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Blog | 24 oct. 2023

6 exemples d’automatisation de flux de travail

Exemples d’automatisation de flux de travail
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Imaginez l’automatisation des flux de travail comme une production cinématographique. Vous avez à votre disposition plein de scènes, ou tâches manuelles, à placer aux bons endroits pour créer une intrigue cohérente. Et elles doivent toutes être réussies, ce qui nécessite que tout fonctionne ensemble. Une fois cet objectif atteint, vous pouvez déployer l’automatisation de votre flux de travail à tous vos services pour renforcer davantage encore l’efficacité, la collaboration et la croissance.

Grâce à l’automatisation robotisée des processus (RPA), vous pouvez automatiser vos tâches manuelles en donnant un « script » à vos bots de RPA. Vous définissez les règles et la RPA les applique. L’automatisation intelligente (AI) ajoute l’intelligence artificielle (IA) à votre RPA pour en faire un acteur expérimenté, ce que nous appelons un « travailleur numérique ». Le travailleur numérique suit le script, mais il le fait brillamment. Il trouve la meilleure façon d’accomplir la tâche, pour offrir une performance optimale, digne d’un oscar, pourrait-on même dire. Enfin, la gestion des processus métiers (BPM) est votre réalisatrice. Elle indique à vos travailleurs numériques où aller et s’assure qu’ils font du bon travail.

Voyons donc comment utiliser l’automatisation des flux de travail pour faire un carton au box-office. Lumière, caméra… action !

Qu’est-ce que l’automatisation des flux de travail (en termes techniques) ?

L’automatisation des flux de travail rationalise et automatise les processus métier. Elle agrège ensemble des systèmes et des services disparates et décharge vos collaborateurs des tâches ennuyeuses et répétitives afin qu’ils puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le support client et les initiatives stratégiques.

Comment bénéficier de l’automatisation des flux de travail ?

Avantages d’un système d’automatisation des flux de travail :

  • Gain de temps
  • Aide à la prise de décision
  • Gain d’efficacité
  • Réduction des erreurs
  • Interactions entre collaborateurs
  • Économies financières
  • Amélioration du service client
  • Augmentation de la satisfaction des employés
  • Informations et suivi en temps réel
  • Renforcement de la conformité réglementaire

Qu’est-ce qu’un logiciel d’automatisation ?

Un logiciel d’automatisation transforme des tâches répétitives basées sur des règles en actions automatisées. L’AI en est un exemple. Le logiciel d’automatisation est votre centre de production : c’est là que vous organisez tout le film, du début jusqu’à l’image de fin.

Comment démarrer correctement votre production d’automatisation ?

Votre parcours d’AI ne se limite pas à utiliser des technologies avancées basées sur l’IA. Vous devez combiner un flux de travail solide avec l’automatisation des processus et établir une automatisation ciblée et stratégique que vous pourrez faire évoluer.

Mais comment créer une base solide ?

Pour établir une base d'automatisation solide, vous devez d'abord planifier et comprendre vos processus actuels. Voici cinq étapes pour intégrer l’automatisation des flux de travail :

  1. Choisissez vos processus. Identifiez les processus les plus propices à amélioration et utilisez des technologies telles que l’exploration des tâches et des processus pour déterminer efficacement par lesquels commencer.
  2. Trouvez des cas d’utilisation. Découvrez comment d’autres organisations similaires à la vôtre ont utilisé l’automatisation des flux de travail.
  3. Montrez-vous convaincant. Obtenez l’adhésion des employés et des dirigeants de votre entreprise à la technologie.
  4. Concevez le flux de travail. Utilisez un système de gestion des flux de travail tel que la gestion des processus métier (BPM) pour créer et gérer votre système automatisé.
  5. Surveillez et optimisez. Lorsque vous automatisez votre flux de travail, surveillez ses performances au fil du temps et suivez les indicateurs clés de performance (KPI).

À quoi sert la BPM ?

La gestion des processus métier (BPM) facilite l’allocation des ressources, le traitement des documents et l’intégration des API. Vous pouvez voir la BPM comme votre réalisatrice. Il s’agit d’un logiciel de gestion qui coordonne tous les processus automatisés pour s’assurer qu’ils agissent aux bons endroits et au bon moment.

Essentiellement, la BPM rassemble tous les processus que vous avez automatisés avec l’AI pour faciliter le suivi des performances et l’évolutivité.

6 exemples d’automatisation de flux de travail

Chaque secteur d’activité et chaque service d'une entreprise présente son lot de tâches répétitives, qui monopolisent un temps précieux. Rien de surprenant à ce que vos employés aient envie de s'atteler à autre chose qu'à des heures de saisie manuelle des données ou de remplissage de formulaires. En outre, le temps de travail quotidien des humains est limité. Ils ont besoin de pauses, contrairement aux travailleurs numériques.

Vous trouverez ci-dessous six exemples précis propices à l’automatisation des flux de travail.

