En octobre 2020, dans un climat où on basculait entre confinement et couvre-feu, on avait l’impression que la meilleure façon de lutter contre la pandémie, c’était de rester chez soi.

De mon côté, j'avais envie de faire plus pour la lutte anti-COVID que simplement rester chez moi, tout en restant chez moi. Une opportunité extraordinaire s’est présentée quand on m’a demandé de déployer une solution de RPA dans le secteur de la santé.

En proposant des licences et des services sans frais dans le cadre du programme d'assistance en réponse à la COVID-19, Blue Prism met sa technologie d’automation intelligente à disposition de nombreux acteurs, et notamment celle des organismes du secteur santé pour contrer les nombreux dommages collatéraux causés par la pandémie de COVID-19.

Assurer la protection des professionnels de santé en assurant un approvisionnement continu en EPI

Un organisme de santé publique nous a demandé de l’aide. Cette organisation administre notamment les approvisionnements et la distribution d’équipements de protection individuelle (EPI) pour plus de 2 000 hôpitaux et pharmacies, afin de protéger au mieux personnel médical et patients contre la COVID, et limiter la transmission du virus.

Face au pic de demandes, leur méthode d’approvisionnement et de distribution, qui consistait à gérer manuellement les commandes, était devenue ingérable.

Impossible d'interfacer les systèmes de gestion des commandes et des stocks à court terme. Les informations utilisées pour passer les commandes pouvaient devenir obsolètes ou incorrectes à tout moment, et, par un effet boule de neige, avoir un impact négatif sur les stratégies de prévention et de limitation de la transmission de la COVID, voire sur les soins aux patients.

Cas d’application : automatiser les commandes d’EPI pour soulager les équipes

Pour l’organisme de santé publique, le cas d’application de la RPA était simple : réduire les tâches manuelles et la pression sur ses équipes en automatisant, autant que techniquement possible, la manipulation de multiples systèmes informatiques et de nombreuses feuilles de calcul de manière quotidienne.

C’est là que mon expertise en automatisation intelligente est entrée en jeu.

Quand le comité du programme m'a donné le feu vert, j’ai collaboré avec les parties prenantes de l’organisme pour définir et valider le périmètre du projet. Cela m’a permis d’établir un échéancier en estimant la quantité de travail nécessaire.

J’ai ensuite travaillé avec les équipes métier et IT pour m’assurer que le processus était bien documenté et que l’infrastructure était prête pour progresser. En parallèle, pour accélérer le déploiement de l'automatisation, j’ai formalisé le test d’acceptation ainsi que le design du processus automatisé.

Une fois tous les prérequis assemblés, j’ai passé une dizaine de jours à développer puis tester le processus automatisé de commande et de distribution des EPI pour m’assurer qu’il réponde bien aux critères d'acceptation de l’équipe avant de le déployer en production fin octobre 2020.

Il s’est écoulé un mois entre le début du projet et le déploiement de l'automatisation en production.

Des résultats probants dès le déploiement du processus

Sur une période de deux mois (novembre et décembre 2020), le processus automatisé a généré des résultats probants : 

Pour l’année 2021, l’équipe estime que le processus automatisé permettra de :

• Traiter 42 000 formulaires de commande pour 60 000 EPI à livrer à plus de 2 500 sites, soit une capacité de traitement augmentée de 50 % par rapport à 2020
• Économiser 80 % d’un effectif temps plein (ETP) sur l’année soit près de 18 000 euros, qui pourra être affecté à d’autres tâches

Au vu des résultats, les dirigeants de l’organisation m’ont confirmé que cette automatisation leur permettrait de tenir leur engagement d’approvisionnement en EPI pendant la pandémie et épaulerait leurs actions de prévention.

Les agents virtuels leur ont non-seulement permis d’augmenter l’efficacité du processus existant, mais aussi de pérenniser leur modèle d’approvisionnement à long terme. Ils pourront également s’appuyer sur ce modèle pour atteindre leurs ambitions d’amélioration des services de santé publique.

L'automatisation intelligente : vecteur d'agilité du secteur santé

Comme quoi, le potentiel des nouvelles technologies, et notamment de l'automatisation intelligente dans le secteur santé ne se limite pas à l'étoffement des ressources ou à la réduction des coûts. L'automatisation permet de booster l'agilité opérationnelle des organismes de santé publique en période de crise, grâce à sa rapidité de mise en place, son approche low-code et sa flexibilité.

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D'un point de vue plus personnel, avoir pu mettre mon expertise en automatisation des processus au service d'un effort public visant à assurer la protection du personnel médical, et à appuyer la lutte anti-COVID a été une expérience extrêmement gratifiante, et je suis fier de travailler pour une entreprise qui met sa technologie au service des organismes qui en ont le plus besoin en cette période inédite.