地方自治体の最上位機関であるノーフォーク郡議会が管理する道路、住宅、教育、社会福祉、廃棄物処理などは上層ではすべてサイロ化していました。自動化によってコストを削減し、効率性を高め、市民に還元したいと考えた時に、Blue Prismに着目しました。

課題

複数の機関から構成されているノーフォーク群議会は、一貫性のないデータを使うのを止め、効率を高め、コスト削減するための解決策を模索していました。

ソーシャルワーカーは、管理雑務に多くの時間を費やしており、市民のケアにまで焦点を当てることができていませんでした。

子供の行方不明捜索においては、直接的なケアが重要です。警察は毎日、捜索願をノーフォーク群に送付してきます。ソーシャルワーカーが子供の名前とケースワーカーを突合できたならば、より迅速に行動することができるかもしれません。しかも、このプロセスは迅速に行わなければならず、複数の書類へのアクセスと絶え間ない電子メールの確認作業を必要としていました。さらに、ケースワーカー一人当たり、月平均20時間もの時間を割いていました。

一方、議会の税関連の給与プロセスが複雑化し、最大134時間にのぼる作業負担が増えていました。毎月、およそ300人の職員にデータを送らなければなりませんでしたが、遅延や正確性の欠落は議会と職員の双方に悪影響を及ぼしていました。

ソリューション

ノーフォーク郡議会は、重要度が高いが、繰り返しの処理が必要な業務を支援するために、Blue Prismに注目しました。

税関連の給与計算プロセスは、デジタルワーカーが担うようになりました。デジタルワーカーはデータを迅速に処理し、期日どおりに職員に支払い処理をし、同時に正確な税徴収処理も実行します。プロセスの完了に要する時間は5日から2日に短縮されました。

また、デジタルワーカーは、行方不明の子供の捜索にも役立っています。新しいプロセスは、子供たちが早く見つけられるように、迅速な調査を可能にします。複数の電子メールを一通ずつ調べるのではなく、自動的に読み込んでケースを把握し、端的なレポートにまとめてケースワーカーに割り当てます。

ノーフォーク郡議会は、職員が市民と接する時間を戻すことに成功したことで、より効果的な組織になりつつあります。「即実行」をモットーに、ノーフォーク群議会は瞬く間にインテリジェントオートメーションを展開し、8か月の間に、21ものプロセスを自動化しました。