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南関町役場:SS&C Blue Prism の導入によりふるさと納税関連業務を年間約 450 時間削減

職員数 110 名の自治体が人員不足の問題を解消し、
行政サービスの拡充に向けたデジタル化を推進。

九州縦貫高速自動車道の南関インターチェンジのある南関町は熊本県の北西に位置する人口約 9,000 人の町です。この自然豊かな自治体は、町民や町内事業者がデジタル化の具体的なメリットを実感できるよう新たな行政サービスを提供するとともに、デジタル化を通して経費の削減や職員の事務負担の軽減を図る「南関町デジタル化推進計画」の一環として RPA 活用の第一歩を踏み出しました。

南関町では、町の「ふるさとなんかん応援寄附金特設サイト」を始めとする複数のふるさと納税 Web サイトでふるさと納税の申し込みを受け付けています。毎年順調に推移しており、その規模は非常に大きい事業に成長し、今後の拡大が期待されています。

ふるさと納税の申し込みデータは管理サイトへのデータの登録、受領証明書と宛名の印刷、そして封緘 (ふうかん)といった一連の作業を経て発送されますが、これまでは、ほとんどの作業を手作業で行っており人為的なミスが発生しただけでなく、担当者が不在の際は事前に作業手順を伝えて、代わりに作業をしてもらえるよう段取りを付ける必要がありました。

このような担当者の作業負担増を目の当たりにしていた南関町デジタル推進室は、業務の一部でも自動化することができないかと町のネットワークを管理している協力会社に相談を持ち掛けました。
協力会社から提示されたRPA活用による自動化は、既に他の市においてふるさと納税関連の業務自動化の稼働実績があったこともあり視察を経た結果、南関町の業務と共通するものであることがわかりました。

順調に成長し続けるふるさと納税の事業規模と、それに伴って増加し続ける担当者の作業負担に迅速に対応するために RPA の導入は不可欠という結論に達するのに時間はかかりませんでした。

モデルとなった他市では、デスクトップ型 RPA を含む複数の候補が挙がりましたが、セキュリティと一元的な保守が可能であるという点から SS&C Blue Prismが採用されています。
多くの個人情報を扱う自治体の業務においてセキュリティは絶対条件であり、また、サーバーから一元的にロボットを管理できるSS&C Blue Prism は南関町においても理想的なソリューションでした。

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