Certas Energy es el mayor distribuidor de combustible y lubricantes en el Reino Unido. Un total de 850 camiones cisterna operan en 130 depósitos en todo el país para entregar miles de millones de litros de combustible a miles de clientes cada año. Para garantizar un suministro continuo y precios competitivos, Certas Energy se abastece de productos de las principales refinerías del Reino Unido. Certas Energy tiene mil proveedores y el equipo de cuentas por pagar (AP) procesa miles de facturas de ellos cada año. Para pagar a los proveedores de manera rápida y eficiente, Certas Energy implementó la automatización inteligente (AI) y se llevó a casa un premio SS&C Blue Prism Customer Excellence por sus innovaciones.

Desafío

Cada vez que un camión cisterna sale de una refinería, su carga de combustible se mide por volumen o temperatura. Se anota la medición y se crea una factura para cada carga individual. Con cientos de camiones cisterna en la carretera, el número de facturas puede superar varios miles cada mes y sumar cientos de millones de GBP

El equipo de cuentas por pagar de Certas Energy ingresó manualmente los datos de cientos de miles de facturas de proveedores en el sistema ERP de la empresa. Esto mantuvo a un equipo de personal de tiempo completo ocupado durante todo el año. El trabajo era muy repetitivo, pero muy complejo, por lo que inevitablemente había errores. Las mediciones en cada factura también eran complicadas, ya que la temperatura o el volumen podían cambiar debido a factores ambientales después de que el camión cisterna saliera de la refinería. Esto significaba que una factura podía parecer incorrecta, cuando en realidad la discrepancia se debía a la naturaleza del combustible. Por esta razón, las facturas simples se procesaban en cinco minutos, mientras que las facturas más complejas podían demorar hasta 30 minutos.

Solución

Colaboradores digitales que operan en la infraestructura de SS&C | Blue Prism® Cloud ahora gestionan miles de facturas de proveedores cada año. Los archivos de facturas se extraen de correos electrónicos, se procesan con la solución de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de ABBYY y se agregan a una cola para un colaborador digital de SS&C Blue Prism llamado Sir Lancelot. El colaborador digital inicia sesión en el sistema ERP de Certas Energy y compara los artículos facturados con la nota de recepción de bienes (GRN), que se registró en el punto de suministro, y confirma que el precio es preciso. Sir Lancelot tiene un rango en el que puede aceptar números que no coinciden exactamente, lo que ayuda a tener en cuenta los cambios que pueden haber ocurrido con el combustible en tránsito. Verifica los datos con los archivos de Excel y completa una conciliación completa de cada factura, que es fundamental para el cumplimiento y las auditorías. Sir Lancelot también puede hacer comentarios que permitan a los empleados hacer un seguimiento y resolver excepciones.

Dado que Sir Lancelot realiza esta tarea en un minuto, en lugar de hasta 30 minutos, la productividad de los empleados aumentó. La automatización inteligente eliminó los retrasos en las facturas y ayuda a garantizar el cumplimiento de los acuerdos de pago contractuales. 

La AI se usa ampliamente en toda la empresa, en el back office, el comercio y las ventas, la atención al cliente, las finanzas, la TI y las operaciones. El equipo continúa desafiándose a sí mismo al seleccionar procesos cada vez más complejos para automatizar.