Os 1,3 milhão de habitantes de Manitoba procuram a Teranet para ajudá-los a registrar com precisão e eficiência suas transações imobiliárias. A Teranet opera serviços provinciais de registro de terras e propriedades pessoais em nome do Governo de Manitoba, o que inclui o processamento completo de documentos para todas as transações imobiliárias na província. Eles são inovadores orgulhosos — seus pares no setor concordam, pois recentemente receberam o SS&C Blue Prism Customer Excellence Award for Innovation Brilliance. A Teranet integrou com sucesso a automação inteligente (IA) com o ParaScript, uma ferramenta de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), para automatizar verificações complexas de formulários que incluem dados manuscritos e não estruturados.

Desafio

Quando uma transação imobiliária — seja residencial, comercial ou apenas fundiária — é iniciada em Manitoba, a documentação deve ser reunida, verificada e enviada ao registro oficial do governo. Essa documentação inclui páginas de assinatura com informações relevantes do comprador, vendedor e representante legal — e geralmente é manuscrita. O Teranet utiliza formulários Smart PDF complexos que contêm uma média de 20 páginas únicas, sete páginas manuscritas e mais de 20 campos de formulário em cada página. A complexidade desses documentos exigiu uma verificação passo a passo por dois funcionários da Teranet. O tempo de resposta (TAT) para cada transação foi de três a quatro dias. Cada pedido precisava ser totalmente correto, ou poderia ser rejeitado pelo sistema de registro. Além disso, quando os volumes cresciam demais para a equipe regular gerenciar, a Teranet era obrigada a contratar trabalhadores temporários adicionais. Esse pessoal precisava ser recrutado, contratado e treinado. Inevitavelmente, surgiram erros, o que fez com que 30% das transações precisassem de retrabalho.

Solução

A Teranet desenvolveu uma solução integrada complexa que utiliza IA e OCR. Eles demonstraram sua natureza pioneira e inovadora ao serem os primeiros em seu setor a extrair com sucesso dados manuscritos não estruturados no Smart PDF por meio de um mecanismo de OCR e passar esses dados para os operadores digitais da SS&C Blue Prism para concluir a verificação completa.

Quarenta por cento dos pedidos agora são processados sem intervenção humana. O restante é visualizado primeiro por um funcionário e depois repassado ao operador digital. Isso reduziu pela metade as necessidades de pessoal para o processo. Além disso, 100 dias de trabalho (8.000 horas) foram devolvidos à empresa, permitindo aos funcionários mais tempo para trabalhar em outros projetos e eliminando o acúmulo de transações. A capacidade da Teranet de lidar com variações de volume, que pode ser um aumento de 100% mês a mês, aumentou exponencialmente. Ela não precisava mais entrar em uma corrida louca para contratar e treinar funcionários temporários e, como resultado, economizou mais de CAD 150.000.

Os clientes também se beneficiaram dessa solução inovadora. O tempo de resposta (TAT) para concluir uma transação imobiliária foi reduzido em 75% — de três ou quatro dias para apenas um dia. Agora que a documentação dos clientes é processada rapidamente e sem erros, eles estão posicionados para comprar ou vender seus imóveis muito mais rapidamente. A solução criou valor para todas as partes envolvidas, incluindo comprador, vendedor, advogados, corretores de imóveis e credores, aumentando a precisão e a capacidade e reduzindo o tempo de processamento de cada transação.