Certas Energy ist der größte Vertreiber von Kraft- und Schmierstoffen im Vereinigten Königreich. 850 Tanker sind in 130 Depots im ganzen Land im Einsatz, um jedes Jahr Milliarden Liter Treibstoff an Tausende von Kunden zu liefern. Um eine kontinuierliche Versorgung und wettbewerbsfähige Preise zu gewährleisten, bezieht Certas Energy Produkte aus den großen britischen Raffinerien. Certas Energy hat tausend Lieferanten, von denen das Kreditorenbuchhaltungsteam jedes Jahr Tausende von Rechnungen bearbeitet. Um seine Lieferanten schnell und effizient zu bezahlen, setzte Certas Energy Intelligent Automation (IA) ein – und nahm für seine brillanten Innovationen einen SS&C Blue Prism Customer Excellence Award mit nach Hause.

Herausforderung

Jedes Mal, wenn ein Tanker eine Raffinerie verlässt, wird seine Treibstoffladung nach Volumen oder Temperatur gemessen. Die Messung wird notiert und für jede einzelne Ladung wird eine Rechnung erstellt. Bei Hunderten von Tankern, die unterwegs sind, kann die Anzahl der Rechnungen mehrere Tausend pro Monat übersteigen und sich auf Hunderte Millionen britische Pfund summieren.

Das AP-Team von Certas Energy hat Daten aus Hunderttausenden von Lieferantenrechnungen manuell in das ERP-System des Unternehmens eingegeben. Dadurch war ein Team von Vollzeitkräften das ganze Jahr über beschäftigt. Da die Arbeit sehr repetitiv, gleichzeitig aber auch sehr komplex war, schlichen sich unweigerlich Fehler ein. Auch die Messungen auf den einzelnen Rechnungen waren kompliziert, da sich die Temperatur oder das Volumen aufgrund von Umweltfaktoren verändern konnte, nachdem der Tanker die Raffinerie verlassen hatte. Dies bedeutete, dass eine Rechnung dem Anschein nach fehlerhaft sein konnte, obwohl die Abweichung in Wirklichkeit auf die Beschaffenheit des Kraftstoffs zurückzuführen war. Aus diesem Grund wurden einfache Rechnungen in fünf Minuten bearbeitet, während komplexere Rechnungen bis zu 30 Minuten in Anspruch nehmen konnten.

Lösung

Digital Worker, die in der Infrastruktur der SS&C | Blue Prism® Cloud arbeiten, bearbeiten inzwischen Tausende von Lieferantenrechnungen pro Jahr. Rechnungsdateien werden aus E-Mails extrahiert, von der OCR-Lösung (Optical Character Recognition) von ABBYY verarbeitet und einer Warteschlange für einen SS&C Blue Prism Digital Worker namens Sir Lancelot hinzugefügt. Der Digital Worker loggt sich in das ERP-System von Certas Energy ein, gleicht die fakturierten Positionen mit dem Wareneingangsschein ab, der am Point of Supply erfasst wurde, und bestätigt die Richtigkeit des Preises. Sir Lancelot kann Zahlen, die nicht genau übereinstimmen, innerhalb eines bestimmten Bereichs akzeptieren, was möglichen Veränderungen am Kraftstoff während des Transports Rechnung trägt. Er gleicht die Daten mit Excel-Dateien ab und führt für jede Rechnung einen vollständigen Abgleich durch, was im Hinblick auf Compliance und Audits von entscheidender Bedeutung ist. Sir Lancelot kann auch Kommentare abgeben, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Ausnahmen nachzuverfolgen und zu beheben.

Da Sir Lancelot diese Aufgabe in einer Minute – statt in bis zu 30 Minuten – erledigt, hat er die Mitarbeiterproduktivität erhöht. Die Intelligent Automation hat Rechnungsrückstände beseitigt und trägt dazu bei, sicherzustellen, dass vertragliche Zahlungsvereinbarungen eingehalten werden. 

IA kommt unternehmensweit in den Bereichen Back-Office, Handel und Vertrieb, Kundenbetreuung, Finanzen, IT und Betrieb zum Einsatz. Das Team fordert sich kontinuierlich selbst heraus, indem es zunehmend komplexere Prozesse für die Automatisierung auswählt.