L’évaluation des processus candidats à l’automatisation est un des éléments clés du modèle opérationnel cible de la RPA que j'évoquais dans un blog précédent. Il est indissociable de la génération du pipeline des futurs processus candidats et pour cela, il faut garder à l’esprit les piliers fondamentaux du modèle opérationnel, et plus particulièrement :

• La stratégie : quel objectif veut-on atteindre avec le programme de RPA et quel bénéfice mesurable en découle ?
• Le développement et la mise en production : l’industrialisation de l’approche est essentielle afin de satisfaire un cycle court et qualitatif de développement. Il est impératif d’assurer un retour sur investissement rapide et la stabilité une fois en production, afin de garantir la pérennité des bénéfices.

Bien évaluer les processus candidats à l’automatisation

L’impact à automatiser :

Pour analyser l’impact du processus, on doit comprendre le volume de transactions du processus actuel ainsi que sa place dans le travail au quotidien des équipes : combien de collaborateurs sont concernés par ce processus ? A quelle fréquence est-il répété ?

La complexité à implémenter :

Trois données sont à prendre en compte ici : la rapidité d’implémentation, le risque potentiel d’erreur et le taux de succès du processus automatisé une fois en production. Certains processus nécessiteront plusieurs boucles d’amélioration successives, là où on aura pu constater des cas d’échecs.

Le bénéfice attendu :

Les processus les plus adaptés à l’automatisation doivent apporter un bénéfice concret à notre organisation. On doit pouvoir effectuer un calcul détaillé du bénéfice attendu réalisé. Ce dernier se définit par la vision stratégique à laquelle on souhaite répondre avec l’automatisation de ce processus. On pourra le mesurer de façon précise avec l’ensemble des données collectées au cours des étapes précédentes pour mettre en comparaison le gain de l’opportunité avec son coût. Un des indicateurs usuels que l’on utilisera est le nombre d’heures rendues aux métiers mais il est aussi possible d’envisager de calculer des indicateurs relatifs à la qualité des opérations ou à la satisfaction des clients et/ou des employés, selon la vision stratégique définie pour ce programme.

Au sortir de l’évaluation nous aurons répondu à deux questions :

• Est-ce que ce processus est un bon candidat à l’automatisation ?
• Comment le prioriser sur la roadmap des processus à automatiser ?

On effectuera un tri parmi les processus et certains pourront être écartés s’ils ne répondent pas à un nombre de critères suffisants, ou s’ils ont des critères bloquants.

Pour faciliter cette étape, nous mettons gratuitement à disposition notre outil d'évaluation des processus, qui permet de structurer l’évaluation et la sélection des processus à automatiser.

Prioriser l’automatisation des bons processus au bon moment

Lors de la phase de priorisation des processus à développer, il est préférable sur la maturité actuelle de notre programme RPA. En début de programme, l’automatisation des processus intensifs vous permet de maximiser l’utilisation de la nouvelle main-d’œuvre numérique et d’obtenir rapidement un retour sur investissement. A mesure de l’avancée du programme d’automatisation, vous pourrez envisager de déployer vos agents virtuels pour le traitement de processus plus ciblés.

La majorité des programmes de RPA que nous accompagnons débutent par l'automatisation de processus basiques avant d’envisager des processus plus complexes qui nécessitent plus de développement ou des technologies additionnelles. Ceux-ci sont généralement pris en compte lorsque le programme atteint une maturité suffisante, une fois que les équipes ont gagné en expérience.

Le processus idéal est donc…

• Standardisé : il est optimisé et standardisé à l’échelle de l’entreprise
• Répétitif : il y a peu d’exceptions dans la répétition des tâches nécessaires à accomplir le processus
• Transactionnel, avec un volume conséquent de transactions
• Complexe, avec une multiplicité d’étapes ou de systèmes à interroger
• Autonome, où l’interaction humaine est minimale

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Bien réussir l'évaluation des processus à automatiser avec la RPA, c’est donc suivre 4 grandes étapes :

• La découverte des processus : identification de processus candidats, de leur complexité et leur impact, en impliquant l'organisation et les métiers
• Le tri des processus : filtre des processus à faible impact
• L’évaluation des processus : priorisation des processus à développer
• L’analyse des processus afin de préparer leur automatisation

Vous voulez en savoir plus ?

Notre outil d’évaluation des processus est disponible gratuitement depuis notre portail. Créez un compte gratuit ou connectez-vous pour y accéder et commencer l'évaluation de vos processus.

La RPA en toute transparence

Dans cette série sans interdits, nous abordons la RPA en toute transparence, des vrais avantages de la solution aux choix des processus à automatiser pour un impact maximal, en passant par les bonnes pratiques de mise en place.