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Estudo de caso

Varejista global paga faturas de fornecedores mais rapidamente com IA

7.000 faturas processadas semanalmente aumentam a eficiência
2,5x mais rapidez no processamento completo de faturas
98% de precisão na captura de dados

Compradores caçadores de pechinchas migram para um varejista global que oferece produtos com descontos para ótimas ofertas em itens de marca. Os compradores do varejista são compradores inteligentes, assim como seus clientes, e adquirem itens exclusivos de milhares de fornecedores diferentes. Como os fornecedores enviavam suas faturas para a empresa em uma ampla variedade de formatos, os funcionários precisavam revisar manualmente cada uma delas, o que poderia atrasar os pagamentos. Para acelerar o processamento de faturas, o varejista equipou seus operadores digitais com o SS&C | Blue Prism® Decipher IDP.

Desafio

A empresa opera 4.700 lojas em nove países e, a cada semana, recebe milhares de faturas de mais de 12.000 fornecedores em centenas de modelos de faturas diferentes. Como as faturas são enviadas em uma ampla variedade de formatos e idiomas, uma equipe de 30 funcionários precisou revisar manualmente cada uma delas antes de passá-las para a equipe de contas a pagar para pagamento. Era difícil para os funcionários acompanharem o volume. Muitas vezes, os fornecedores precisavam esperar para receber os pagamentos, o que afetava o relacionamento da empresa com esses parceiros-chave. A complexidade das faturas gerava erros e a natureza repetitiva do trabalho resultava em baixa satisfação dos funcionários.

Solução

A empresa já contava com uma força de trabalho digital da SS&C Blue Prism envolvida em 160 processos em todo o negócio. Para simplificar o processo de pagamento de faturas de fornecedores, eles adicionaram o Decipher, uma ferramenta de processamento inteligente de documentos (IDP), ao seu kit de ferramentas de RPA. 

Agora, quando uma fatura chega à caixa de correio central da empresa, ela é colocada em um repositório central, onde os operadores digitais a pegam e enviam ao Decipher. O Decipher lê a fatura, interpreta os dados e os valida em relação a regras e listas de dados predefinidas. O aprendizado de máquina (ML) ajuda o Decipher a reconhecer cada modelo de fatura e extrair dados importantes.

Em seguida, os operadores digitais pegam o arquivo padronizado, fazem sua combinação com informações de outros sistemas e executam verificações para garantir a precisão e capacidade de realizar auditoria da fatura. Depois que a fatura é validada, os operadores digitais a enviam ao sistema de processamento de pagamentos para o pagamento final ao fornecedor.

Os operadores digitais ajudam o varejista a processar rapidamente cerca de 7.000 faturas por semana e a classificar facilmente formatos, idiomas e requisitos fiscais distintos. Os erros manuais foram praticamente eliminados e a taxa de precisão é de 98%. O tempo de espera para pagamentos também foi reduzido — a nova solução completa é 2,5 vezes mais rápida do que o processo antigo. Os funcionários foram capacitados e agora estão concluindo um trabalho como comunicação direta com os fornecedores para resolver problemas de faturamento mais complicados. A empresa continua expandindo sua capacidade de automação inteligente, enviando operadores digitais para equipes de atendimento ao cliente, finanças, recursos humanos, TI, operações e cadeia de suprimentos.

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