La autoridad de diseño, conocida también con el término en inglés design authority, tiene por lo común un rol desconocido y subestimado en los centros de excelencia de automatización robótica de procesos (RPA) en creación. Es tal su valor, sea cual sea la madurez del programa de RPA, que decidí dedicarle un blog entero.

He podido constatar que los centros de excelencia (CoE) de los programas de RPA que se lanzaron hace poco más de un año se cuestionan todavía sobre los tiempos de desarrollo de los procesos automatizados, que parecen a veces tardados, o sobre la incapacidad de reutilización de los objetos.

La respuesta a todas estas preguntas las tiene la noción de autoridad de diseño, que juega un doble rol: como asesor y guardián de las buenas prácticas junto a los equipos de desarrollo. Dicha noción apoya y valida los elementos de arquitectura del proceso durante las fases de desarrollo y despliegue.

La autoridad de diseño no necesariamente se identifica como un solo y único individuo. Resulta indispensable que cuente con todo el conocimiento necesario y que, al inicio del programa, pueda recibir apoyo de recursos externos a la organización.

Las responsabilidades de la autoridad de diseño

Seguro ya lo sabe: la autoridad de diseño es una de las claves de un programa de RPA evolutivo y de su éxito a largo plazo. De las claves de éxito, ¿cuáles son, entonces, las responsabilidades específicas de la autoridad de diseño?

Garantía del cumplimiento de las buenas prácticas y de las normas de calidad

Antes que nada, la autoridad de diseño debe asegurarse de que el conjunto de los CoE y de los implicados en su programa de RPA cumplan con las buenas prácticas y las normas de calidad definidas por su organización y por Blue Prism.

Eso implica la revisión de los artefactos, la aprobación de todos los diseños y la validación de las implementaciones antes del despliegue, con el fin de validar el nivel de la calidad y la correcta aplicación del diseño aprobado. En caso de que se identifiquen diferencias o puntos de debate, la autoridad de diseño debe estar disponible para proporcionar comentarios y recomendaciones concretos.

“Comunicación constante”

¿Una autoridad de diseño sin comunicación? Así no funcionan las cosas. Como experta, la autoridad de diseño es una pieza imprescindible: debe trabajar codo a codo con sus colegas desarrolladores y consultores informáticos, además de ser una verdadera facilitadora de los proyectos de automatización.

Sus actividades incluyen:

• Establecer diálogos de manera regular con los equipos de diseño y desarrollo (cada semana, por ejemplo) con el fin de apoyar los planes de trabajo de implementación
• Validar cada artefacto de conformidad con los planes de trabajo 
• Establecer diálogos con los desarrolladores y los consultores informáticos con el fin de validar la documentación de los procesos

Guardiana de la visión general

La autoridad de diseño también es garante de un proyecto bien documentado y, por consiguiente, del éxito del proyecto a largo plazo. Deber crear un núcleo que comprenda toda la información y los documentos correspondientes al programa de RPA, actualizarlo y, por su puesto, facilitar, con estos recursos, el trabajo de los desarrolladores y consultores informáticos de soluciones.

Pieza clave de las buenas prácticas

Para terminar con las responsabilidades de la autoridad de diseño, esta se encarga de definir y validar las buenas prácticas, así como de desarrollarlas en el seno del CoE.

También debe intervenir de manera regular con comentarios constantes, además de un servicio de consultoría para los equipos de desarrollo. Todo ello permitirá asegurar que las buenas prácticas estén en consonancia con las realidades operativas y, de ser necesario, modificarlas.

¿Qué herramientas necesita la autoridad de diseño?

Aunque sea una especie de as de la RPA, la autoridad de diseño de su organización no trabaja a solas; a su vez, tiene herramientas que habrán de facilitar su trabajo y el de los colaboradores que atiende, los cuales también le ayudarán a mantener los estándares de calidad y eficacia.

Sobre todo, hay que considerar un kit que contenga:

Listas de verificación de diseño y desarrollo

Estas listas detalladas permiten documentar y recordar a su equipo los controles que se deben efectuar en los procesos y objetos, sobre todo los controles de los requisitos previos de diseño, la gestión de contraseñas, la gestión de las excepciones, las consideraciones de reutilización de los objetos, la lógica comercial de los objetos, las convenciones de nombres o incluso los temas de rendimiento.

Una solución estándar de gestión de la información le permitirá alojar y organizar fácilmente estos datos.

Biblioteca de objetos comerciales

Como su nombre lo indica, es una solución que le permitirá enumerar y almacenar todos los objetos desarrollados y en producción hasta determinada fecha. Contiene el nombre de los objetos, así como las diferentes acciones, los registros y las salidas de los mismos. Para tener más detalles, puede también enriquecer esta lista de correspondencia entre los objetos y los procesos desarrollados.

Aquí puede utilizar una herramienta como Enterprise Digital Exchange para clasificar y distribuir sus objetos comerciales a la escala de su estructura.

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Su autoridad de diseño podrá, asimismo, poner en práctica otras herramientas que permitirán reducir el esfuerzo de desarrollo del CoE, como una lista de objetos y procesos en desarrollo.

Desarrollo y evolución de la autoridad de diseño

Podrá continuar el desarrollo de su autoridad de diseño ampliando su alcance a las estrategias de prueba.

Si su enfoque de autoridad de diseño es fundamental para el éxito de su proyecto de RPA desde el inicio, también es igual de indispensable que evolucione para garantizar un tiempo de ejecución satisfactorio y sobre todo constante.

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Todo sobre la automatización robótica de procesos (RPA)

En esta serie sin censura, hablamos sobre la RPA con total transparencia, desde las verdaderas ventajas de la solución hasta las elecciones de los procesos por automatizar para tener el máximo impacto, pasando por las buenas prácticas.