Qu'est-ce que la RPA - Chapitre 3

Chapitre 3

Surmonter les obstacles à l’adoption de l’automatisation intelligente

La mise en place d’un programme d’automatisation intelligente demande du temps et des efforts considérables. Mais ce type de programme en vaut la peine : l’ensemble de la structure en récoltera les fruits, sous forme d’économies, de gains d’efficacité ou encore d’une amélioration de la satisfaction des clients et des employés.


Image d’obstacle à surmonter

Pour vous aider à bénéficier de ces avantages au plus vite, nous vous avons préparé une liste des difficultés les plus fréquentes rencontrées lors de l’adoption de l’automatisation intelligente et des solutions que vous pouvez mettre en place dès aujourd’hui.

En vous appuyant sur les leçons tirées des structures dont tous les services ont accueilli ce type de programme à bras ouverts, vous ferez vos premiers pas dans ce nouveau monde sans embûche.

Mais alors, quels sont donc les principaux obstacles à l’implémentation d’un programme d’automatisation intelligente ?

En vérité, le problème ne se situe généralement pas tant du côté de la technologie mais plutôt des êtres humains.

Ils craignent que la technologie entraîne des suppressions de postes ou s’avère décevante, s’interrogent sur les ressources requises, et plus globalement, expriment un malaise face à l’inconnu.

L’adoption culturelle étant au cœur de la plupart des solutions à ces difficultés, penchons-nous sur quelques stratégies dont le succès est désormais avéré.

Obstacle n° 1 : Une nouvelle initiative d’automatisation intelligente suscite la crainte des employés

Tous les employés ne seront pas d’accord avec votre nouveau programme dès son annonce, qu’ils maîtrisent ou non le concept. Pour les personnes qui ignorent encore le principal objectif de l’automatisation intelligente, misez sur la pédagogie.

Programmes de formation, vidéos d’explication réalisées en interne ou tournées de présentation et journées de formation à la RPA, il est important de multiplier les opportunités, d’évoquer les avantages de votre programme pour l’entreprise et de poser des questions pour accélérer l’adoption.

Ces événements profitent également aux personnes plus au fait de la technologie : les occasions de réfléchir et mettre au point des solutions permettant d’accroître l’efficacité renforceront l’intérêt et apaiseront le scepticisme des responsables IT, étonnamment les plus méfiants face à l’automatisation.

Mais comment faire en sorte que votre service IT soutienne l’adoption de l’automatisation intelligente ?

La première chose à faire est d’être à l’écoute. Comme pour toute évolution majeure de votre organisation, veillez à ce que chacun se sente écouté en tenant compte des opinions des uns et des autres et en confirmant la légitimité des diverses inquiétudes exprimées.

Ensuite, donnez un exemple de processus pouvant être automatisé pour montrer la fiabilité et le potentiel de cette initiative. Les sceptiques comprendront rapidement l’intérêt de pouvoir exécuter une tâche en quelques mois à l’aide d’agents virtuels et non plus en 2 à 3 ans.

Les statistiques et données peuvent également contribuer à rassurer les équipes IT, en particulier si vous placez la vision de votre entreprise au cœur de votre explication. Vous vous intéressez particulièrement à l’expérience utilisateur ? Diffusez des sondages montrant des résultats positifs et une satisfaction client supérieure.

Vous visez avant tout la compétitivité ? Présentez les délais moyens de commercialisation de vos produits avant et après l’automatisation. Vous cherchez à étendre votre programme ? Comparez le coût d’une équipe humaine à celui d’un agent virtuel pour un processus réutilisable.

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Obstacle n° 2 : Les employés ont le sentiment que votre initiative d’automatisation leur est imposée ou ne montrent guère d’enthousiasme

Il est important de s’assurer que chacun fasse partie de l’initiative et n’en soit pas victime. La solution à ce problème doit venir des cadres dirigeants, car leur soutien influe directement sur l’adoption de l’initiative. Bref, l’encadrement joue un rôle clé.

Pour susciter l’enthousiasme, de nombreuses possibilités s’offrent à vous. Organisez un concours pour nommer vos agents virtuels et laissez vos employés exprimer leur créativité. Imaginez un look pour chacun d’eux.

Donnez-leur une personnalité en les rendant actifs sur les médias sociaux. Célébrez leurs anniversaires personnels et de travail, ainsi que leurs grandes réussites professionnelles.

Une fois que les employés connaîtront bien leurs homologues virtuels, proposez-leur de suggérer de nouvelles stratégies pour améliorer leurs tâches du quotidien. Les cas d’utilisation sont sans limites. Plus les employés se montrent imaginatifs, plus les résultats obtenus seront intéressants.

