명품에 대한 훌륭한 혜택을 찾는 소비자들이 전 세계적인 할인 소매업체로 몰리고 있습니다. 소매업체의 구매자들은 자사 고객과 마찬가지로 스마트한 구매자이며, 수천 개의 다양한 공급업체로부터 독특한 상품을 조달합니다. 공급업체들이 다양한 형식으로 송장을 회사에 보냈기 때문에 직원들은 각각의 송장을 수동으로 검토해야 했으며, 이로 인해서 지불이 지연될 수 있었습니다. 송장 처리 속도를 높이기 위해 소매업체는 SS&C Blue Prism 디지털 워커에 SS&C | Blue Prism® Decipher IDP를 탑재했습니다.

당면 과제

이 회사는 9개 국가에서 4,700개의 매장을 운영하며 수백 개의 다양한 송장 템플릿으로 작성된 수천 개에 달하는 송장을 매주 12,000개 이상의 공급업체로부터 받습니다. 송장이 다양한 형식과 언어로 제출되기 때문에 30명의 직원으로 구성된 팀이 각각의 송장을 수동으로 검토한 다음 지불을 위해서 채무 지불 팀에 전달되었습니다. 직원들이 그 물량을 처리하는 것은 어려웠습니다. 공급업체들은 종종 지불을 받기 위해서 기다려야 했으며, 이는 회사와 주요 파트너사 간의 관계에 영향을 미쳤습니다. 송장의 복잡성으로 인해 오류가 발생하게 되었고, 업무의 반복적인 성격으로 직원들의 만족도가 낮아졌습니다.

해결책

이 회사는 이미 비즈니스 전반에 걸쳐 160개 프로세스에서 사용되는 SS&C Blue Prism 디지털 워크포스를 보유하고 있었습니다. 공급업체 송장 지불 프로세스를 간소화하기 위해서 회사는 RPA 툴킷에 지능형 문서 처리(IDP) 도구인 Decipher를 추가했습니다. 

송장이 회사의 중앙 우편함에 도착해서 중앙 저장소에 배치되면 디지털 워커가 송장을 수령하고 Decipher로 전송합니다. Decipher는 송장을 읽고 데이터를 해석하며, 미리 정의된 규칙 및 데이터 목록에 대해 유효성을 검사합니다. 머신 러닝(ML)은 Decipher가 각 송장 템플릿을 인식하고 주요 데이터를 추출하는 데 도움을 줍니다.

그런 다음, 디지털 워커는 표준화된 파일을 가져와 다른 시스템에서의 정보와 결합하고, 송장의 정확성과 감사 가능성을 보장하기 위해 점검을 실행합니다. 송장이 검증되면 디지털 워커가 공급업체에 대한 최종 지급을 위해 송장을 지급 처리 시스템으로 전송합니다.

디지털 워커는 소매업체가 매주 거의 7,000건의 송장을 신속하게 처리하고, 독특한 송장 형식, 언어 및 세무 요구 사항을 쉽게 정리하는 데 도움을 주고 있습니다. 수동 오류는 사실상 제거되었으며 정확도는 98%에 달합니다. 지급 대기 시간 또한 감소되었습니다. 새로운 엔드투엔드 솔루션은 이전 프로세스보다 2.5배 빠릅니다. 직원들은 역량이 향상되어 더 복잡한 송장 문제를 해결하기 위해 공급업체와 직접 소통하는 등 작업을 수행하고 있습니다. 회사는 디지털 워커를 고객 서비스, 재무, 인사, IT, 운영 및 공급망 팀으로 파견하여 지능형 자동화 능력을 계속 확대하고 있습니다.