Los compradores que buscan ofertas acuden en masa a un minorista global con descuento para obtener grandes ofertas en artículos de marca. Los compradores del minorista son compradores inteligentes, al igual que sus clientes, y adquieren artículos únicos de miles de proveedores diferentes. Dado que los proveedores enviaban sus facturas a la empresa en una amplia variedad de formatos, los empleados tenían que revisar cada una de forma manual y eso podía retrasar los pagos. Para acelerar el procesamiento de facturas, el minorista equipó a sus colaboradores digitales de SS&C Blue Prism con SS&C | Blue Prism® Decipher IDP.

Desafío

La empresa cuenta con 4.700 tiendas en nueve países y cada semana recibe miles de facturas de más de 12.000 proveedores en cientos de plantillas de facturas diferentes. Como las facturas se envían en una amplia variedad de formatos e idiomas, un equipo de 30 empleados tuvo que revisar cada una de ellas de forma manual antes de pasarlas al equipo de cuentas por pagar para su pago. Era difícil para los empleados mantenerse al día con el volumen. A menudo, los proveedores tenían que esperar para recibir los pagos, lo que afectaba a las relaciones de la empresa con estos socios clave. La complejidad de las facturas implicaba la aparición de errores y la naturaleza repetitiva del trabajo conducía a una baja satisfacción de los empleados.

Solución

La empresa ya contaba con una mano de obra digital de SS&C Blue Prism que participaba en 160 procesos en toda su empresa. Para optimizar el proceso de pago de facturas de proveedores, incorporaron Decipher, una herramienta de procesamiento inteligente de documentos (IDP), a su kit de herramientas de RPA. 

Ahora, cuando una factura llega al buzón central de la empresa, se coloca en un repositorio central donde los colaboradores digitales la recopilan y la envían a Decipher. Decipher lee la factura, interpreta los datos y los valida con reglas y listas de datos predefinidas. El aprendizaje automático (ML) ayuda a Decipher a reconocer cada plantilla de factura y extraer los datos clave.

A continuación, los colaboradores digitales toman el archivo estandarizado, lo combinan con información de otros sistemas y realizan verificaciones para garantizar la precisión y auditabilidad de la factura. Una vez que se validó la factura, los colaboradores digitales la envían al sistema de procesamiento de pagos para el pago final al proveedor.

Los colaboradores digitales están ayudando al minorista a procesar rápidamente casi 7.000 facturas por semana y a clasificar fácilmente los distintos formatos de facturas, idiomas y requisitos impositivos. Se han eliminado casi todos los errores manuales y la tasa de precisión es del 98%. También se ha reducido el tiempo de espera para los pagos: la nueva solución de principio a fin es 2,5 veces más rápida que el proceso anterior. Los empleados han mejorado sus habilidades y ahora están completando tareas como comunicarse directamente con los proveedores para resolver problemas de facturación más complicados. La empresa continúa expandiendo su capacidad de automatización inteligente mediante el envío de colaboradores digitales a los equipos de atención al cliente, finanzas, recursos humanos, TI, operaciones y cadena de suministro.