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Estudo de caso

Os Serviços profissionais ajudam a transferir referências para o Epic

5 semanas Implementação rápida
24.570 horas retornadas ao negócio
60% mais rápido para transferir encaminhamentos e comentários de triagem

A equipe de serviços gerenciados de automação da SS&C Blue Prism implementa a automação de transferências de referências críticas em cinco semanas

Um provedor assistência médica do Reino Unido tem como objetivo ser um dos melhores prestadores de cuidados agudos do país, atendendo quase um milhão de pacientes com cuidados de última geração. Para aprimorar a prestação assistência médica, a organização realizou recentemente uma grande mudança tecnológica e implementou o Epic, um sistema de prontuário eletrônico do paciente (EPR) que oferece benefícios significativos. No entanto, conectar seu sistema de referência eletrônica (ERS) atual ao Epic foi um desafio. Era fundamental que as referências continuassem a fluir entre os sistemas sem interrupções. O provedor de assistência médica fez uma parceria com os serviços profissionais da SS&C Blue Prism para implementar rapidamente uma solução de automação inteligente (IA) para conectar os dois sistemas.

Um novo sistema digital traz novos desafios

Anteriormente, o provedor de assistência médica utilizava mais de 200 sistemas digitais e em papel para gerenciar o atendimento ao paciente. Eles decidiram implementar o Epic para simplificar as operações e criar um único sistema eletrônico para lidar com os registros dos pacientes. Os provedores de assistência médica do Reino Unido usam um ERS para enviar e receber encaminhamentos de clínicos gerais, especialistas e hospitais. O provedor de assistência médica precisava de uma maneira de transferir as referências do ERS para o Epic, para que os pacientes pudessem ser tratados e seus resultados pudessem ser comunicados aos clínicos gerais e a outros profissionais de saúde, mas era mais fácil falar do que fazer.

As equipes administrativas faziam o upload manual dos encaminhamentos do ERS para os sistemas EPR atuais, o que não era sustentável. A redução dos esforços administrativos é um dos principais benefícios comerciais do Epic, portanto, não fazia sentido que as equipes continuassem fazendo upload manual dos encaminhamentos. Além disso, com a entrada em operação do Epic, foi preciso transferir todos os registros para o novo sistema de uma só vez. Se isso fosse feito manualmente, o provedor de assistência médica precisaria adicionar uma grande equipe de funcionários temporários para concluir essa tarefa. O tempo estava correndo e o Epic estava pronto para entrar no ar em apenas três semanas. A equipe do ambulatório precisava de uma solução rápida e eficaz.

A equipe de serviços gerenciados por automação da SS&C Blue Prism entra em ação

O provedor de assistência médica determinou que a automação inteligente era a melhor solução para transferir rapidamente suas referências do ERS para o Epic. No entanto, os recursos e a experiência para implementar a solução internamente eram limitados, especialmente em um prazo tão curto. A SS&C Blue Prism contava com operadores digitais para ajudar a gerenciar os encaminhamentos e também com uma equipe de especialistas e desenvolvedores da SS&C Blue Prism disponíveis para trabalhar junto com a equipe ambulatorial do provedor de assistência médica.

A equipe aproveitou o programa de serviço gerenciado por automação da SS&C Blue Prism. Dessa forma, eles não precisaram aprender várias tecnologias novas. Em vez disso, podiam se concentrar em entender as nuances do Epic, enquanto a equipe da SS&C Blue Prism se encarregava do desenvolvimento de automações.

Em apenas cinco semanas — após ligações diárias e quatro desenvolvedores dedicados da SS&C Blue Prism trabalhando constantemente com a equipe interna — o provedor de assistência médica transferiu quase 30.000 encaminhamentos para o Epic.

Os operadores digitais ajudam a melhorar a experiência do paciente e a reduzir riscos

Agora, quando um clínico geral cria um encaminhamento no ERS, um operador digital da SS&C Blue Prism o localiza, realiza várias verificações e coloca o encaminhamento diretamente no registro do paciente no Epic para que um consultor possa fazer a triagem do encaminhamento. Se os pacientes forem novos, o operador digital os registra. Os operadores digitais não param por aí. Uma vez concluída a triagem de encaminhamento, o resultado é coletado por um operador digital e enviado do Epic para o ERS, de modo que o clínico geral permaneça informado sobre o tratamento do paciente. O que antes levava de oito a dez minutos para um membro da equipe fazer o upload manualmente, agora leva apenas quatro minutos para um operador digital — uma redução de 60% no tempo de processamento.

Quando as automações estavam em funcionamento, o provedor de assistência médica descobriu que não tinha recursos internos para dar suporte às automações. Sua importância clínica significava que as automações precisavam funcionar sem problemas o dia todo, todos os dias. Assim, foi solicitado à equipe de serviços profissionais da SS&C Blue Prism que permanecesse e fornecesse serviços contínuos para manter e operar as automações.

Qual o próximo passo?

O provedor de assistência médica usará sua força de trabalho digital em um processo de aconselhamento e orientação, garantindo que todas as comunicações de aconselhamento e orientação estejam no registro do paciente no Epic. Os operadores digitais extrairão e atualizarão o ERS e se comunicarão com os clínicos gerais, evitando consultas ambulatoriais desnecessárias. Eles também planejam apresentar seus operadores digitais às equipes de RH e de validação de dados.

Não tínhamos uma equipe de automação, e os prazos apertados e as restrições de recursos significavam que não tínhamos tempo para contratar nossa própria equipe para cumprir o prazo. Os serviços profissionais da SS&C Blue Prism trouxeram um profundo conhecimento em automação de processos (RPA), uma atitude flexível e uma parceria crítica que nos permitiu criar uma conexão sólida entre nosso sistema de encaminhamento eletrônico e nosso novo sistema de registro eletrônico, o Epic.”
Desempenho eletivo e liderança de acesso de confiança Provedor de assistência médica do Reino Unido

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