Les consommateurs à la recherche de bonnes affaires se pressent chez un revendeur international à prix réduits pour profiter d’offres exceptionnelles sur des articles de marque. Tout comme ses clients, les acheteurs de ce détaillant sont des consommateurs avisés qui se procurent des articles uniques auprès de milliers de fournisseurs différents. Comme les fournisseurs envoyaient leurs factures à l’entreprise dans une grande variété de formats, les employés devaient les passer en revue une à une, ce qui pouvait retarder les paiements. Pour accélérer le traitement des factures, le détaillant a équipé ses collaborateurs virtuels SS&C Blue Prism de SS&C | Blue Prism® Decipher IDP.

Le défi

L’entreprise exploite 4 700 magasins dans neuf pays et reçoit chaque semaine des milliers de factures de plus de 12 000 fournisseurs dans des centaines de modèles de facturation différents. Compte tenu de la grande diversité de formats et de langues de ces factures, une équipe de 30 employés devait examiner manuellement chacune d’entre elles avant de les transmettre pour paiement au service de comptabilité fournisseur. Les employés avaient du mal à faire face au volume. Les fournisseurs devaient souvent patienter avant de recevoir leurs paiements, ce qui avait un impact sur les relations de l’entreprise avec ces partenaires clés. En raison de la complexité des factures, des erreurs se produisaient et la nature répétitive du travail se traduisait par un faible taux de satisfaction des employés.

La solution

L’entreprise disposait déjà d’une main-d’œuvre virtuelle SS&C Blue Prism s’occupant de 160 processus dans l’ensemble de ses services. Pour rationaliser le processus de paiement des factures fournisseur, l’entreprise a ajouté Decipher, un outil de traitement intelligent des documents (IDP), à sa boîte à outils RPA. 

Désormais, lorsqu’une facture arrive dans la boîte aux lettres principale de l’entreprise, elle est placée dans un référentiel central où des collaborateurs virtuels la récupèrent pour l’envoyer à Decipher. Decipher lit la facture, interprète les données et les valide par rapport à des règles et des listes de données prédéfinies. La technologie de machine learning (ML) aide Decipher à reconnaître chaque modèle de facture et à en extraire les données clés.

Ensuite, les collaborateurs virtuels prennent le fichier standardisé, le combinent avec des informations provenant d’autres systèmes et effectuent des vérifications pour garantir l’exactitude et la vérifiabilité de la facture. Une fois la facture validée, les collaborateurs virtuels l’envoient au système de traitement des paiements pour le paiement final au fournisseur.

Les collaborateurs virtuels aident le détaillant à traiter rapidement près de 7 000 factures par semaine et à faire facilement le tri entre les différents formats, langues et exigences fiscales. Les erreurs manuelles ont été pratiquement éliminées et le taux de précision est de 98 %. Le temps d’attente pour les paiements a également été réduit : la nouvelle solution de bout en bout est 2,5 fois plus rapide que l’ancien processus. Les employés ont amélioré leurs compétences et désormais leurs tâches consistent notamment à communiquer directement avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes de facturation plus complexes. L’entreprise continue de développer ses fonctionnalités d’automatisation intelligente en déployant des collaborateurs virtuels dans les équipes des services client, financier, des ressources humaines, informatique, des opérations et de la chaîne d’approvisionnement.