Se você executa um recurso de RPA e costuma oscilar entre processos demais e processos a menos em seu pipeline, você pode estar preso em um ciclo de abundância e escassez.

É comum que os primeiros programas de RPA enfrentem esse problema. Depois dos esforços iniciais com a descoberta de processos, o próximo passo de criar, implementar e executar operadores digitais é extenuante. Isso significa que você não está procurando mais processos. Logo, você percebe que o pipeline parece estar vazio e o ciclo começa novamente.

Eu já passei por isso e já vi outras organizações enfrentarem o mesmo problema. A boa notícia é que isso não precisa acontecer. Você pode executar algumas etapas importantes para romper esse ciclo e ter um pipeline bem alimentado de processos de alta qualidade para automação.

1. Gerar interesse

Disseminar a conscientização da RPA em toda a organização costuma ser mais fácil nos primeiros dias. É algo interessante e novo e as pessoas estão ansiosas para ver o que poder feito com ela. Nessa fase inicial, a conscientização também é fundamental para encontrar mais processos a serem automatizados. Portanto, você promove essa disseminação. Mas o principal é manter esse impulso indefinidamente.

A criação de um plano de comunicação e de um calendário de atividades permitirá que as pessoas saibam que você continua presente e gerando resultados para a empresa. Naturalmente, mensagens gerais para todos na organização são importantes, mas sua estratégia não deve se limitar a isso.

Você deve pensar sobre quem são seus clientes ideais, ou seja, quais áreas do negócio mais se beneficiariam com seus serviços? Como você agregará valor a esses clientes? Como você poderá provar que pode entregar o que eles precisam? Conhecer as respostas a essas perguntas ajudará você a direcionar suas mensagens e obter os resultados que procura. Esse deve ser o foco da sua abordagem de comunicação.

2. Dar feedback para as sugestões

Gerar interesse é relativamente simples. No entanto, com o tempo, ninguém se importará com o que você faz se não puder ver o que você faz. Nada acaba com o interesse em uma nova iniciativa como um buraco negro. Mas o que é esse buraco negro?

Trabalhei em uma empresa que tinha um ótimo projeto de inovação. Era possível enviar ideias para aprimorar a empresa internamente ou ajudar os clientes externamente. Essas ideias eram votadas, todos receberiam algum tipo de feedback e as melhores ideias seriam selecionadas para implementação e prêmios, só que isso não aconteceu.

O projeto foi um fracasso. No primeiro ano de execução, o projeto foi um sucesso, mas o feedback começou a falhar, pois as pessoas enviavam ideias, mas não recebiam nenhum feedback. O resultado? Todos deixaram de enviar ideias. É claro que isso não foi o pior, porque as pessoas também comentavam sobre o fracasso do projeto. Elas estavam emocionalmente conectadas às suas ideias e tinham investido seu tempo para enviá-las. Não ouvir nada era pior do que saber que sua ideia não tinha sido escolhida. As pessoas tinham a sensação de que as ideias enviadas haviam caído em um buraco negro.

Não importa como: oferecer visibilidade do pipeline a todos, manter o status atualizado ou simplesmente enviar as atualizações de status para quem sugeriu processos para automação. Não deixe de implementar um mecanismo de feedback.

3. Selecionar os processos que serão automatizados

Aceitar todos os processos enviados para automação pode ser uma ideia tentadora, particularmente durante a fase de escassez. Embora possa parecer uma boa ideia nessa fase, pois manterá você ocupado, isso pode trazer algumas grandes desvantagens.

Primeiro, em geral, manter o foco na criação de processos inadequados não aproximará você de seus objetivos estratégicos. É pouco provável que isso ajude você a entregar sua visão. Em segundo lugar, enquanto você desperdiça tempo em possibilidades inadequadas, as oportunidades certas (as que ajudam você a chegar aonde quer) podem estar passando despercebidas.

Naturalmente, isso não significa que você não deve fazer alguns trabalhos que agreguem um valor mínimo, mas que provavelmente terão importância estratégica no futuro. A automação de um processo para ajudar um novo departamento ou para provar o seu valor a um executivo sênior é um bom investimento de tempo no longo prazo. Porém, não deixe de eliminar o quanto antes qualquer processo que não esteja alinhado à visão geral de seus recursos de RPA.

É fácil dizer que você deve selecionar os processos, mas como fazer isso com confiança?

4. Criar uma estrutura de descoberta de processos

Você deve ter ouvido referências à máquina de fazer salsichas na área de vendas. O funil em uma das pontas é alimentado com oportunidades de vendas, o processador é o processo de vendas e a alavanca é a atividade de vendas que passa as oportunidades pelo processador. E, na outra ponta, saem as vendas.

Em nossa versão da máquina de fazer salsichas, os processos com potencial de automação são alimentados no funil, o processador é a estrutura de descoberta de processos e a alavanca é a atividade de descoberta. Do outro lado, saem processos totalmente analisados e aprovados para automação.

O que é a estrutura de descoberta de processos? É um processo em três passos que identifica as melhores oportunidades para automação: Triagem>Avaliação>Análise. Cada passo ajuda a filtrar e priorizar os processos que deveriam ser automatizados com base nos objetivos estratégicos a serem alcançados. Naturalmente, você pode criar sua própria versão dessa estrutura, mas é essencial ter uma abordagem formal baseada no que você quer realizar como uma equipe de RPA.

5. Guardar processos para depois

Quando seu funil começar a encher com possíveis oportunidades, você verá alguns processos que ainda não estão prontos para a automação. Um processo pode exigir um elemento de OCR ou formulário web para padronizar a entrada de dados, e você ainda não dispõe desses recursos. Não descarte esses processos. Se você os dividir em partes, pode ser que alguns elementos já possam ser automatizados. Mesmo que isso não aconteça, é provável que você consiga automatizar o processo no futuro quando ampliar seus recursos. Guarde-os para referência futura e avance para a próxima oportunidade.

Uma abordagem consistente para alimentar e manter o pipeline de processos ajudará a manter o trabalho fluindo e progredir rumo aos seus objetivos. Não tenha receio de continuar a divulgar o serviço quando já tiver uma lista de pendências. Desde que conte com um processo de feedback implementado e uma estrutura formal de descoberta para priorização adequada, você não cometerá grandes erros.