Certas Energy est le plus grand distributeur de carburant et de lubrifiants au Royaume-Uni. 850 camions-citernes opèrent depuis 130 dépôts à travers le pays pour livrer des milliards de litres de carburant à des milliers de clients chaque année. Afin d'assurer un approvisionnement continu et des prix compétitifs, Certas Energy s'approvisionne en produits auprès des principales raffineries du Royaume-Uni. Certas Energy compte un millier de fournisseurs, et l'équipe de comptabilité fournisseurs traite chaque année des milliers de factures envoyées par ces derniers. Pour payer ses fournisseurs rapidement et efficacement, Certas Energy a déployé l'automatisation intelligente (AI)  et a remporté un prix SS&C Blue Prism Customer Excellence Award pour ses brillantes innovations.

Le défi

Chaque fois qu'un pétrolier quitte une raffinerie, sa charge de carburant est mesurée en volume ou en température. Cette mesure est notée et une facture est créée pour chaque chargement. Puisque des centaines de camions-citernes sont sur les routes, le nombre de factures peut atteindre plusieurs milliers chaque mois et s'élever à des centaines de millions de livres sterling.

L'équipe de comptabilité fournisseurs de Certas Energy devait saisir manuellement les données de centaines de milliers de factures fournisseurs dans le système ERP de l'entreprise, ce qui l'occupait à temps plein toute l'année. Le travail était très répétitif, mais très complexe, de sorte que des erreurs se glissaient inévitablement dans les factures. Indiquer les mesures sur chaque facture était également compliqué, car la température ou le volume pouvait varier en raison de facteurs environnementaux après que le pétrolier ait quitté la raffinerie. La facture pouvait donc sembler incorrecte, alors que l'écart était dû à la nature du carburant. Pour cette raison, les factures simples étaient traitées en cinq minutes, tandis que les factures plus complexes pouvaient prendre jusqu'à 30 minutes.

La solution

Les collaborateurs numériques travaillant dans l'infrastructure SS&C | Blue Prism® Cloud traitent désormais des milliers de factures fournisseurs chaque année. Les fichiers de factures sont extraits des e-mails, traités par la solution de reconnaissance optique de caractères (OCR) ABBYY et ajoutés à une file d'attente pour qu'un agent virtuel SS&C Blue Prism nommé Sir Lancelot les traite. L'agent virtuel se connecte au système ERP de Certas Energy et fait correspondre les éléments facturés au bordereau de réception des marchandises (GRN), qui a été enregistré au point de livraison, et confirme que le prix est exact. Sir Lancelot peut accepter les écarts de chiffres (dans une fourchette bien définie), ce qui permet de tenir compte des changements qui ont pu se produire avec le carburant lors du transit. Il vérifie les données par rapport aux fichiers Excel et effectue un rapprochement complet de chaque facture, ce qui est essentiel pour la conformité et les audits. Sir Lancelot peut également ajouter des commentaires, ce qui permet aux employés d'assurer un suivi et de traiter les exceptions.

Puisque Sir Lancelot effectue cette tâche en une minute au lieu de 30 minutes, il a augmenté la productivité des employés. L'automatisation intelligente a permis d'éliminer les retards de factures et de garantir le respect des contrats de paiement. 

L'automatisation intelligente est largement utilisée dans l'ensemble de l'entreprise : back-office, commerce et ventes, service client, finances, informatique et opérations. L'équipe se lance de nouveaux défis en sélectionnant des processus de plus en plus complexes à automatiser.