Qu'est-ce que la RPA - Chapitre 2

Chapitre 2

Les étapes d'un projet d’automatisation intelligente

Les structures qui mettent en place un programme de RPA ou d’automatisation intelligente sont souvent confrontées à un problème majeur : comment pérenniser et étendre ces activités pour en faire bénéficier l’ensemble de leurs services ?


Section 2 - Chapitre 2

Les bonnes intentions et les technologies d’automatisation intelligente appropriées constituent un bon point de départ, mais elles ne suffisent pas à assurer la réussite d’un parcours d’automatisation. Les personnes, les processus et la structure sous-jacents au programme sont en vérité presque aussi importants que la technologie à proprement parler.

Au fil de nos expériences, nous avons constaté que le véritable potentiel de l’automatisation intelligente est exploité non seulement en ouvrant la voie à des méthodes de travail plus intelligentes et initiées par la hiérarchie, mais aussi en appliquant ces initiatives de manière centralisée et collaborative. Il s’agit d’une condition indispensable pour maximiser leur simplicité et leur étendue.

Facteur clé de réussite

La clé de la réussite réside dans l’utilisation de la bonne méthodologie opérationnelle stratégique dès le départ.

Avec l’aide de nos clients, nous avons défini les 7 étapes indispensables à respecter afin que votre programme d’automatisation intelligente génère de la valeur pour l’ensemble de vos activités :

1. Partez d’une vision

Les initiatives d’automatisation intelligente sont généralement orientées métier. Elles sont pilotées par les responsables métier, qui comprennent mieux que personne les difficultés et exigences opérationnelles, et sont en mesure de déterminer quels processus automatiser pour bénéficier de résultats optimaux.

Avant de démarrer un programme, vous devez donc établir une stratégie d’automatisation intelligente et une vision adaptées aux objectifs globaux de l’organisation. Il est préférable de se concentrer sur des objectifs larges et s’inscrivant sur le long terme plutôt que sur des gains tactiques immédiats.

Pensez à améliorer la continuité opérationnelle, la résilience, l’efficacité, la qualité des processus et la responsabilisation des employés, ou encore les expériences des parties prenantes. L’important est de rendre l’entreprise plus intelligente, plus agile, plus efficace et plus compétitive.

Il est également indispensable de communiquer en continu cette vision. Vous devez présenter aussi clairement que possible l’objectif final, les conditions nécessaires à sa réalisation, les rôles de chacun et l’impact probable du programme sur chacun d’eux.

Regardez la vidéo sur la vision

2. Impliquez les parties prenantes clés

Sans l’adhésion des responsables de l’IT, vous aurez sans doute du mal à mettre en application votre stratégie d’automatisation intelligente. Pour l’obtenir, impliquez-les dès le départ, car ils peuvent vous aider sur de nombreux points essentiels, comme la conformité à la sécurité informatique, la vérifiabilité, l’infrastructure, sa configuration et son évolutivité.

Pour limiter l’impact de votre programme sur les opérations, vous devez de toute façon rester en permanence en contact avec l’IT.

Pour s’inscrire dans la durée, les programmes d’automatisation intelligente doivent également être soutenus par les dirigeants : si votre programme est considéré comme un projet métier stratégique, il bénéficiera de son appui et de son soutien, mais aussi des ressources financières et humaines nécessaires à son succès.

3. Établissez un comité de gouvernance

Ensuite, créez un comité de gouvernance chargé de définir la stratégie d’automatisation intelligente et de veiller à son bon déroulement. Généralement piloté par le responsable du programme d’automatisation, le métier, l’IT et le personnel chargé des changements, le comité de gouvernance a les missions suivantes :

  • Gérer toutes les demandes d’automatisation intelligente générées via le pipeline
  • Assurer la promotion des avantages de l’automatisation intelligente dans toute la structure pour identifier et qualifier les opportunités d’automatisation tout en calmant les peurs liées au changement pouvant exister en interne
  • Identifier les opportunités d’accroître la valeur de l’automatisation intelligente et défendre ces initiatives
  • Assurer la gestion des difficultés de conception technique et métier stratégiques survenant au cours du cycle de vie de développement et prendre en charge les difficultés et risques de livraison stratégiques remontés

4. Créez un centre d’expertise et d’exécution

Pour vous assurer que vos activités d’automatisation peuvent monter en puissance efficacement et suivre la demande, réfléchissez au positionnement de cette capacité au sein de la structure. Nous recommandons d’adopter une approche centralisée englobant toute l’organisation. Il peut être intéressant de l’intégrer dans un centre d’excellence (CoE) de l’automatisation intelligente ou, au moins, de préparer la mise en place d’un tel environnement.

Autre approche très efficace : le modèle fédéré. L’idée est de confier l’automatisation intelligente à une fonction donnée, mais de l’étendre à toute la structure et de confier le contrôle des normes et des bonnes pratiques, ainsi que la gestion de la stratégie et de la feuille de route de la RPA à l’équipe d’automatisation centrale.

Pour y parvenir, il convient de créer des pôles de développement dans toute l’organisation, chargés d’identifier et de livrer les processus automatisés sous la houlette du CoE.

Écoutez notre podcast sur les centres d’excellence

5. Préparez une stratégie d’automatisation intelligente

Avant de commencer à automatiser vos processus, vous devez réunir les informations appropriées lors de la phase de définition des processus avec l’aide d’experts. Il est également utile de présenter l’automatisation intelligente aux personnes concernées et de prendre le temps d’étudier les différences entre un processus automatisé et un processus réalisé par des êtres humains.

Une fois que les responsables de la conception du processus et le métier ont approuvé le plan proposé, le développement peut commencer.

6. Maintenez la continuité opérationnelle

Une fois en production, vos processus pourront avoir besoin d’un support approprié. Assurez-vous que les agents virtuels transmettent bien les références ou exceptions métier à l’équipe opérationnelle lorsqu’une intervention manuelle est nécessaire.

Vous devez également prévoir des ressources techniques capables de prendre le relais si les agents virtuels ne se comportent pas exactement comme prévu dans les premiers temps. Sur le plus long terme, une infrastructure informatique solide doit être en place pour assurer la continuité et la disponibilité des ressources d’automatisation.

7. Créez une équipe talentueuse

Votre main-d’œuvre virtuelle ne connaîtra le succès que si vous disposez des rôles et compétences appropriés. Vous avez notamment besoin des talents suivants :

  • Des développeurs qui assureront la conception, le test et la livraison de processus automatisés en suivant des principes définis et les normes appropriées, tout en veillant à respecter les politiques et pratiques en place.
  • Des analystes de processus qui capturent le détail des exigences de chaque automatisation d’un processus pour veiller à sa réutilisabilité, sa résilience et son évolutivité, ainsi que pour permettre de réduire les coûts et les délais de livraison.

Les personnes impliquées dans l’exécution et la gestion du programme d’automatisation intelligente doivent également détenir plusieurs compétences personnelles. La capacité à résoudre des problèmes en est une, et des plus importantes, mais la maîtrise de la communication avec les équipes IT et métier est également essentielle.

Conclusion

Pour pérenniser et faire monter en puissance l’automatisation intelligente à chaque étape de votre parcours, il est essentiel de mettre au point une stratégie et une méthodologie opérationnelle alignées sur votre vision.

En vérité, il s’agit même du facteur déterminant la réussite ou l’échec des programmes d’automatisation intelligente. Selon plusieurs entreprises, cette approche les a aidées à optimiser leur réussite pendant le déploiement de leurs programmes.

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