L’autorité de conception, également connue sous le terme anglais de Design Authority, a un rôle souvent méconnu et sous-estimé dans les centres d’excellence RPA en création. Et sa valeur est telle, quelle que soit la maturité du programme de RPA, que j’ai décidé d’y consacrer un blog entier.

J’ai régulièrement pu constater que les centre d'excellence (CoE) de programmes de RPA démarrés depuis un peu plus d’un an se posent encore des questions sur le temps de développement des processus automatisés, qui leur paraissent parfois longs, ou sur la non-réutilisabilité des objets.

Les réponses à toutes ces questions se trouvent dans la notion d’autorité de conception, qui a un double rôle de conseil et de gardien des bonnes pratiques auprès des équipes de développement. Elle soutient et valide les éléments d’architecture du processus au cours des phases de design et déploiement.

L’autorité de conception n’est pas nécessairement identifiée par un seul et unique individu, il est surtout indispensable qu’elle ait toute l’expertise nécessaire et qu’elle puisse être soutenue par des ressources externes à l’organisation en début de programme.

Les responsabilités de l'autorité de conception

Vous l’aurez compris, l’autorité de conception est une des clés d’un programme RPA évolutif et du succès à long terme de celui-ci. Parmi les clés du succès, quelles sont donc les responsabilités spécifiques de l’autorité de conception ?

Garant de l'adhérence aux bonnes pratiques et aux standards de qualité

Avant toute chose, l’autorité de conception doit s’assurer que l’ensemble du CoE et des parties impliquées dans votre programme RPA adhère aux bonnes pratiques et aux standards d’assurance qualité définis par votre organisation et Blue Prism.

Cela implique la revue des artéfacts, l’approbation de tous les designs et la validation des implémentations avant déploiement afin de valider le niveau de qualité et la bonne application du design approuvé. Dans les cas où des écarts ou points de discussion auront été identifiés, l’autorité de conception doit pouvoir se montrer disponible et faire des retours et recommandations concrètes.

« Constant communicator »

Une autorité de conception sans communication ? Ça ne fonctionne pas. En tant qu’experte, l’autorité de conception est une partie incontournable : elle doit travailler de consort avec ses collègues développeurs et concepteurs et être une véritable facilitatrice des projets d’automatisation.

Au programme pour elle :

• Échanger régulièrement avec les équipes de design et développement (de façon hebdomadaire par exemple) afin d'appuyer les plannings d’implémentation
• Valider tout artéfact dans le respect des plannings 
• Échanger avec les développeurs et concepteurs afin de valider la documentation des processus

Gardien de la vue d’ensemble

L’autorité de conception, c’est aussi le garant d’un projet bien documenté, et donc du succès du projet à long terme. Elle doit créer et maintenir à jour un hub comprenant toutes les informations et documents concernant le programme RPA, et bien évidemment, faciliter le travail des développeurs et concepteurs de solutions avec ces ressources.

Maître des bonnes pratiques

Pour finir avec les responsabilités de l’autorité de conception, elle est en charge de définir, valider et faire évoluer les bonnes pratiques au sein du CoE.

Elle doit aussi intervenir de manière régulière en proposant un feedback régulier et un service de conseil aux équipes de développement. Cela permettra de s’assurer de la bonne adéquation des bonnes pratiques avec les réalités de l’opérationnel et de les faire évoluer si besoin.

Quels outils pour l'autorité de conception ?

Bien qu’elle soit une sorte de super ninja de la RPA, votre autorité de conception ne travaille pas seule : elle s’équipe d’outils qui faciliteront à la fois son travail et celui des collaborateurs qu’elle sert, et l’aideront à maintenir les standards de qualité et d’efficacité.

On pensera notamment à un kit contenant :

Checklists des contrôles de conception et développement

Ces checklists détaillées permettent de facilement documenter et rappeler à votre équipe les contrôles à effectuer sur les processus et objets, notamment les contrôles sur les prérequis de design, la gestion des mots de passe, la gestion des exceptions, les considérations de réutilisation des objets, la logique métier des objets, les conventions d’appellation ou encore les sujets de performance.

Une solution standard de gestion de l’information vous permettra d’héberger et d’organiser facilement ces informations.

Librairie des objets métier

Comme son nom l’indique, c’est une solution qui vous permettra de lister et stocker tous les objets développés et en production à date. Elle contient le nom des objets, ainsi que les différentes actions, inputs et outputs de ces derniers. Pour plus de détails, vous pouvez également enrichir cette liste d’une correspondance entre les objets et les processus développés.

Vous pourrez ici utiliser un outil tel que l’Enterprise Digital Exchange pour classer et distribuer vos objets métiers à l’échelle de votre structure.

Votre Design Authority pourra également mettre en place d’autres outils qui permettront de réduire les efforts de développement du CoE, comme une liste des objets et processus en cours de développement.

Développement et évolution de l'autorité de conception

Vous pourrez continuer à développer votre Design Authority en élargissant son périmètre aux stratégies de test.

Si votre démarche d’autorité de conception est essentielle au succès de votre projet RPA dès son initiation, il est tout aussi indispensable qu’elle évolue avec lui pour garantir une vitesse d’exécution suffisante, et surtout constante.

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La RPA en toute transparence

Dans cette série sans interdits, nous abordons la RPA en toute transparence, des vrais avantages de la solution aux choix des processus à automatiser pour un impact maximal, en passant par les bonnes pratiques de mise en place.