un déploiement évolutif et robuste de votre solution d'automatisation et de vos agents virtuels. Vous réduisez les coûts, vous améliorez la satisfaction des clients et vous permettez à vos employés d'occuper de nouvelles responsabilités, ce qui booste leur motivation.

Libérez votre capital humain

Une entreprise agile repose sur un équilibre entre agents virtuels, collaborateurs et systèmes informatiques, pour automatiser tous les processus, du back-office au service client. Avec nos agents virtuels intelligents, autonomes et multitâches, rien n'est plus facile. Vous bénéficiez d'une vision détaillée et d'une maîtrise accrue de vos activités, vous transformez vos opérations et libérez vos collaborateurs pour qu'ils se concentrent sur les missions qui comptent vraiment pour votre entreprise.

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