Mit attraktiven Angeboten für Markenartikel zieht dieser internationale Discounter überall auf der Welt Schnäppchenjäger an. Wie die Kunden achten auch die Einkäufer des Einzelhändlers genau auf den Preis, wenn es um die Zusammenstellung des einzigartigen Sortiments von Tausenden verschiedener Anbieter geht. Da Lieferantenrechnungen in unterschiedlichsten Formaten vorliegen, mussten die Mitarbeiter früher jede Rechnung manuell überprüfen, was zu Zahlungsverzögerungen führen konnte. Zur schnelleren Rechnungsverarbeitung stattete die Einzelhandelskette seine SS&C Blue Prism Digital Worker mit SS&C | Blue Prism® Decipher IDP aus.

Herausforderung

Das Unternehmen betreibt 4.700 Filialen in neun Ländern und erhält jede Woche Tausende Rechnungen von über 12.000 Lieferanten. Da die Rechnungen in unterschiedlichsten Formaten und Sprachen eingereicht werden, musste ein 30-köpfiges Team jede einzelne Rechnung manuell prüfen, bevor sie zur Zahlung an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet wurde. Das gewaltige Rechnungsvolumen brachte die Mitarbeiter regelmäßig an die Belastungsgrenze. Lieferanten mussten oft auf Zahlungen warten, worunter die Geschäftsbeziehung zu diesen wichtigen Partnern litt. Wegen der Komplexität der Rechnungen schlichen sich zudem Fehler ein. Rechnungen mussten wiederholt geprüft werden, was zu einer geringen Mitarbeiterzufriedenheit führte.

Lösung

Das Unternehmen setzte bereits bei 160 Prozessen eine SS&C Blue Prism Digital Workforce ein. Um den Zahlungsprozess für Lieferantenrechnungen zu optimieren, ergänzte die Einzelhandelskette ihr RPA-System mit Decipher, einem Tool für die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP). 

Geht nun eine Rechnung im zentralen Postfach des Unternehmens ein, wird sie in einem zentralen Repository abgelegt, wo Digital Worker sie abholen und an Decipher senden. Decipher liest die Rechnung, interpretiert die Daten, validiert sie anhand vordefinierter Regeln und Datenlisten und nutzt maschinelles Lernen (ML), um Rechnungsvorlagen zu erkennen und wichtige Daten zu extrahieren.

Die standardisierte Datei wird dann von Digital Workern mit Informationen aus anderen Systemen kombiniert und gegengeprüft, um die Richtigkeit und Überprüfbarkeit der Rechnung zu gewährleisten. Nach der Rechnungsvalidierung senden Digital Worker die Rechnung an das Zahlungsverarbeitungssystem, damit der offene Betrag an den Lieferanten gezahlt wird.

Dank der Digital Worker kann die Einzelhandelskette fast 7.000 Rechnungen pro Woche schneller verarbeiten sowie verschiedene Rechnungsformate, Sprachen und Steueranforderungen einfach sortieren. Manuelle Fehler wurden praktisch eliminiert und die Fehlerfreiheit liegt jetzt bei 98 %. Lieferanten erhalten ihr Geld mit der neuen End-to-End-Lösung 2,5-mal schneller als beim alten Prozess. Nach einer Weiterbildung übernehmen die Mitarbeiter nun andere Aufgaben wie die direkte Kommunikation mit Lieferanten, um kompliziertere Rechnungsprobleme zu lösen. Das Unternehmen will die Intelligent Automation künftig noch stärker nutzen und Digital Worker auch in anderen Teams einsetzen – von der Kundenbetreuung, dem Finanzwesen, der HR und IT bis hin zum operativen Geschäft und der Lieferkette.