SS&C Blue Prism의 자동화 관리 서비스 팀, 5주 만에 중요한 진료 의뢰 전달 자동화 구현

영국의 한 의료 공급자는 국내 최고의 급성 간병 기관이 되어 거의 백만 명의 환자에게 최첨단 진료 서비스를 제공한다는 목표를 지향합니다. 의료 서비스 제공을 향상하기 위해 이 조직은 최근에 대대적인 기술 전환에 착수해 상당한 이점을 제공하는 EPR(전자 환자 기록) 시스템인 Epic을 구현했습니다. 하지만 현재 ERS(전자 진료 의뢰 시스템)를 Epic에 연결하는 것은 어려운 일이었습니다. 다양한 시스템 간에 중단 없이 진료 의뢰가 원활하게 연동되는 것이 중요했습니다. 이 의료 서비스 공급자는 SS&C Blue Prism 전문 서비스와 제휴하여 두 시스템을 연결하는 IA(지능형 자동화) 솔루션을 신속하게 구현했습니다.

새로운 디지털 시스템이 가져온 새로운 당면 과제

이전에 이 의료 서비스 공급자는 환자 진료를 관리하기 위해 200가지 이상의 종이 및 디지털 시스템을 활용했습니다. 그러다가 운영을 단순화하고 환자 기록을 처리하는 단일 전자 시스템을 만들고자 Epic을 구현하기로 했습니다. 영국 전역의 의료 서비스 공급자들은 ERS를 사용하여 GP(일반의), 전문의, 병원과 진료 의뢰 정보를 송수신합니다. 의료 서비스 공급자는 환자가 치료를 받고 그 결과가 GP와 기타 간병인에게 다시 전달될 수 있도록 ERS에서 Epic으로 진료 의뢰를 전달할 방법이 필요했지만, 말처럼 쉬운 일은 아니었습니다.

원무팀에서 ERS에서 현재 EPR 시스템으로 진료 의뢰를 수동으로 업로드하는 방식으로 일했지만 지속 가능한 방식은 아니었습니다. 행정 업무 감소는 Epic의 주요 비즈니스 이점 중 하나이므로 여러 팀이 계속해서 진료 의뢰를 수동으로 업로드하는 것은 합리적이지 않았습니다. 또한 Epic이 온라인 버전으로 출시되면서 모든 기록을 한 번에 새로운 시스템으로 이전해야 했습니다. 이 작업을 수동으로 수행할 경우 의료 서비스 공급자는 임시 직원으로 구성된 대규모 팀을 꾸려야 이 작업을 완료할 수 있었습니다. 시간은 끊임없이 흐르고 있었고 어느덧 3주만 더 지나면 Epic을 온라인에서 사용할 수 있도록 준비될 예정이었습니다. 외래환자팀에는 빠르고 효과적인 솔루션이 필요했습니다.

SS&C Blue Prism의 자동화 관리 서비스 팀의 합류

이 의료 서비스 공급자는 지능형 자동화가 진료 의뢰를 ERS에서 Epic으로 신속하게 이전하기 위한 최상의 솔루션이라고 판단했습니다. 그러나 특히 그처럼 빠듯한 일정에서는 솔루션 구현을 위한 내부 리소스와 전문 지식이 제한적이었습니다. SS&C Blue Prism에는 진료 의뢰 관리를 돕는 디지털 워커가 있었고, SS&C Blue Prism 전문가와 개발자로 구성된 팀도 의료 서비스 공급자의 외래환자팀과 협력할 수 있었습니다.

이 팀은 SS&C Blue Prism의 자동화 관리 서비스 프로그램을 활용했습니다. 따라서 여러 가지 새로운 기술을 배울 필요가 없었습니다. 대신, SS&C Blue Prism 팀이 자동화 개발을 맡는 동안 의료팀은 Epic의 미묘한 차이를 이해하는 데 집중할 수 있었습니다.

이 의료 서비스 공급자는 전담 SS&C Blue Prism 개발자 4명이 매일 통화하면서 내부 팀과 계속 협력한 끝에 단 5주 만에 거의 30,000건에 달하는 진료 의뢰를 Epic으로 이전했습니다.

디지털 워커, 환자 경험 개선과 위험 감소에 일조

이제는 GP가 ERS에 진료 의뢰를 생성하면 SS&C Blue Prism 디지털 워커가 해당 의뢰를 찾아 다양한 검사를 수행하고 의뢰를 Epic의 환자 기록에 직접 입력하므로 컨설턴트가 진료 의뢰를 분류할 수 있습니다. 신규 환자인 경우에는 디지털 워커가 환자를 등록합니다. 디지털 워커의 역할은 그게 전부가 아닙니다. 진료 의뢰 분류가 완료되면 디지털 워커가 결과를 선택하여 Epic에서 ERS로 다시 전송하므로 GP는 환자 진료 정보를 계속 제공받게 됩니다. 직원이 수동으로 의뢰를 업로드하는 데 8~10분이 걸리던 일이 이제 디지털 워커 덕분에 단 4분이면 끝나므로 처리 시간이 60% 단축됩니다.

자동화를 가동하여 실행한 후 이 의료 서비스 공급자는 자동화를 지원할 내부 리소스가 없다는 점을 확인했습니다. 임상적 중요성 때문에 자동화는 하루도 빠짐없이 종일 원활하게 작동해야 했습니다. 그래서 이 공급자는 SS&C Blue Prism 전문 서비스 팀에 계속 머무르면서 자동화 유지 관리와 운영을 위한 지속적인 서비스를 제공해 달라고 요청했습니다.

다음 단계는 무엇인가요?

이 의료 서비스 공급자는 A&G(조언 및 안내) 과정에서 디지털 워크포스를 사용하여 모든 A&G 커뮤니케이션이 Epic 환자 기록에 올바로 포함되도록 보장합니다. 디지털 워커는 ERS를 추출 및 업데이트하고 GP와 통신하여 불필요한 외래진료 예약을 방지합니다. 또한 디지털 워커를 HR 및 데이터 검증 팀에 도입할 계획입니다.