Certas Energy는 영국에서 가장 큰 연료 및 윤활유 유통업체로, 전국 130개 창고에서 850척의 유조선이 운영되어 매년 수천 명의 고객에게 수십억 리터의 연료를 공급합니다. 지속적인 공급과 경쟁력 있는 가격을 보장하기 위해 Certas Energy는 영국의 주요 정유 공장에서 제품을 공급받습니다. Certas Energy는 1,000개의 공급업체를 보유하고 있으며 매입 채무(AP) 팀은 매년 수천 건의 송장을 처리합니다. 공급업체에 빠르고 효율적으로 대금을 지급하기 위해 Certas Energy는 지능형 자동화(IA) 를 구축했으며, 뛰어난 혁신으로 SS&C Blue Prism Customer Excellence Award를 수상했습니다.

당면 과제

유조선이 정유소를 떠날 때마다 연료 부하가 부피 또는 온도로 측정됩니다. 측정값이 기록되고 각 개별 하중에 대한 송장이 생성됩니다. 수백 척의 유조선이 운행 중이기 때문에 송장 수는 매달 수천 건에서 최대 수억 파운드에 달할 수 있습니다.

Certas Energy의 AP 팀은 수십만 개의 공급업체 송장 데이터를 회사의 ERP 시스템에 수동으로 입력했습니다. 이로 인해 정규직으로 구성된 팀은 일년 내내 바쁘게 일했습니다. 이 작업은 매우 반복적이지만 매우 복잡했기 때문에 오류가 발생할 수밖에 없었습니다. 유조선이 정유소를 떠난 후 환경적 요인으로 인해 온도나 부피가 변할 수 있기 때문에 각 송장을 측정하는 과정도 복잡했습니다. 이는 송장이 부정확한 것처럼 보일 수 있음을 의미했지만, 실제로는 연료의 특성으로 인한 불일치였습니다. 이러한 이유로 간단한 송장은 5분 만에 처리되었지만 복잡한 송장은 최대 30분이 소요될 수 있었습니다.

해결책

SS&C | Blue Prism® Cloud 인프라에서 운영되는 디지털 워커는 매년 수천 건의 공급업체 송장을 처리합니다. 송장 파일은 이메일에서 추출되어 ABBYY의 광학 문자 인식(OCR) 솔루션에 의해 처리되고 Sir Lancelot이라는 SS&C Blue Prism 디지털 워커의 대기열에 추가됩니다. 디지털 워커는 Certas Energy의 ERP 시스템에 로그인하여 송장 발행된 품목을 공급 시점에 기록된 GRN(물품 수령 기록)과 대조하고 가격이 정확한지 확인합니다. Sir Lancelot은 정확히 일치하지 않는 숫자를 받아들일 수 있는 범위를 가지고 있으며, 이는 운송 중인 연료에서 발생할 수 있는 변화를 설명하는 데 도움이 됩니다. Excel 파일과 비교하여 데이터를 확인하고 규정 준수 및 감사의 핵심인 송장에 대한 전체 조정을 완료합니다. Sir Lancelot은 직원들이 후속 조치를 취하고 예외를 해결할 수 있도록 의견을 제시할 수 있습니다.

Sir Lancelot은 이 작업을 최대 30분이 아닌 1분 만에 완료하기 때문에 직원 생산성이 향상되었습니다. 지능형 자동화는 송장 잔고를 없애고 계약상의 지불 계약을 충족하는 데 도움이 됩니다. 

IA는 백오피스, 상거래 및 영업, 고객 관리, 재무, IT 및 운영 등 비즈니스 전반에 걸쳐 널리 사용됩니다. 팀은 자동화를 위해 점점 더 복잡해지는 프로세스를 선택함으로써 계속해서 도전하고 있습니다.