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Étude de cas

Les services professionnels transfèrent les références en matière de soins de santé vers Epic

5 semaines Mise en œuvre rapide
24 570 heures récupérées par l’entreprise
60 % plus rapide pour transférer les recommandations et trier les commentaires

Key Takeaways

L'équipe de SS&C Blue Prism chargée des services d'automatisation met en œuvre l'automatisation du transfert des recommandations critiques en cinq semaines

Un prestataire de soins de santé au Royaume-Uni vise à devenir l'un des meilleurs pourvoyeurs de soins de courte durée du pays, en offrant à près d'un million de patients des soins de premier plan. Afin d'améliorer la prestation des soins de santé, la structure a récemment entrepris un changement technologique majeur et mis en œuvre Epic, un système de dossiers médicaux électroniques qui offre d'importants avantages. Cependant, relier leur système de recommandation électronique actuel à Epic s'avérait compliqué. Il était primordial que les recommandations continuent à circuler entre les systèmes sans interruption. Le prestataire s'est associé aux services professionnels de SS&C Blue Prism pour mettre rapidement en œuvre une solution d'automatisation intelligente (AI) afin de connecter les deux systèmes.

Un nouveau système numérique apporte de nouveaux défis

Auparavant, le prestataire de soins de santé utilisait plus de 200 systèmes papier et numériques pour gérer les soins aux patients. La décision a été prise de mettre en œuvre Epic afin de simplifier les opérations et de créer un système électronique unique pour gérer les dossiers des patients. Les professionels de santé du Royaume-Uni utilisent un système de recommandation électronique pour envoyer et recevoir des recommandations de la part de médecins généralistes, de spécialistes et d'hôpitaux. Le prestataire avait besoin d'un moyen pour transférer les recommandations de ce système à Epic, afin que les patients puissent être traités et que leurs résultats puissent être communiqués aux médecins généralistes et aux autres soignants, mais c'était plus facile à dire qu'à faire.

Les équipes administratives téléchargeaient manuellement les recommandations entre le système de recommandation électronique et les systèmes de dossiers médicaux électroniques actuels, un processus qui n'était pas un soutenable. La réduction des tâches administratives étant l'un des principaux avantages d'Epic, il n'était pas logique que les équipes continuent à télécharger manuellement les recommandations. De plus, avec la mise en ligne d'Epic, tous les dossiers devaient être transférés en même temps vers le nouveau système. Pour réaliser cette opération manuellement, le prestataire de soins de santé aurait dû constituer une grande équipe d'employés temporaires. L'heure tournait : Epic devait être mis en ligne dans trois semaines seulement. Le service des consultations externes avait besoin d'une solution rapide et efficace.

L'équipe de SS&C Blue Prism chargée des services d'automatisation entre en scène

Le prestataire de soins de santé a déterminé que l' automatisation intelligente était la meilleure solution pour transférer rapidement ses recommandations du système de recommandation électronique à Epic. Cependant, les ressources et l'expertise nécessaires en interne étaient limitées, surtout dans un délai aussi court. SS&C Blue Prism disposait de collaborateurs numériques pour gérer les recommandations, ainsi que d'une équipe d'experts et de développeurs pour accompagner l'équipe des consultations externes du prestataire.

L'équipe a tiré parti du programme de services d'automatisation de SS&C Blue Prism, ce qui lui a évité d'apprendre à utiliser plusieurs nouvelles technologies. Elle a ainsi pu se concentrer sur la compréhension des nuances d'Epic, tandis que l'équipe de SS&C Blue Prism se chargeait du développement des automatisations.

En seulement cinq semaines, après des appels quotidiens et l'implication de quatre développeurs de SS&C Blue Prism travaillant continuellement aux côtés de l'équipe interne, le prestataire de soins de santé a transféré près de 30 000 recommandations dans Epic.

Les collaborateurs numériques contribuent à améliorer l'expérience des patients et à réduire les risques

Désormais, lorsqu'un médecin généraliste crée une recommandation dans le système de recommandation électronique, un collaborateur numérique SS&C Blue Prism la localise, effectue diverses vérifications et l'insère directement dans le dossier du patient dans Epic afin qu'un consultant puisse ensuite procéder au triage. Si les patients sont nouveaux, le collaborateur numérique les enregistre, mais il ne s'en tient pas là. Une fois le triage des recommandations effectué, le résultat est récupéré par un collaborateur numérique et renvoyé d'Epic vers le système de recommandation électronique, de sorte que le médecin généraliste reste informé des soins prodigués au patient. Ce qu'un membre du personnel mettait de huit à dix minutes à télécharger manuellement ne prend plus que quatre minutes pour un collaborateur numérique, soit une réduction de 60 % du temps de traitement.

Une fois les automatisations mises en place, le prestataire de soins de santé a constaté qu'il ne disposait pas des ressources internes nécessaires pour les prendre en charge. Du fait de leur importance sur le plan clinique, il fallait absolument que les automatisations se déroulent sans heurts chaque jour, toute la journée. Le prestataire a donc demandé à l'équipe des services professionnels de SS&C Blue Prism de rester afin de continuer à gérer et faire fonctionner les automatisations.

Et ensuite ?

Le prestataire de soins de santé va utiliser sa main-d'œuvre numérique dans le cadre d'un processus de conseil et d'orientation, en veillant à ce que toutes les communications s'inscrivent dans le dossier Epic du patient. Les collaborateurs numériques vont extraire et mettre à jour le système de recommandation électronique, et communiquer avec les médecins généralistes, évitant ainsi des consultations externes inutiles. La structure prévoit également d'introduire ses collaborateurs numériques dans les équipes des RH et de la validation des données.

Nous n'avions pas d'équipe chargée de l'automatisation, et les délais serrés ainsi que les contraintes de ressources nous empêchaient d'employer notre propre personnel pour respecter les échéances. Les services professionnels de SS&C Blue Prism ont apporté une expertise approfondie en matière d'automatisation des processus (RPA), une posture flexible et un partenariat essentiel qui nous a permis de créer un lien solide entre notre système de recommandation électronique et notre nouveau système de dossiers médicaux électroniques, Epic. »
Responsable de l'accès aux soins non urgents Prestataire de soins de santé au Royaume-Uni

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