Los 1.300 millones de residentes de Manitoba recurren a Teranet para que les ayude a registrar sus transacciones inmobiliarias de forma precisa y eficiente. Teranet opera servicios provinciales de registro de tierras y bienes muebles en nombre del Gobierno de Manitoba, que incluyen el procesamiento de documentos de principio a fin para todas las transacciones inmobiliarias en la provincia. Son orgullosos innovadores; sus colegas de la industria están de acuerdo, ya que recientemente recibieron el premio SS&C Blue Prism Customer Excellence Award for Innovation Brilliance (premio a la innovación). Teranet integró con éxito la automatización inteligente (AI) con ParaScript, una herramienta de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), para automatizar verificaciones complejas de formularios que incluyen datos escritos a mano no estructurados.

Desafío

Cuando se inicia una transacción inmobiliaria, ya sea residencial, comercial o de terrenos, en Manitoba, se debe reunir y verificar la documentación para presentarla ante el registro oficial del Gobierno. Esta documentación incluye páginas de firmas con información relevante del comprador, el vendedor y el representante legal, y generalmente está escrita a mano. Teranet utiliza complejos formularios Smart PDF que contienen un promedio de 20 páginas individuales, siete páginas manuscritas y más de 20 campos de formulario en cada página. Debido a la complejidad de estos documentos, dos empleados de Teranet llevaron a cabo la verificación paso a paso. El tiempo de respuesta (TAT) para cada transacción fue de tres a cuatro días. Las solicitudes no deben contener errores o pueden ser rechazadas por el sistema de registro. Además, cuando los volúmenes eran demasiado altos como para que se encargue el personal efectivo, Teranet debía contratar trabajadores temporales adicionales. A estos empleados nuevos se los debe reclutar, contratar y capacitar. Era inevitable que aparecieran errores y, como consecuencia, tuvieron que volver a procesar 30% de las transacciones.

Solución

Teranet desarrolló una solución integrada compleja que aprovecha la AI y el OCR. Demostraron su naturaleza pionera e innovadora al ser los primeros en su industria en extraer con éxito datos escritos a mano no estructurados en Smart PDF mediante un motor de OCR y pasar esos datos a los colaboradores digitales de SS&C Blue Prism para completar la verificación de principio a fin.

El 40% de las solicitudes ahora se procesan sin intervención humana. El resto lo ve primero un empleado y luego lo pasa al colaborador digital. Esto redujo a la mitad las necesidades de personal para el proceso. Además, se han devuelto 100 días de trabajo (8.000 horas) a la empresa, lo que permite a los empleados tener más tiempo para trabajar en otros proyectos y eliminar la acumulación de transacciones. La capacidad de Teranet para gestionar variaciones en el volumen, que puede ser un aumento del 100% mes a mes, aumentó exponencialmente. Ya no tienen la urgencia de contratar y capacitar personal temporal y, como resultado, han ahorrado más de CAD 150.000.

Los clientes también se vieron beneficiados de esta innovadora solución. El TAT para completar una transacción inmobiliaria se redujo en un 75%: de tres o cuatro días a solo uno. Ahora que la documentación de los clientes se procesa de forma ágil y sin errores, están en condiciones de comprar o vender su propiedad con mucha más rapidez. La solución creó valor para todas las partes involucradas, incluidos el comprador, el vendedor, los abogados, los corredores de bienes raíces y los prestamistas, al aumentar la precisión y la capacidad, y reducir el tiempo para procesar cada transacción.