A Certas Energy é a maior distribuidora de combustível e lubrificantes do Reino Unido. Oitocentos e cinquenta navios-tanque operam em 130 depósitos em todo o país para entregar bilhões de litros de combustível a milhares de clientes a cada ano. Para garantir o fornecimento contínuo e preços competitivos, a Certas Energy obtém produtos das principais refinarias do Reino Unido. A Certas Energy tem mil fornecedores e a equipe de contas a pagar (AP) processa milhares de faturas deles todos os anos. Para pagar fornecedores de forma rápida e eficiente, a Certas Energy implementou a automação inteligente (IA) e levou para casa o prêmio SS&C Blue Prism Customer Excellence Award por suas inovações brilhantes.

Desafio

Cada vez que um petroleiro sai de uma refinaria, sua carga de combustível é medida por volume ou temperatura. A medição é anotada e uma fatura é criada para cada carga individual. Com centenas de petroleiros em suas jornadas, o número de faturas pode ultrapassar vários milhares por mês e somar centenas de milhões de libras esterlinas.

A equipe de AP da Certas Energy inseria manualmente dados de centenas de milhares de faturas de fornecedores no sistema ERP da empresa. Isso manteve uma equipe de funcionários em tempo integral ocupada durante todo o ano. O trabalho era altamente repetitivo, mas muito complexo, então erros inevitavelmente aconteciam. As medições em cada fatura também eram complicadas, uma vez que a temperatura ou o volume podiam mudar devido a fatores ambientais depois que o petroleiro deixava a refinaria. Isso significava que uma fatura poderia parecer incorreta, quando, na verdade, a discrepância se devia à natureza do combustível. Por esse motivo, faturas simples eram processadas em cinco minutos, enquanto faturas mais complexas podiam levar até 30 minutos.

Solução

Operadores digitais atuando na infraestrutura do SS&C | Blue Prism® Cloud agora processam milhares de faturas de fornecedores todos os anos. Os arquivos de faturas são extraídos de e-mails, processados pela solução de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) da ABBYY e adicionados a uma fila para um operador digital da SS&C Blue Prism chamado Sir Lancelot. O operador digital faz login no sistema ERP da Certas Energy e faz a correspondência dos itens faturados com a nota de recebimento da mercadoria (GRN), que foi registrada no ponto de fornecimento, e confirma se o preço está correto. O Sir Lancelot tem uma faixa na qual pode aceitar números que não correspondem exatamente, o que ajuda a explicar as mudanças que podem ter ocorrido com o combustível em trânsito. Ele verifica os dados em relação aos arquivos do Excel e conclui uma reconciliação completa em cada fatura, o que é fundamental para conformidade e auditorias. O Sir Lancelot também pode fazer comentários que permitem que os funcionários acompanhem e resolvam exceções.

Como Sir Lancelot executa essa tarefa em um minuto — em vez de até 30 minutos — ele aumentou a produtividade dos funcionários. A automação inteligente eliminou as pendências de faturas e ajuda a garantir o cumprimento dos acordos contratuais de pagamento. 

A IA é amplamente usada em toda a empresa nas áreas administrativa, de comércio e vendas, atendimento ao cliente, finanças, TI e operações. A equipe continua a se desafiar selecionando processos cada vez mais complexos para automação.