Certas Energy社は、英国最大の燃料および潤滑油の販売業者です。850隻のタンカーを運航し、130カ所の油槽所から、年間数十億リットルの燃料を何千人もの顧客に届けています。
継続的な供給と競争力のある価格を確保するために英国の主要な製油所から製品を調達しており、その数は1,000社におよびます。

同社の買掛金(AP)チームは、毎年数千件におよぶ請求書を処理していましたが、サプライヤへの支払いを迅速かつ効率的に行うためにインテリジェント オートメーションを導入しました。同社の卓越した自動化の取り組みは2023年のSS&C Blue Prism Customer Excellence Awardにおいて評価されています。

課題

タンカーが製油所を出発するたびに、その燃料積載量は容積または温度で測定・記録され、個々の積荷ごとに請求書が作成されます。何百隻ものタンカーが運航するため、請求書の数は毎月数千件を超え、その金額は数億ポンドに達することもあります。Certas Energy社のAPチームは、数十万件のサプライヤからの請求書データを、ERPシステムに手入力しており、年間を通じて多忙を極めていました。入力作業は反復的かつ複雑なため、ミスが生じていました。

また、タンカーが製油所を出発した後の環境によって温度や容積が変わる可能性があります。そのため、請求書に記載される計測値が間違っているように見えても、実際は燃料の性質によることもありました。このため、単純な請求書は５分程度で処理することができましたが、複雑な請求書の場合は30分以上かかることもありました。

ソリューション

現在、Certas Energy社では、SS&C｜Blue Prism® Cloudのインフラで稼働するデジタルワーカーがサプライヤから届く何千もの請求書を処理しています。

請求書ファイルは電子メールから、ABBYY社のOCRソリューションによってデータ抽出されて「ランスロット卿」と名付けられたデジタルワーカーの作業として追加されます。デジタルワーカーはERPシステムにログインし、請求された品目と供給時点で記録された物品受領書を照合し、価格が正確であることを確認します。デジタルワーカーは、輸送中に燃料に生じた可能性がある変動についての考慮をトレーニングされており、ファイルと各請求書にあるデータを照合します。照合作業の正確性はコンプライアンスや監査における重要な要素です。デジタルワーカーは照合だけでなく、従業員が例外をフォローして解決できるようにするためのコメントまで作成します。

Certas Energy社は、インテリジェント オートメーションにより、請求書の滞留がなくなり、サプライヤと合意した契約上の支払いを遵守できるようになりました。デジタルワーカーは、30分以上かかる作業を1分で処理し、従業員の生産性向上を支援しています。

現在、インテリジェント オートメーションは、バックオフィス、顧客サポート、経理、IT運用など、Certas Energy社のビジネス全体で幅広く利用されており、同社の自動化推進チームは、複雑なプロセスの自動化に取り組み続けています。