A Life Healthcare é um grupo global de organizações de assistência médica voltada a pessoas na África do Sul que opera 68 instalações nesse setor. O grupo é proprietário do Alliance Medical Group, líder na prestação de serviços independentes de imagem médicas no Reino Unido e na Europa. Usando seus serviços financeiros e para pacientes, bem como seu departamento nacional de risco de crédito, o grupo está aprimorando as experiências de pacientes, médicos e áreas administrativas. Com a RPA, o grupo libera as equipes das tarefas manuais repetitivas para reduzir tempos de processamento e atender aos pacientes com alta qualidade, continuando a oferecer uma vida melhor (Making Life Better).

Desafio

Os gargalos nos processos da Life Healthcare não permitiam que a equipe se dedicasse a tarefas de maior valor. Após a implementação do SAP nos departamentos de farmácia, compras e financeiro, a empresa precisava processar diariamente volumes extremamente altos de faturas de contas a pagar da farmácia.

No departamento financeiro, os funcionários precisavam distribuir e-mails com PDFs de faturas anexados para usuários em todo o departamento. Abrir essas faturas era um processo demorado, que exigia digitá-las manualmente no sistema SAP, gerar um número de documento e disponibilizar esse número na unidade compartilhada do SAP. No total, essa tarefa podia levar de 7 a 20 minutos por fatura, quando executada manualmente. O número médio de faturas recebidas diariamente oscilava entre 1.000 e 1.500. Um funcionário conseguia criar cerca de 80 faturas por dia.

Solução

A Life Healthcare implementou o Decipher IDP e as soluções de RPA da SS&C Blue Prism para eliminar os gargalos dos processos.

Processamento de faturas de contas a pagar até 5 vezes mais rápido

O processamento do Decipher IDP da SS&C Blue Prism permitiu que a Life Healthcare implementasse operadores digitais para executar processos completos, com a participação de humanos na verificação de dados. As informações dos PDFs de faturas dos fornecedores são extraídas pela ferramenta de OCR do Decipher IDP e enviadas a um operador digital, que as alimenta no SAP. Quando os dados da fatura e do pedido de compra coincidem, o fornecedor é pago. Em vez dos 7 a 20 minutos de processamento de cada fatura de contas a pagar no sistema anterior, os bots levam de 60 a 90 segundos por fatura. Com a versão mais recente do Decipher, a Life Healthcare obteve uma taxa de sucesso de 70% a 80% na automação dessas faturas de fornecedores com participação de humanos necessária. A implementação do Decipher IDP e a criação de um processo com RPA permitiu que a Life Healthcare processasse de 2.000 a 2.500 faturas de fornecedor por dia, dependendo do número de operadores digitais disponíveis.

A Life Healthcare automatizou 20 processos e pretende ampliar ainda mais o uso de automação usando a RPA da SS&C Blue Prism. A empresa espera ampliar sua equipe interna para aprimorar a redução de custos e a capacitação de funcionários para aumentar o ROI com a automação de mais processos em toda a organização.