A automação pode revolucionar organizações, reduzindo custos, melhorando o atendimento ao cliente e capacitando as pessoas a se dedicar a tarefas mais estratégicas. No entanto, a identificação dos processos certos para a automação demanda tempo e recursos consideráveis. No longo prazo, as organizações podem perder oportunidades de automação e investir além do necessário.

Isso ocorre por dois motivos principais: as organizações não priorizam os processos corretos para automação e automatizam processos sem considerar como podem ser melhorados, renovados ou simplesmente eliminados.

A inteligência de processos (PI) gerencia e otimiza processos para que as organizações possam acelerar a obtenção de valor com a automação. A PI ajuda a determinar quais processos devem ser automatizados em primeiro lugar para agilizar o retorno sobre o investimento (ROI) das empresas.

Quais são os benefícios da inteligência de processos?

Tradicionalmente, a maioria das organizações cria modelos de processos que refletem como eles são executados e os armazenam em documentos de definição de processos (PDDs) como uma prática recomendada.

No entanto, a documentação de processos comerciais é uma iniciativa demorada e de alto custo, que exige equipes de consultores para entrevistar vários stakeholders. Muitas vezes, o resultado é uma compreensão incompleta da execução de processos completos, o que resulta em investimentos em automação que não obtêm o valor comercial pretendido ou não aproveitam todo o potencial da automação inteligente (IA).

É por isso que a Blue Prism introduziu a inteligência de processos. Ela cria um histórico sem filtros ou edições de todas as interações de processos, do início ao fim. Esses históricos são analisados para permitir que sejam comparados, filtrados, pesquisados e agregados.

A PI visualiza o fluxo de trabalho em cada passo do processo, revelando atrasos, gargalos e discrepâncias. Em seguida, ela oferece informações sobre a execução de processos completos em seu estado atual.

Com esse método, os usuários têm uma visibilidade completa dos processos, do início ao fim, mesmo quando algumas etapas usam vários sistemas.

A abordagem de análise numérica da PI funciona igualmente bem em todos os tipos de processos, simples ou extremamente complexos, usando recursos avançados de filtragem para detalhar problemas identificados e avaliar minuciosamente oportunidades de otimização de processos.

Ao mesmo tempo, a PI oferece cálculos de ROI quantificáveis e baseados em dados que consideram o número de transações e etapas de processos, a duração dos processos e o custo por transação.

Além disso, ela elimina a avaliação manual de processos, uma atividade difícil, de alto custo e frequentemente subjetiva. A PI proporciona visibilidade de processos completos para que as organizações encontrem padrões de alto risco ou custo que, de outra forma, não seriam detectados.

É essencial evitar a automação de processos inválidos ou executados precariamente. E é exatamente isso que a PI ajuda a fazer. Como ela analisa os processos exatamente da forma como são executados, as equipes podem identificar, analisar e corrigir problemas antes da automação. Assim, é possível evitar ou corrigir processos inválidos, que aumentam os custos de desenvolvimento da automação e retardam a obtenção de valor (TTV).

Além da configuração inicial e priorização

A PI continua agregando valor depois que os novos processos são introduzidos e estão operacionais. A solução monitora processos praticamente em tempo real, observando cada interação e alertando proprietários de processos sobre desvios que podem causar demoras ou outros problemas.

A PI permite melhorias contínuas para oferecer mais ROI à medida que as empresas aproveitam oportunidades de aumentar a velocidade e a inteligência dos processos.

Por exemplo, o monitoramento de processos automatizados em cenários mistos (em que robôs de software incorporam auxílio humano) ajuda a proteger os compromissos de ROI. As organizações podem especificar cenários ou condições detalhados que acionam alertas em tempo real para as pessoas certas no momento adequado. Esses recursos são apoiados por dados claros e quantificáveis de impacto de custos, atualizados automaticamente e monitorados diariamente, oferecendo justificativas sólidas para iniciativas futuras de automação.

Uma segunda área em que a PI continua a agregar valor é a conformidade. A PI permite que os usuários definam regras de processos alinhadas aos requisitos de conformidade da organização e orientem o sistema para detectar violações.

Quando uma ou mais das regras são violadas, o sistema alerta imediatamente os usuários, que podem tomar providências imediatas para corrigir o desvio e assegurar que não ocorra novamente.

Os usuários podem definir regras de alertas de PI para gerenciar o problema automaticamente quando um alerta é acionado. Esse recurso pode ser a diferença entre descobrir um problema antes que afete o status de conformidade da empresa e descobri-lo quando já afetou outros pontos do fluxo de trabalho ou, ainda pior, ficar ciente do problema apenas quando uma violação é relatada.

Participação na automação de toda a organização

A maioria das iniciativas atuais de IA se concentra na automação de processos de alto volume e relativamente simples, que envolvem dados estruturados e não têm intervenção humana.

No entanto, usuários com visão de futuro consideram cada vez mais a automação de processos que usam dados não estruturados, usam trabalhadores humanos ou precisam de algum raciocínio cognitivo. Esse aumento de complexidade e sofisticação aumenta os custos de desenvolvimento e reduz o ROI da automação.

Expandir rapidamente um programa de automação é uma tarefa difícil. Ela exige comando, controle e orquestração significativos para garantir a sincronização da automação entre todos os processos e sistemas comerciais envolvidos.

Com a PI, as organizações podem monitorar processos em toda a empresa praticamente em tempo real. Quando ocorre um erro, a funcionalidade de alertas da organização detecta e inicia automaticamente a correção do problema, proporcionando o controle e a visibilidade necessários para uma expansão confiável.

O caminho à frente

Não há dúvida de que as organizações usarão cada vez mais a IA para criar modelos mais eficientes, necessários para atender às expectativas de clientes, manter a competitividade em mercados com participantes que priorizam a digitalização e lidar com a crescente rigidez dos regimes regulatórios.

A automação inteligente pode ajudar as organizações a gerenciar diversos desafios comerciais, incluindo:

• Automação de verificações de conformidade em serviços financeiros
• Melhora de resultados em setores públicos e de assistência médica
• Aumento da visibilidade na cadeia de suprimentos de manufatura
• Otimização de várias etapas conectadas do ciclo de indenizações de seguros
  
  

A escala das possíveis transformações é enorme. No entanto, a quantidade de trabalho envolvida na geração de mudanças abrangentes pode parecer assustadora. A PI proporciona uma certeza inédita para a IA e elimina a necessidade de investigações demoradas para saber como os processos funcionam e quais devem ser priorizados.

Acima de tudo, com a inteligência de processos, as organizações podem garantir o ROI da automação inteligente em menos tempo, aumentar a confiança em iniciativas futuras e criar uma organização preparada para o crescimento.