1 — Demandes de service informatique

Tout bon service informatique connaît l’importance d'un traitement efficace des demandes d’assistance technique. Celles-ci sont nécessairement nombreuses, et la simplification du processus inhérent peut éviter bien des migraines. Au lieu d’envoyer un e-mail au service informatique lorsqu’ils ont un problème, les employés peuvent soumettre un formulaire. Un système d’automatisation des flux de travail attribue ensuite le ticket à un agent d’assistance disponible, ce qui facilite et accélère le suivi, la gestion et la réponse aux demandes.

2 — Accueil et intégration des employés

En parlant de tâches fastidieuses, aucune n’est plus répétitive et chronophage que la saisie manuelle des données d’un nouvel employé dans vos systèmes de ressources humaines (RH). Les dossiers du personnel exigent le plus grand soin ; vous travaillez avec des données sensibles et toute erreur de saisie peut pénaliser lourdement votre entreprise. Imaginez que vous arrivez sur le plateau et réalisez que votre employeur a mal orthographié votre nom dans tous ses documents ou qu’il a oublié d’envoyer votre équipement de démarrage. Ce n’est pas ce qu’on appelle une bonne première impression, et les bonnes impressions sont capitales.

L’automatisation des flux de travail crée un processus d’intégration normalisé et précis pour les nouvelles recrues. Toutes les données pertinentes sur l’employé sont réunies et saisies sans erreur. De plus, les formulaires et les documents de conformité concernant l’employé peuvent lui être envoyés avant la date de début de son contrat. Le personnel des ressources humaines, libéré des processus manuels, peut se concentrer sur l’accueil de votre nouvelle recrue, et le bénéfice est double, car la confiance de l'arrivant ou l'arrivante dans l’entreprise en sort renforcée.

3 — Remboursements des dépenses

Quand un employé doit se faire rembourser des frais, le processus de soumission et d’approbation implique de nombreuses étapes : créer une note de frais, l’envoyer à un responsable pour approbation, transmettre cette approbation au service financier et enfin, saisir manuellement les informations dans le système, tout cela avant qu'un remboursement finisse par être émis. Tout le processus peut prendre un temps considérable.

Grâce à l’automatisation, un employé peut remplir et soumettre un formulaire en ligne, qui est ensuite automatiquement transféré à son responsable pour approbation. Une fois le formulaire approuvé, il parvient directement dans les dossiers du service financier et le remboursement est ajouté au prochain chèque de paie de l’employé. Plutôt sympa.

4 — Factures

Les services financiers et comptables génèrent des factures en continu. Voilà une tâche chronophage parfaitement adaptée à l’automatisation. On oublie souvent les factures, car cette tâche se déroule en arrière-plan. Pourtant, l’automatisation du flux de facturation pourrait complètement transformer les tâches comptables, et faire gagner du temps et de l’argent à votre entreprise.

Le logiciel d’automatisation des flux de travail peut mettre en place un processus dans lequel, chaque fois qu’une transaction est terminée, une facture automatique s’affiche directement dans votre système. Vous pouvez même configurer des factures récurrentes selon un calendrier fiable, afin qu’elles soient systématiquement envoyées à un client à temps, avec le montant exact.

5 — Support client

Les automatisations offrent aux clients une assistance immédiate, de jour comme de nuit. Si un client a une question urgente (ou un problème pour lequel il souhaite une résolution rapide), l’automatisation des flux de travail peut utiliser un bot conversationnel pour l’aider et le guider tout au long d’un flux de discussion en fonction des sujets qu’il sélectionne. L’automatisation peut également conserver des enregistrements détaillés de ces interactions et de tous les commentaires des clients, assurant ainsi une issue heureuse pour tous les participants.

6 — Gestion des tâches

L’automatisation des flux de travail peut réduire et rationaliser les canaux de communication entre les employés et leurs chefs de projet, pour garantir le respect des délais et pour éviter l'oubli d'une information cruciale.

L’automatisation des flux de travail peut faciliter la gestion du temps et créer automatiquement des listes de tâches, voire les transférer vers votre logiciel de gestion de projet préféré. Aucune tâche n’est oubliée et vos équipes restent dans les clous. Un grand bravo pour votre productivité !

Comment rassembler les flux de travail ?

C’est simple : sur une plateforme unifiée. Une fois que vous avez planté le décor, rassemblez tous vos acteurs à l’écran.

L’AI, aidée de l’IA et la RPA, combine les flux de travail en un fonctionnement plus cohérent et plus efficace. Elle assure la gouvernance et la conformité et permet à l’entreprise de gagner du temps et d’économiser de l’argent.

Nous améliorons l’automatisation des flux de travail avec la RPA ServiceNow et l'AI SS&C Blue Prism. Notre partenariat avec ServiceNow offre aux clients une création de compte facile, une connectivité fluide, des outils d’automatisation des flux de travail centralisés sur une plateforme unique et plus de contrôle pour une transformation numérique rapide. Autrement dit, nous aidons les professionnels à améliorer facilement leurs flux de travail et leurs opérations.

C’est dans la boîte !

L’automatisation des flux de travail est conçue pour réduire les erreurs, rationaliser les processus et satisfaire vos employés et vos clients. Elle dirige, exécute et produit automatiquement un flux de travail complet. SS&C Blue Prism est là pour vous aider à mettre en œuvre l’automatisation des flux de travail dans votre entreprise.

Passons au générique !

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