Vous pourriez également collaborer avec les membres de votre équipe pour déterminer la manière dont ils aimeraient utiliser le temps qui leur sera libéré.

Obstacle n° 3 : La technologie ne tiendra pas ses promesses

Le doute et la déception peuvent aussi être des difficultés. Mieux vaut prévenir que guérir : montrez l’efficacité de l’automatisation et fixez les attentes clairement dès le départ.

Non seulement vous devez clarifier le ROI attendu dès le début de l’initiative, mais vous devez aussi maintenir les attentes lors de l’extension du déploiement. Préparez un plan clair ou utilisez une méthodologie de mise en œuvre éprouvée.

Bien souvent, les personnes inquiètes n’ont pas réellement besoin de visualiser le plan dans son intégralité. Le simple fait de savoir qu’il existe peut les rassurer.

Vous pouvez également éviter les déceptions en automatisant les bons processus. Tous ne se prêtent pas à l’automatisation : il est important de prévoir la réalisation d’une analyse dans votre projet.

Pensez avant tout à :

  • Automatiser des processus déjà efficaces. L’automatisation de processus dysfonctionnels ne résoudra pas les problèmes.
  • Prendre des décisions cohérentes avec les objectifs métier.
  • Présenter un calendrier d’évaluation et d’amélioration.

Les principaux avantages du programme sont obtenus quelques années après son lancement. Ne prenez aucune décision majeure et évitez les changements radicaux au cours des deux premières années.

Obstacle n° 4 : Les robots vont voler le travail des humains

De nombreux employés perçoivent l’automatisation intelligente comme une menace. Mais est-ce vraiment le cas ? Non.

Au contraire, ces programmes font souvent naître de nouvelles opportunités professionnelles passionnantes. Dans ce cas, comment apaiser ces inquiétudes ?

C’est simple : jouez la carte de la promotion interne. Cette stratégie a très bien fonctionné dans de nombreuses entreprises. Tout d’abord, faites un tour de table pour savoir qui serait intéressé. Les personnes ayant l’envie d’apprendre, qui sont curieuses ou qui savent réfléchir de manière stratégique peuvent être de vrais atouts pour l’équipe de votre CoE.

Une solide expérience dans les technologies est recommandée, mais pas indispensable. En vérité, des employés aux expériences très diverses sont déjà devenus spécialistes produit ou développeurs citoyens, certification à l’appui.

En recrutant et formant des ressources internes, vous résolvez au passage les inquiétudes autour de la demande en ressources des programmes d’automatisation intelligente.

Obstacle n° 5 : Le moral des employés est en berne

Si vous avez bien suivi tous les conseils ci-dessus, mais que l’adoption de l’automatisation dans la culture de votre entreprise reste à la peine, voici quelques conseils pour inverser la situation :

  • Lorsque vous présentez un argument en faveur de l’automatisation intelligente, faites toujours le lien avec la vision de votre entreprise.
  • Tenez compte de la nature de votre public lorsque vous défendez votre initiative. Si vous mettez en avant la diminution des heures supplémentaires auprès des cadres dirigeants, présentez des données quantitatives sur les économies réalisées. Pour d’autres acteurs de l’entreprise, mettez plutôt l’accent sur l’amélioration de la qualité de vie, par exemple la possibilité de partir à l’heure pour profiter de ses amis et de sa famille. C’est une chance pour tout le monde, les agents virtuels adorent travailler tard le soir, le week-end et les jours fériés.
  • Partagez des histoires pleines d’émotion. Facilitez l’adoption en misant sur des témoignages. Plus ils seront touchants, plus ils seront efficaces. Réponse plus rapide face à la COVID-19, médecins disposant plus de temps pour les patients... Chacun se reconnaîtra.

Synthèse

Existe-t-il des obstacles à l’utilisation de l’automatisation intelligente ? Oui. La bonne nouvelle, c’est qu’en suivant nos conseils, vous pouvez les surmonter ou mieux encore, les éviter.

  • Peur de l’automatisation intelligente : proposez des informations sous diverses formes et des statistiques.
  • Opposition des employés : impliquez tous les employés dès le début et tenez-les régulièrement informés.
  • Manque d’enthousiasme : humanisez vos agents virtuels en vous appuyant sur la créativité de vos employés.
  • Déception : fixez des objectifs et des attentes réalistes et préparez un plan clair.
  • Perte d’emplois : misez sur la promotion interne.
  • Moral en berne : jouez sur la corde sensible à l’aide de témoignages et d’objectifs personnels.

Vous avez besoin d’aide pour surmonter les obstacles à l’adoption de l’automatisation intelligente ?

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