Nos clients me demandent souvent quels sont les fondamentaux pour la réussite de leur programme RPA. Ils se demandent souvent par où commencer ou encore s’ils devraient avoir identifié les processus à automatiser avant même le début du programme.

Comme nous parlons de RPA à l’échelle, on considère l’ensemble du modèle opérationnel cible. Il ne faut toutefois pas oublier que ce dernier est applicable dans son exhaustivité aux programmes de RPA matures. En début de programme, nous pouvons nous concentrer sur un nombre plus limité d’actions, tout en conservant à l’esprit la cible du programme à maturité.

Dans un post précédent, je m’intéressais à définir dans sa globalité le modèle opérationnel cible qui, pour rappel, est fondé sur 7 piliers :

• Définir votre vision et stratégie
• Définir et mettre en place votre gouvernance et une gestion du pipeline des processus candidats
• Définir l'organisation du programme RPA, et notamment mettre en place un centre d’excellence RPA
• Définir les nouveaux rôles et les programmes de formation associés
• Définir et déployer une méthodologie de développement des processus à automatiser
• Définir un modèle de service qui permet la mise en production et la maintenance des agents virtuels
• Et enfin définir et créer une infrastructure technologique robuste et sécurisée, adaptée à la RPA

Prenons ces piliers un par un et examinons les 5 bonnes pratiques et actions nécessaires au lancement de votre programme de RPA :

Définir la vision et les objectifs du programme RPA

Définir les objectifs du RPA au sein de l’organisation et les problématiques métier à résoudre est essentiel. Cela permet d’appuyer la communication autour du programme et de faciliter l'adoption de la RPA. 

Votre stratégie RPA peut, et doit, évoluer dans le temps. Il est donc tout à fait admissible de définir des objectifs basiques mais quantifiés pour démarrer ce dernier, car ils serviront de données de base aux calculs des ressources nécessaires.

Mettre en place la gouvernance 

Un certain niveau de gouvernance, même simple, est nécessaire afin d’identifier et d’évaluer les premiers processus candidats à l'automatisation, et de prioriser leur automatisation. 

Vous devez ensuite étendre celle-ci au déploiement en production des processus pour vous assurer que tous les processus automatisés respectent les bonnes pratiques de design définies par votre Design Authority et les règles internes de sécurité, par exemple.

Construire une organisation autour du programme

La création du centre d’excellence RPA (CoE) permet d’accélérer le développement de l’expertise interne en RPA. 

Il se compose de plusieurs rôles experts, notamment : développeur, d’analyste ou encore de contrôleur de processus. En début de programme, vous n'aurez pas forcément les ressources nécessaires pour identifier une personne par rôle, et comme vous devrez être agile, il est possible qu'un même collaborateur endosse plusieurs rôles.

Identifier les rôles essentiels et le modèle de service du projet RPA

Soyons honnête... la RPA fait appel à plus d'experts que ceux identifiés ci-dessus. Vous aurez besoin d’architectes techniques et fonctionnels ainsi que de développeurs seniors dont les rôles sont à formaliser. 

Ces experts (en devenir) doivent aussi être formés et « mentorés » afin d’accélérer l’initialisation du programme :

• La méthodologie de développement doit prendre en compte vos habitudes et contraintes internes, mais la définition des étapes de définition, design, développement et test est essentielle.
• Le modèle de service doit s'adapter à votre organisation courante et évoluera donc avec cette dernière. Vous devrez vous assurer que les basiques sont en place : la gestion des exceptions et leur traitement, ainsi que le suivi de l’utilisation des ressources. 

Déployer l'infrastructure technique

La plateforme technologique mise en place doit permettre un développement rapide des usages futurs et être ouverte sur l’écosystème technologique de l’entreprise, incluant les systèmes d’information, les standards de gestion de la sécurité etc. En impliquant l'IT dans le programme, vous vous synchronisez avec les impératifs technique de l'entreprise. Business-led, IT-governed. 

En standardisant votre approche de la RPA, notamment la définition des bénéfices de la RPA à l’échelle de l’organisation, vous facilitez la promotion (et l'adoption) de cette nouvelle main-d’œuvre digitale au sein de votre structure dès l’obtention des premiers résultats.

Plus le programme se développe, plus vous pourrez capitaliser sur votre expérience, améliorer la séparation des tâches et ainsi démarrer l’industrialisation de votre programme RPA.

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La RPA en toute transparence

Dans cette série sans interdits, nous abordons la RPA en toute transparence, des vrais avantages de la solution aux choix des processus à automatiser pour un impact maximal, en passant par les bonnes pratiques de mise en place.